基层档案管理如何实现信息化

基层档案管理如何实现信息化

王丛辉

巴彦县档案馆 黑龙江省哈尔滨市 151800

摘要：近年来，随着信息化的发展，档案管理基本实现了信息化、利用服务网络化，对事业单位档案管理和档案管理人员素质提出了新的更高的要求。但事业单位档案管理制度及档案管理工作人员的知识结构、专业技能和传统的服务模式还不能很好地适应现代信息服务手段变革的要求。因此，事业单位要与时俱进，紧密结合单位实际，进一步修订完善档案管理制度，档案管理工作人员要及时提升综合自身素养，来适应时代发展的要求。

        关键词：事业单位；档案管理；信息化

 引言

        档案是全部活动的真实记录，在必要的时候会起到印鉴的作用，也可以为借鉴者提供直观的观摩资料，因此做好档案管理工作十分重要。然而随着信息化的快速发展，传统的档案管理系统已经不能满足社会发展的需求，传统档案由于保存、保养、管理难度较大，档案管理工作也必须与时俱进，顺应时代发展。创新档案管理理念，改革档案管理制度，提高档案管理信息化水平，让档案管理更好的服务于社会和经济发展，成为当前档案领域十分重要的一个研究课题。

        1 档案管理中存在的问题

        1.1 档案管理杂乱无序

        就当前情况来看，我国许多单位的档案管理工作，没有明确专人负责，管理制度不健全不完善，缺少科学合理的档案管理工作流程与标准，档案管理工作时常处于边缘化状态。加上档案管理人员变动频繁，单位档案意识淡漠，造成档案管理工作不规范。

        1.2 档案管理方式创新不够

        当前单位的档案信息管理工作越来越繁重，随着互联网技术的发展，档案管理方法日渐丰富。但是，大部分单位没有针对自身发展需要，对档案管理机制进行创新，仍然采取传统的方法开展档案管理工作。一些相对重要的档案信息没有及时分类整理，档案的分类装订与归档执行也不到位，档案管理工作信息化应用不够，许多档案资源得不到有效整理与应用。还有的单位对档案的管理维持在基本的保管、整理以及收集的状态下，档案资源的开发利用价值不大。管理方式比较单一，档案管理一直处于被动储存保管，很难发挥其真正的作用。

        1.3档案信息化建设有待加强

        建立一套流程清晰、操作规范的档案管理制度是确保档案工作顺利开展的基础。但实际工作中档案管理信息系统建设不完善，比如档案管理系统中，档案管理基础设施相对落后，有的单位的档案管理室环境差，设备不全，硬件和软件设施都更新不及时不到位，缺乏现代电子设备，一些光盘档案或者电子档案得不到有效处理，致使档案管理工作的效率不高。

        2 实现档案管理信息化的重要性

        2.1 提高档案管理效率

        档案管理信息化运用先进的计算机技术和网络技术，对档案进行管理，将档案信息与原始档案资料分离开来，由传统的案卷式管理升级为电子文件管理，可以使文件资料的收集、储存、分类、统计和调阅更为方便和快捷，不仅大大减轻了档案管理人员的工作量，而且可以更好的实现资源共享，提高档案的利用效率。传统的档案管理系统，资料查找缓慢，资源、成本消耗大，信息资源不能很好的实现共享。信息技术的应用对档案资源进行了有效整合，加快了查找速度，能够达到资源共享，使档案管理更加便捷高效。

        2.2 办公效率提高

        传统的档案管理过多依赖人工操作，资料收集的完整性很难保证，在分类和统计方面很难做到准确无误。借助计算机软件进行档案管理，文件资料的收集、储存、分类、统计和查阅十分快捷，档案管理效率大大提高。

        2.3 保存稳定性提升

        电子文件载体材料的最大优点就是保存时间长。纸张的耐久性取决于高温、高湿、酸、酶、氧化剂等外界环境，时间耐久性无法保证。信息化电子文件不仅存取、读取方便快捷，易于传递、储存时间长，受外部环境的影响很小，稳定性很强。另外通过计算机网络技术管理文件，可以直接通过网络传递，保证了文件传递的安全性和及时性。

3探究提升事业单位档案管理信息化建设的相关策略

        3.1优化事业单位档案管理信息化建设的规划

        在事业单位档案管理过程中，明确档案管理信息化建设的规划，能够为信息化档案管理提供确切的实施方案，指明管理方向，进而不断凸显档案管理成效，为事业单位的长远建设与可持续发展提供优质的服务。故此，在对事业单位的发展特征与发展目标进行全面系统地分析以后，事业单位应该合理规划信息化发展的基本需求，在确定档案管理技术的基础上完善档案管理，进而推动档案管理信息化工作的长远建设。与此同时，在档案规划的层面上，档案管理部门之间应该加强合作，提升档案管理工作的适用性与灵活性，拓展档案管理的范围，强化档案管理的信息化建设。故此，开展事业单位档案管理过程中，应该提前做好总体规划，为档案管理信息化工作提供信息资源支持。

        3.2致力于提升档案管理人员综合素质

        信息化条件下的会计档案电子化管理对人才素质有着较高的要求，懂得管理内容是基本，还要掌握一定的计算机网络知识，如此才能适应电子化管理发展的速度，高效解决档案管理中的问题。企业应针对财务管理人员积极开展培训活动，从专业技能和计算机知识方面强化有关工作人员的能力，让其更好地融入信息化管理工作中，助力会计档案电子化综合管理模式的实现。与此同时，会计档案管理人员需立足自身，丰富管理经验，切实完成好电子档案的存档管理和备份工作，最大化地避免出现档案信息损失、遗漏或丢失的情况。为了在管理软件出现问题时得到快速有效的解决，档案管理人员还应该学习基本的档案管理系统和软件维护的技能，一方面避免企业会计信息泄露，另一方面也从时间和资金成本上为企业减低风险。

       3.3优化档案管理模式

        在事业单位的档案管理中，管理技术的高低往往决定着工作效率的高低。因比，在现代化的档案信息管理中，可以加大对新技术的应用，除不断更新系统、引进新的档案管理软件之外，档案管理内部也可以根据事业单位的特点进行一定程度上的修改，通过内部的自主研发和修改，来制定最适合本单位的档案管理模式。因此，自主研发对于提升档案管理技术而言，也是根本性和长久性发展的需要。

        结语

        综上所述，本文对事业单位档案管理创新思想进行了分析和研究。加强新形势下事业单位档案管理工作应在新的历史条件和背景下，充分结合信息技术发展的特征和形式，创造性地开展档案管理信息化工作，更新观念、积极探索新形势下事业单位档案管理的新方法、新模式，为事业档案管理工作提供建设性的建议和支持。

        参考文献

        [1]倪云英,孙婧,陈力琦,付晓怡.地质档案管理系统的研发与应用[J].浙江国土资源,2013(09):50-52.

        [2]郜尚义.议新形势下事业单位档案管理的改革[J].西部资源,2015(04):165-166.