企业招标采购环节内部控制的缺陷及对策初探

企业招标采购环节内部控制的缺陷及对策初探

王钢

中铁建设集团有限公司 北京 100043

摘要：我国企业大多都是通过招标采购的制度去管理物资的，这样做能够让企业更适应我国市场的实际需求，同时，这样也可以拓宽采购渠道、提升采购质量、减少采购资金，从而有效降低采购的成本。内部控制可以使企业在招标采购环节降低问题的出现频率。但是从目前来看，我国企业招标采购环节的管理难度较大，这给内部控制带来了较大的难度。并且，企业内部控制还存在着一定的缺陷，只有采取有效的措施去填补这些缺陷，才能够使企业的招标采购活动更加顺利的进行下去。基于此，本文首先简要分析了企业招标采购环节在内部控制方面的现存缺陷，随后又从四个方面阐述了填补企业招标采购内部控制缺陷的有效措施，以此供相关人士交流参考。

关键词：企业；招标采购环节；内部控制；缺陷；有效措施

引言：

现在，有许多企业为了节约成本，会通过招标的形式去采购企业所需材料和设备。通过招标采购的有效管理，企业逐渐熟知物资供需，并且实时掌握了物资价格、市场行情以及供应商的情况，这样做能够给企业提供越来越多的选择，使采购环节变得更加透明，同时也能够减少违规操作行为、降低企业的采购成本、有效提升企业的经济效益。然而，从实际情况来看，许多企业并没有良好开展招标采购环节，这主要由于我国对投标市场的管理不规范，并且在招标采购环节内部控制上还存在着许多缺陷，从而极大制约了该工作的顺利进行，因此，企业必须及时发现现存的内部控制缺陷，并且及时解决这些问题，这样才能够使企业更好发展下去。

一、企业招标采购环节在内部控制方面的现存缺陷

（一）没有做好职责分离工作

从当前企业招标的实际情况来看，编制招标书、标的发放、回标、开标、评标以及决标等各项职责基本上均是由企业的采购实施部门完成的。虽然评标环节是由招标管理小组去进行，但是招标管理小组的人员也是由采购实施部门的工作人员所组成的。因此，总体来说，企业的招标环节均是由采购实施部门完成的。但是，仅仅由两个或两个以内部门参与并完成招标环节并不符合企业内部控制的实际要求。

（二）监督以及管控力度不到位

从目前来看，我国许多企业在招标过程当中都严重缺乏有关部门的管控以及监督，很多中标单位并不是通过规范投标而选中的最合适的单位，而是企业领导所指定的中标单位。同时，企业在进行验收环节以及付款环节时，由于惧怕企业领导，通常也只是敷衍了事，并没有把招标的公平性以及规范性放在第一位，因此，这就导致企业的招标采购流于形式，并没有起到真正的良好效果。

二、填补企业招标采购内部控制缺陷的有效措施

（一）建立健全招标采购的监察制度

企业在对招标采购进行内部控制时，必须把物资采购、管理以及供应这三个阶段严格分离，这样能够有效制衡各项权利、协调管理机制^[1]。同时，企业也必须规范其监察程序、建立健全监察内容，企业必须设立专门的部门以及专业人员去开展监察工作，采取不同的形式去开展监察工作，比如：日常监督、专项监督、定期监督等等，这样能够有效监督企业的招标采购过程，强化内部监督以及管理工作，从而使企业的物资招标采购变得更加公开、透明。另外，企业也必须建立健全物资招标采购的相关审计制度，这样能够让企业严格审计全部采购合同，并且更加顺利地进行内部控制工作、及时解决在内部控制过程中所发现的各种问题。

（二）企业必须在内部控制制度的严格监管下进行招标采购

企业的主要采购方式通常是公开性的招标，因此，企业在开展招标采购活动过程当中，必须严格依照其内部控制制度来进行，这样才能够让企业在其招标过程中有制度可依，从而达到更好的监管效果^[2]。同时，在采购过程当中，企业内部控制的职能想要充分的发挥出来，企业管理层必须树立良好的风险防范意识、不断与时俱进的建立健全内部控制制度，从而改善内部控制的环境，这样才能够让内部控制制度在采购过程当中发挥最大的作用，从而良好监管企业的招标采购环节。

（三）招标的内幕人员不能参与招标活动

招标的内幕人员就是指那些对招标活动充分知情的人员，这些人员在开展招标活动时是必须回避的^[3]。招标内幕人员主要包括：企业开展招标采购工作的人员、评标委员会的所有成员、招标文件制作的工作人员、招标采购活动的咨询人员、与供应商存在利益往来的工作人员。这些人员必须回避招标活动，这样才能够保障活动公平性，使招标采购这项工作可以顺利的进行，从而尽可能使企业利益达到最大化。

（四）秉持着公开开标以及评标的原则

企业在开展招标、投标活动时必须慎重，并秉持着公开、透明的开标以及投标原则。首先，企业应当在现场进行开标、在现场公布投标人姓名以及投标价格等等^[4]。其次，企业应当在现场去进行评标，由各个部门的负责人按照已经确定的评标标准和评标方法去公平、公正的评标，对比和分析投标人所递出的投标文件，并从中选择最符合企业标准的投标人，然后在现场宣布结果以及理由。另外，企业可以邀请监督员来到招标、投标活动现场，给监督员分配不同的监督任务，一部分监督员负责监督活动中的每一个环节，确保活动环节的公正性；另一部分监督员负责监督重要岗位的工作人员，防止某些工作人员以权谋私、更改中标价格等等。总而言之，这样秉持着公开开标以及公开评标的原则，能够有效增强企业招标以及投标工作的透明度，从而使企业招标采购环节内部控制工作能够更加顺利地进行。

三、结束语

总而言之，企业招标采购环节的内部控制是企业所有工作当中的重心，只有及时发现企业在内部控制方面的问题，并且采取有效的解决措施，才能够降低企业的经济损失。这就要求企业必须秉持着公开开标以及评标的原则、建立健全企业招标采购的监察制度、在内部控制制度的严格监管下进行招标采购，同时招标的内幕人员不能参与招标活动，只有这样，才能够降低企业的招标采购风险、有效保障企业的物资采购质量，从而极大提升企业的经济效益。

参考文献：

[1]赵德良.初探会计电算化环境下企业内部控制存在的问题及对策[J].财会学习，2016,No.133(07):235-235.

[2]潘彬.招标采购活动中存在的问题与应对措施探讨[J].城市建设理论研究（电子版）,2016,000(009):402-402.

[3]蒋文芳.论制造企业采购业务内部控制存在的问题及其应对策略[J].中国水运（下半月）,2008(02):157-159.

[4]王登峰.物资采购招投标环节管理存在的问题及对策研究[J].中国物流与采购，2020,No.593(04):44-44.