基于风险的偏差管理

基于风险的偏差管理

缪鹏 何燕梅 钱桂芬

云南白药集团股份有限公司，云南 昆明 650500

摘要：本文介绍了基于风险的偏差管理，简述了偏差的调查，根本原因分析，以及实施的纠正预防措施，对实际的偏差管理工作提供有力的指导意义。

关键词：风险 偏差 根本原因 纠正预防措施 监控

一个经过良好的设计和实施的偏差管理体系可以及时提供关键的质量数据，快速应对失效或提前对可能发生的失效给予早期的预警，并有助于合理的分配资源到有问题的区域，所以偏差管理是在质量管理过程中最具价值的工具之一。

一、偏差的调查

偏差调查的力度应与风险水平相适应，应用风险评估的原则来指导资源的配置以保证资源用于最需要的地方。偏差的调查始于“事实的收集”，即尽可能多而详实的收集信息来对事件进行评估。调查的输出是对偏差的深入分析并确定出根本原因，而不是把问题重新叙述一遍。偏差的调查，为了获得好的效果，应由来自受影响部门的人员组建SME(Subject Matter Expert),开展调查，调查的信息应包括但不限于：①偏差的范围 （偏差发生的时间跨度，发生的次数，受影响的产品数量）②偏差的相关事实 ③其他设施的介入。调查的方法包括但不限于：① 与问题发生时的密切接触者的采访 ②对记录与文件的回顾审查③对产品和物料的检查检测 ④对设施设备的检查 ⑤对于现场操作的观察 ⑥对过往类似偏差的回顾分析⑦试验或模拟重现 。

信息收集以后调查者应避免直接跳到结论的输出（发生了什么，怎么发生的），因为这样会阻碍发现额外的信息，以达到更为综合性的结论。同时也存在这样的情况，就是迫于产品生产与放行的压力，尽快地结束偏差调查。然而一个不完整的调查，可能影响对风险数据的分析能力，而这些能力对于制定预防性措施是很重要的。如果调查过程不受控，问题还可能再重复发生。

二、根本原因的探究

纠正和防止相同问题的再次发生直接取决于是否找到了根本原因。然而，调查的团队往往会因为没有“深挖”到根本原因，而采取了纠正措施后，问题又重复发生。同时，由于调查的不彻底不充分，调查者可能会不正确的责备参与操作的人员或者开展不必要的再培训，而不是去针对根本原因来更好的改进流程。当然，还有其他的情况可能阻碍成功的根本原因分析：（1）有两个或两个以上根本原因被识别以后，只是有选择性的选择其中一个。（2）以猜测的方式来识别根本原因并关闭偏差。

可以支持根本原因分析的几种技术，包括：（1）头脑风暴 （2）鱼骨图 （3）FMEA （4）Five Whys 。在实际操作过程中，当多种可能的根本原因被识别出来以后，调查者应压缩可能原因的范围至最可能的原因。可以使用不同的分析工具和技术，而非直觉。一般来说，偏差发生后的30天内应该完成偏差的调查和根本原因分析鉴定。若不能完成，应在偏差调查报告中说明原因并预测完成时间。

三、开发和实施CAPA

纠正措施必须直击根本原因，这就要求在偏差报告中，各部分之间的逻辑要严密，描述-调查-原因分析-纠正措施。在一些情况下，针对根本原因的纠正措施可能不止一条，在这种情况下就需要顺次执行而不一定是同时进行。参与决策和实施最佳偏差处理方案的团队在承担责任的同时，应赋予其相应的权力，否则即便是最具逻辑性和合理性的纠正措施也不能正确地实施，因为时间、金钱、资源的原因。CAPA的实施计划需明确工作内容、时限、角色、职责。基于深入的根本原因分析的CAPA的实施可带来诸多的益处，包括但不限于：

1. 预防类似偏差的再发生以及预防潜在的发生

2. 降低市场的召回；降低安全及监管法规的风险

3. 提高客户对于产品的满意度

4. 成本降低，因为废弃产品及返工产品的减少

四、监控

监控组织质量体系的运行对于持续改进至关重要。偏差管理在质量体系中发挥了重要的作用。在CAPA的执行过程中可以收获很多有用的过程结果。在一些环境下，需跟踪监控CAPA的实施效果，方法包括：实施情况回顾以确定预计的偏差的降低或消除是否已经达成；通过内审来判定问题是否已经消除；在年度质量回顾中审视纠正措施是否切中问题要害并能有效解决问题；涉及变更的部分，看变更是否引入新的风险，跟踪CAPA效果的方法与时间表应该在纠正措施实施阶段开展。通常，CAPA效果应在实施后的3-6个月内给予确认。

偏差的趋势分析是用于监控运行的总体状况并辨识出基于系统的潜在问题。这项工作建议应定期开展（按月或每两个月。）偏差的趋势分析的类别是基于根本原因。趋势分析报告必须经管理层的审核与分析，并且由质量管理部来辨识存在的显著趋势并决定是否需要采取相应的措施来遏制不良趋势。偏差体系的运行状态效果的考量，应选取最关键的几个量度来进行。例如：（1）CAPA计划实施不到位的偏差反复发生的次数（这种情况通常是因为根本原因没有切中要害）；（2）偏差调查未能按时完成的次数；（3）CAPA的进度滞后的次数；（4）CAPA推进报告未建立或未流通的次数。

五、质量单元的角色

在偏差管理过程中，质量部门的角色主要是收集和分析质量数据并提出独立的意见。质量部QA应参与偏差管理的全过程，确保调查已经涵盖了问题的全部方面，评估了潜在的风险，使用了恰当的调查方法。因为质量部是独立行使其监管职责的，所以质量部可以直接与高级管理层就关键的质量信息进行沟通交流，他们可以平衡利益冲突相关方，以保障偏差系统的顺利执行。质量部负责整个变更管理的体系维护工作。质量部的工作包括：

1. 对偏差发生后的审核，并判定其严重程度；

2. 对偏差调查报告的审核与批准

3. 主持对受影响物料/产品的处置

4. 审核并批准CAPA

5. 监控并确保偏差的进度符合要求

6. 偏差的趋势分析

7. 形成偏差管理的报告

8. 对于重大偏差应加速与高管层的交流

9. 对偏差管理体系的培训

六、对管理层角色和职责的界定

高管层负责建立、实施和资源组织来保障体系的运行。管理层应平衡多方的目标，包括提供安全有效的产品，保持企业盈利和合规，支持质量的持续改进。他们有权利和责任来保障上述目标的达成。一个完好设计和实施的偏差管理系统，应整合风险管理的原则并成为管理层实现其职责提供不可缺少的工具。另外，高管层应负责偏差体系的正常运行，而经理层级应负责：

1. 参与互动的程序设计和评估工作

2. 鼓励开放式的交流，不惧怕报复，倾听员工的输入，征集反馈

3. 支持增值培训，增加工作的知识和技能

4. 审核体系运行的报告，对关键信息给予及时回复

5. 确保一线生产人员参与到偏差调查中。经常会看到的一种现象就是由经理和监督员从事偏差的调查。应鼓励一线员工参与偏差调查并向经理及时交流汇报。

6. 高管层应负责对于持续监控及分析体系运行数据的输出的益处分析，这会使得对预防严重问题的发生做出更具科学性的决策。这将反馈关键信息到管理者评审中，确保持续合规。

参考文献

[1] Deviation Handling and Quality Risk Management—A note for guidance for the manufacture of prequalified vaccines for supply to United Nations agencies ，July, 2013. World Health Organization (WHO)

[2] ICHQ9 Quality Risk Management

[3] 药品GMP实施指南 出版社：中国医药科技出版