新时代事业单位档案管理的思考

新时代事业单位档案管理的思考

景朋军

巨野县卫生健康综合执法大队 山东 菏泽 274900

摘要：近年来，事业单位对于我国经济发展起到了重要的推动作用，而事业单位档案管理工作又是重中之重，加强事业单位文书档案管理对于促进事业单位的持续健康发展具有重要意义。因此，应该正确认识到文书档案管理工作所存在的现实问题，运用科学合理的方法和理念促进事业单位呈现出积极良好的发展态势，使其在长期社会经济发展中拥有较高的竞争优势，促进此项工作的高效化和持续化发展。

关键词：新时代;事业单位;档案管理;思考

引言

档案管理工作是事业单位一项重要的基础性工作，是提高事业单位工作质量和工作效率的必要保障。进一步提升事业单位档案管理水平，全面加强信息服务供给能力是顺应时代发展的必然要求。目前，部分事业单位的档案管理模式已逐步落后于时代发展要求，需采取有效措施，进一步优化档案管理模式，提高档案管理质量，充分发挥其信息服务功能，更好服务社会经济发展。

1新形势下事业单位文书档案管理工作存在的问题

1.1事业单位档案检索和使用效率不高

部分事业单位档案检索效率不高。档案检索效率与档案利用效率息息相关，如果检索效率低，势必会影响档案利用效率。之所以出现档案检索效率低的问题，就在于事业单位对档案管理重视不足，没有给档案管理部门配备足够的软硬件设施和先进的信息技术，致使档案管理工作虽然进行了信息化建设，但并没有达到预期效果，特别是很多设备很难满足现代检索技术的需要，在很大程度上降低了档案检索效率。

1.2重视程度不足

针对事业单位中的档案管理工作来说，普遍存在不重视管理的情况，并且这种意识上的欠缺，在档案管理工作中具备比较明显的针对性。在这种情况下，容易造成相关工作人员工作态度比较消极，在工作质量和效率都存在一定的不足。根据当前事业单位中开展的档案管理工作情况来看，虽然在事业单位从业的人员专业知识、文化水平等方面都比较强，但是大部分人员在管理能力上都存在一定的不足。

1.3档案管理方式较为落后

部分事业单位仍采用传统的档案管理方式，档案记录以纸张为载体，大量的重复性人工工作花费在档案的收集、整理、价值鉴定、保管、编目检索和统计中，这容易造成档案的遗漏和误差，一定程度上影响了档案记录的准确性。同时，传统的管理方式需要根据纸质记录上的档案存放地点人工查找翻阅档案，查找效率偏低，一旦文件的存放位置与记录位置不符，将很难找到所需档案资料。档案资料为单位开展相关业务工作提供依据和数据支持功能偏弱。

2新形势下事业单位文书档案管理的有效策略

2.1.领导层面加强对文书档案管理工作的强化意识

当前，事业单位中的文书档案管理工作重要性逐步提升，越来越多的人意识到文书档案管理工作对事业单位的长期发展所带来的影响。以往对于事业单位档案管理工作的忽视事实上已经制约了事业单位管理工作的良性发展和有效运行，在某些环节或者隐性方面得以体现，因此要想从根本上提高事业单位的管理效益和经济效益，就应该从基础出发，在多个环节进行完善和改进，对各项管理工作予以同等重视，起到良好的示范作用和领导作用。

2.2利用信息化建设提高档案管理效率

事业单位传统的档案管理模式不仅程序复杂，而且还耗费大量人力、物力。因此，必须利用信息化手段提升档案管理效率。事业单位应将档案管理信息化建设作为重要工作加以推进。应结合事业单位档案管理实际，制定科学合理的档案管理信息化建设规划，明确信息化建设的短期、中期和长期目标，分步实施。同时，应转变原有的档案管理理念，要求各个部门密切配合事业单位档案管理信息化建设相关工作，充分调动事业单位各部门参与档案管理信息化建设的积极性和主动性。加大对档案信息化建设的落实力度，经常检查档案管理信息化建设的进展，及时研究解决面临的新情况、新问题。

2.3加强信息化管理手段

随着信息技术的日趋发展，在日常档案管理过程中中，事业单位要强化信息技术运用能力，实现档案智能化管理。提高档案管理智能化水平，首先要设定档案管理规划，规划的设定要结合事业单位具体发展情况以及相应档案管理要求，实施方案要分阶段进行，保证实施过程中各个阶段之间的连贯完整；另外，事业单位要建立档案管理网站，实现公开透明化管理，赋予每位员工档案信息查询权限，实现档案内部共享机制，促进信息传播。最后，发挥电子文档对管理前端的控制作用，建立电子档案系统，推动内部档案实现共建共享。

2.4完善管理理念，创新服务内容

针对档案管理工作来说，最先要做的就是要将全新的管理理念应用在工作中，不仅需要对工作内容、服务等方面进行创新，同时也要加强对于档案管理的重视程度。在大数据时代中，档案管理在模式上需要朝着智能化、现代化、自动化发展，这就要求档案管理人员需要紧跟时代发展的潮流，提升自身的文化知识水平同时，积极转变管理理念，在继承传统管理模式优势的同时，研究出全新的管理方式，通过各种全新技术的有效应用，保证工作更加高效地开展。为了保证能够发挥出档案的作用，创新服务的内容，真正凸显出档案的作用，需要改善服务模式，全方位地对服务体系进行健全，保证重要信息安全的基础上，对档案的公开性进行逐步扩大，及时地更新信息，拓展服务的途径。

2.5提高档案管理人员素质

推动档案管理改革创新，档案管理人员的素质水平是重要改革部分，要不断优化管理人员服务能力，加强员工技能培训，做好思想教育工作，使每一位员工认真对待自己的本职工作，掌握基本档案管理操作，能够规范运用信息化管理工具，把握档案管理工作发展形势。另外，事业单位要做好管理人才引进工作，强化档案管理工作队伍建设，优化人员结构，进而提高单位管理水平。事业单位可通过技能培训和经验交流实现管理技术共享，推动档案管理改革深入发展。

2.6规范完善档案管理机制

档案管理的烦琐性、复杂性决定了从业者必须持续优化完善档案管理机制，进行严格、有序的规范化管理。事业单位在档案日常管理过程中，一定要注重管理的流程化、规范化、制度化，及时制修订相关档案管理制度办法，明确纸质档案、电子档案各自的管理方式，从档案的收集、整理、归档、管理、利用等各环节对相关管理人员的操作提出具体要求，做好档案管理中间各环节的衔接，形成纸质档案、电子档案双重闭关管理。此外，在优化档案管理机制中应坚持以服务社会发展为导向的原则，树立档案“大数据”观，重点提升档案的“大服务”能力，避免档案闲置在库房，最大限度将非涉密档案进行数字化处理，并上传线上公之于众，供需要者随时阅览使用，以真正发挥档案的信息服务作用。

结束语

总而言之，文书档案管理工作的优化和完善有利于事业单位的改革和创新，其重要性也被逐渐提升，同时也需要相关档案管理人员对自身专业水平主动提高，有意识地加强学习，在工作中积极提出问题并解决问题，主动发现文书档案管理工作的不足和欠缺，以充分的热情和积极的态度对文书档案管理工作进行全面完善，从根本上促进事业单位文书档案工作的有效运行，为我国档案管理工作奠定基础。

参考文献

[1]徐维欣.新时期事业单位人事档案管理刍议[J].中外企业家,2019,{4}(35):113.

[2]马丽娜.浅析事业单位人事档案管理存在的问题及对策[J].中国新通信,2019,21(23):232.

[3]王海民.新形势下事业单位档案管理的问题和对策[J].轻纺工业与技术,2019,48(11):86-87.

[4]肖永英.新时期事业单位档案管理创新思路的思考[J].办公室业务,2019,{4}(11):94.

[5]王磊.事业单位档案管理改革创新思考[J].才智,2018,{4}(15):207.