提升办公室档案管理工作效率的途径分析

提升办公室档案管理工作效率的途径分析

吴涵

中国建筑第二工程局有限公司 上海 2 00000

摘要：档案是企业管理中基础的资料存储形式，档案能够收录企业自建立到发展中的系列有关资料内容、数据信息等，与企业人资部门、财务部门、营销部门等联合起来，构建了企业最为基本的系统化的信息资料库。当前办公室档案管理中，仍存在一些问题，导致档案的管理存在缺失，制约了档案的管理效率，一些档案长时间的留置在存储空间中不被引用，降低了档案的利用价值，应基于现阶段常见的档案管理问题寻求工作的创新途径。

关键词：办公室;档案管理;工作效率;提升途径;

办公室档案管理工作看似比较简单，实际上工作的内容十分繁杂，因为对于企业活动中的有关资料均要进行档案的收录，这就使得收录的信息比较繁杂，而为了在将来能够用到相关信息的时候能够找出相对完整的信息资料，这就需要投入大量的人工和时间成本对各种信息进行有序整理，特别是在后面随着企业越是发展壮大，活动项目越多，人员的组织架构越复杂，档案的管理工作量也就越大，档案应在信息的收集、整理、分类、查询、类比、借阅等过程中，为企业提供相应的参考，提供企业活动的证据，提高档案的利用率与价值，企业应注重对档案管理工作的创新思考，并与时俱进提升档案的管理效率。

一、办公室档案管理工作的现存问题

（一）档案管理工作不受重视

档案管理基本上都是文书工作，虽然不能直接为企业带来利润收入，但在当代各种竞争压力比较大的环境之下，企业多比较重视生产管理、技术管理，也逐渐地引起了对人力资源管理的重视，但是没有从根本上加强对档案管理的关注。这种“忽视”使得档案管理工作一直与后勤工作融为一体，导致在需要的时候档案不能直接为工作决策提供相应的支持，并且档案也只能有收录、整理等前期作用，前期整理完之后也不能为企业提供后续的查询、类比、分析结果的帮助，并且相对来说部分企业的档案管理人员少，甚至由其他部门的人员兼职直接就不存在专门管理档案的人员，这就造成了对档案管理的极大忽视，也无法将各种信息整合形成完整独立的档案系统，使得在公司发展的过程中在需要相关信息档案的时候不知从何找起，或只是进行一些大体的整合而没有进行妥善的分类、整理、保管。纵观我国的一些大型企业，也存在档案管理只有两三人的情况，档案管理的工作多交给一些在企业工作了多年的老员工，没有为员工提供培训机会，员工的工资与绩效比较稳定，缺乏晋升空间，档案管理也始终被认为是企业活动的附属部分，甚至企业的领导认为其可有可无。

（二）档案管理的创新能力差

现在大多数公司在档案管理的过程中，都习惯性的采取传统模式进行资料的收集、存储，很少对资料进行规律化的整理、分析以及对于一些经验性资料也缺乏分析总结。在一个地方跌倒却不管是什么原因跌倒的，缺乏经验的总结，那有了一次谁又敢保证不会再有第二次呢，并且无法对信息资料进行有效的整合还可能导致后期在公司发展的过程中当需要查阅资料的时候，不能精准的定位资料区域，在查找资料的过程中较为浪费人力、物力和时间，且档案在管理的过程中，缺乏对信息技术的处理能力，只能通过一些办公软件进行基础的信息收录整合，而缺乏对信息的准确性分辨，缺乏信息的类别分析，缺乏信息的应用价值评估等能力。这样使得过往的一些信息只能如同“石沉大海”一般寂静无声看起来毫无作用，而在真正需要的时候又不知从何下手，这就是因为档案管理始终没有搭乘信息技术这列列车，只能在车站附近徘徊，与信息技术的融合不够深入，档案的处理方式比较单一，使得企业不同类别、不同时间、不同重要程度的档案均进行了过于统一化的归存，缺乏档案管理层次性，不能及时抽调档案为企业提供活动参考。

（三）档案管理制度与评估模式不健全

档案管理一直以来都是处于企业管理的末流地位，并附属于企业的相应活动，很少有企业会对信息档案管理引起重视。在此基础上，使得信息档案管理未能构建较为健全的、独立的管理制度，并且档案的管理的方式也比较随意，全凭管理人员的主观经验进行处理，而这样造成的结果不是在需要资料的时候无处可查就是不知从何查起。因为对于管理档案的人来说，首先，他们也没能够对档案管理引起重视，认为这些资料只是可有可无的东西，有没有都一样反而还会浪费自己的时间和精力并且放着也是占用空间，且企业没有对档案管理的有关人员，构建能力评估体系，使得档案管理工作中，员工的积极性不高，工作较为敷衍，因为在他们看来或许是因为公司对自身能力不肯定的一种做法，感觉自己没什么能力只能弄弄这些污七八糟的东西，这也就导致了他们的工作积极性不高。

二、办公室档案管理需遵循的原则

（一）严谨性原则

在让相关工作人员管理档案资料的时候要让他们认识到档案管理不是收录什么信息，就存储什么信息，资料管理不能全部放在一起然后什么都不管，要让档案管理者对于收集的数据、文字等资料进行确认，并且进行一定的整合以及分类，这也就需要档案管理人员也要具备一定的资料处理能力，对于一些基本的资料处理工具能够熟练地运用和掌握。由于档案资料具有多变性，且部分的员工为了自己的利益或自身的道德水平不是很高，可能会在档案上填写一些与事实具有偏差的内容，而为了避免这些情况的出现就需要档案管理人员，必然要秉持严谨的思维，在具备了一定资料处理能力的同时还需具备较高的职业道德水平以及个人素质，在处理各种资料信息的过程中始终能对档案的信息进行真假分辨，并保障档案具有完整性。同时，在档案的管理过程中，也应基于档案的管理制度，而严防档案的泄露，严格的跟踪档案借阅，保障档案无损规划，并预防档案外流的危险，档案本就是一个公司最为私密的东西一经公开那后果是无法想象的，而我们就需要资料档案管理者将公司档案当作自己最私密的东西一般，绝对不能泄露一点。

（二）合作性原则

企业本就是不同部门之间相互合作互补所形成的一个整体，这也就使得一个企业要想得到更好的发展其中的各个部门都是密不可分的，只要少了一个或一部分出现了问题，那么对于一个企业的发展都是极其不利的，并且档案管理涉及了企业的各个部门活动。因此档案管理应多部门联合运作，管理人员应获得各个部门的积极配合，在对各种资料进行整合管理的过程中征求部门领导与相应负责人的意见。在管理过程中，梳理与部门有关的问题，一次性的解决与部门之间的矛盾，争取获得部门的联动效应，使得档案文件更加真实有效，减少档案处理时间的浪费，集中进行档案类别统计。

结合上文分析可得，档案管理工作对于一个企业或公司来说并不是可有可无的，应引起企业的高度重视，在企业资料档案管理中进行一定的投资，在进行一定的投资之后才能做出企业所需要的结果。因为在企业往后的发展过程中以往的资料档案或许会起到极其重要的作用，因为在我看来一个企业以往发展的资料档案或许会成为这个企业往后发展的指路标，能够提供一些有效的经验措施使得企业得到更为长远有效的发展，而在相关资料管理工作者的工作过程中就应当具有较高的工作积极性，具有认真负责的工作态度和较高的职业道德水平以及个人素质，加强信息化的变革，树立健全的资料管理制度，注重管理的原则，提高档案管理的最终效果，进而提高资料档案在企业发展过程中的利用率。

参考文献

[1]曹丽华．探讨如何提高办公室档案管理工作效率的思考[J]．传媒论坛，2018,10(13):143-144.

[2]田鑫．关于如何提升办公室档案管理工作效率的思考[J]．办公室业务，2018(11):180.

[3]付兴．试论如何提高办公室档案管理工作效率[J]．办公室业务，2019(8):109.