企业档案管理的重要性及强化措施

企业档案管理的重要性及强化措施

崔艳艳 

山西晋丰煤化工有限责任公司 山西 高平 048400

摘要：企业档案是对发展历史的真实记录，对新时期企业的发展有着指导和借鉴的作用，但是许多企业并未加强对档案管理的重视，采取的依旧是传统的档案管理模式，因而很难形成良好的管理成效。在新时期的发展中，企业应当正确审视档案管理工作对企业发展的促进作用，合理分析现阶段档案管理状况，明确档案管理存在的不足之处，采取有效措施加以优化，逐步提高档案管理效率，促使档案资源能够得到充分地利用。

关键词：企业；档案管理；创新

社会的发展进步促使人们愈发重视档案管理的重要性，人们可以从档案中窥见历史发展的痕迹，并从中获取前进的经验，从而获得更好地发展。因此，需要重视档案管理的重要性，并不断探究强化档案管理的措施。本文即从档案管理的重要性出发，探讨了档案管理的强化措施。

1企业档案管理创新的重要性

1.1促进管理现代化

在企业深化改革发展背景下，企业在档案管理创新方面要给予充分重视，从整体上提升现代化管理的质量水平。档案管理作为企业管理中的重要组成部分，对企业可持续发展有着很大的影响。为能真正促进档案管理的质量提升，需要企业管理者能从创新的角度出发，融入新管理理念和高新技术，与时代发展的要求相契合，从整体上提升企业档案现代化管理的发展进程，在这一基础工作方面得以强化，才能真正提升档案管理的质量水平。企业档案管理创新发展是企业现代化管理发展的重要体现，通过实现档案管理创新目标，也能影响和促进企业其他业务的管理发展。

1.2提高企业竞争力

企业的档案是企业生存发展的重要资源，将档案管理工作按照相关要求进行落实完善，才能真正促进企业的可持续发展，为企业市场竞争力的提升起到积极作用。企业档案记录着企业生产经营管理中各项重大活动的原始情况，也是企业发展中积累管理经验和创新发展历程的珍贵资料。通过做好这些记录性资源的管理，能从整体上提升企业发展的质量，促进企业竞争力有效提高同时，企业档案也是企业深化改革的重要证明，能够对提高企业管理水平起到参考作用。所以，创新档案管理机制，能够为企业的可持续发展打下坚实基础。

1.3提高档案管理规范化

档案管理是企业管理工作中重要内容之一，现代市场经济对企业发展的要求愈来愈高，企业在实际发展过程中，应从不同的角度出发，设计更优化的管理方案，从而促进档案管理的质量提升。结合现代化的技术以及新的管理思维，创新档案管理的模式，能促进企业档案管理的规范化发展，为企业的可持续发展打下坚持基础。

2实现企业档案管理工作创新建设的途径与对策

2.1建立科学的档案管理机制

档案管理是一项系统性的工作，它的开展需要有相应的档案管理制度作为支撑。企业应当正确审视档案管理工作，将其融入到日常管理工作中，并结合档案管理的实际需求构建完善的管理机制，加强档案管理的科学性、规范性，从而使得档案管理工作变得有序合理。在建立档案管理机制的过程中，企业要确保档案管理工作的所有内容都必须按照规定进行，尽可能使得档案管理变得合理完善，全面推动企业的科学发展。

2.2加强对档案管理工作的重视

企业档案管理工作之所以一直难以取得较高的管理成效，与企业领导的重视有着直接关系，因为企业领导对待档案管理工作的态度将会直接影响档案管理人员的工作状态。为此，企业领导应当加强对档案管理工作的重视，加大人力、物力以及财力的投入，为档案管理部门配置相关的设施设备，并做好“八防”工作，使得档案管理部门的工作开展能够得到基础性支持。同时，企业应当形成对档案管理工作的全新要求，认真做好相关的督促检查工作，对不合理、不合规的档案管理操作应当加以纠正，督促档案管理人员严格按照规定进行管理工作。

2.3组建专业档案管理队伍

新时代为了更好地提升档案工作质量，要强化企业档案管理人员的专业水平，做到依托专业档案管理队伍开展具体的档案管理业务。首先，优化档案管理人才配置方式，通过人才招聘、特殊人才引进、人才流转调转的方式充实一线档案管理队伍，扩充档案管理人员的数量，满足信息化时代档案管理工作的人才需要。其次，加强档案管理人员专业技能的培训工作，创新档案管理人才的培训方式，丰富人才培训的渠道，建立长态化与多样化的档案人才培养机制，运用委托培养、技能培训、专家讲座、课题研究等方式提高档案管理人员的专业技能素养。第三，加强档案管理人员的绩效考核，评估工作绩效，指出档案管理人员在专业能力方面的短板，督促档案管理人员基于本职岗位的需要不断提高业务能力，达到提高档案管理工作质量目标。

2.4拓展企业档案管理服务能力

企业档案管理的本质是服务，档案管理服务能力是企业档案信息化发展的关键。因此，企业档案信息化管理的过程中要注重提升档案管理的服务能力。第一，拓展服务能力。企业以往的档案管理服务职能是检索、查阅，在信息化技术的支持下，企业档案管理要注重借助强大的信息技术功能来拓展档案管理功能，积极开展档案管理功能模块，借助先进的信息技术实现对档案信息的自动化归档管理、自动化筛选、自动化比对、自动化分析。第二，拓展服务内容。以往的档案管理服务内容更多的是被动等待，而在档案信息化管理模式下，档案管理人员需要积极利用先进的技术形式来拓展档案服务内容，将档案内容从被动等待拓展到主动提供，将档案信息从单纯的指导转变为教导，从普通的服务拓展到专业化、个性化的服务。在技术的支持下，还可以不断拓展档案的服务功能，在档案应用的时候和其他信息打造出一个清晰的对比模型，并在档案服务过程中增加其他服务功能，比如根据所查找数据信息提供对应的档案信息、在检索中设置高级检索，从而让档案信息使用者能够根据数据出现的年份和使用方向找到同类档案信息。

2.5加强电子档案的建设

要提高档案管理的工作质量，促进其规范化发展，企业要重视实现档案管理的信息化发展，加强电子档案的建设。只有实现了电子化档案，才能对档案信息进行批量处理，提升工作效率，保证档案信息的传递效率。因此，企业要重视档案管理的电子化管理，结合当前信息技术的应用水平制定新的管理目标，重新构建内部组织结构，从而更好地提高档案的标准化和信息化水平。在进行电子档案管理过程中，企业要重视对管理方法和理念的引入，加强对专业软件的应用，完善内部档案管理系统，保证档案信息的共享效果。此外，企业要重视办公自动化系统的构建，结合当前档案管理工作的需求，加强对办公软件的调整，加强对系统功能的拓展，进而提高档案文书的处理效率，为建立电子档案奠定坚实的信息基础。

3结语

档案管理是企业的重要工作任务，新时代还要明确企业档案管理改革的现状，从社会对企业档案的需求出发，完善档案管理体系，明确档案管理方法，加快信息化档案管理改革，加快新型档案技术的引进更新，从而提高企业档案管理的整体水平和服务质量。

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