施工企业项目办公室工作及优化分析

施工企业项目办公室工作及优化分析

练达

广西建工集团第三建筑工程有限责任公司

摘要：本文先对当前施工企业项目办公室工作在人员配置、工作性质、工作业绩以及工作人员能力方面存在的问题进行分析，通过构建高素质工作队伍、发挥信访职能以及办公室工作的引领作用等方式，实现项目办公室工作优化的目的。

关键词：施工企业；项目办公室工作；工作管理

前言：项目办公室是施工企业中最为重要的工作机构，起到帮助企业完成一系列经营与管理工作的作用。但项目办公室在开展相关工作时仍存在较多阻碍工作进行的问题，对此，需系统分析问题，并制定科学优化工作的对策，还需加大对项目办公室工作的重视程度，以期发挥项目办公室多种工作职能。

一、项目办公室工作存在的问题

项目办公室工作缺乏核心内容，致使施工企业认为开展该项工作时，不会有太大的工作难度，为工作配置的专业人员较少，在处理工作上较为繁琐的内容时，便会遇到很多问题与挑战。

办公室涉及的工作繁杂且琐碎，不仅包括接发项目文件基本工作，还需要处理报道宣传、党群日常事务等工作内容，项目办公室的任务繁杂且服务对象范围较广，又因没有明确的核心工作内容，增加了各项事务处理的难度，无法为施工企业提供更优质的服务。

办公室缺乏明确的工作主题，同时核心竞争力不足，在日常工作中主要以处理琐碎事务为主，极大程度地限制了项目办公室的整体发展，也为施工企业衡量工作室业绩增加了难度，间接影响职员的工作热情与事务处理效率。

开展项目办公室时，对于技术方面的要求不大，因此招聘工作人员时，常以年轻人为主，但由于其接触该项工作的时间较短，不具备丰富的工作经验，致使这类员工无法全面考虑并处理日常工作事务，严重影响了项目办公室工作的整体质量^[1]。

二、施工企业优化项目办公室工作的有效方法

（一）构建优秀工作队伍

首先需与时俱进，转变老旧的思维方式。思维是决定项目办公室工作开展有效性与高效性的关键因素，同时又与发展程度息息相关。时代的变革对思维方式提出了更高的要求，为了顺应并紧跟社会变革的速度，就要求施工企业项目办公室队伍做到与时俱进，解放思想，转变传统的思维方式，以期顺应新形势施工行业的发展，并对新时期下产生的问题进行科学且高效解决。

其次，明确工作发展方向，从项目管理实际出发，新形势的发展为项目办公室带来了新工作、新任务，而办公室工作是施工企业项目部门的枢纽与桥梁，具有更大的责任，且对于工作相关事项的要求更高。为了做好项目办公室工作，就需要工作人员明确工作基点，促使各项工作内容更贴合于项目实际。

最后，掌握方法，创新项目办公室工作方式方法。作为施工企业项目部门中的工作队伍，在实际工作中需做到事无巨细，以保证各项工作能够更优质且高效的完成。同时还需掌握办公室开展工作的正确方式，深入分析事物变化情况与规律，以此为基础，对当前工作方式进行合理化调整，达到创新项目办公室系统的目的。项目办公室队伍人员在实际工作中，为了创新当前工作方式，可以从三项工作着手：其一，明确自身工作定位；其二，认识到不同业务工作的轻重缓急；其三，做好并不断完善项目办公室的各项工作内容。

（二）发挥信息站点作用

工程项目的数量多且分布广泛，增大了项目管理工作开展的难度。而施工企业的项目办公室为各部门的协同工作搭建了桥梁，以保证政令畅通，信息可以被及时反馈，具有重要的作用。发给企业的传真、邮件或拨打的电话等，都需由项目办公室进行中转，促使企业各部门做到实时、有效沟通。在项目办公室内部建立信息站点，借助现代化网络技术，将所获取的信息进行筛选与整理，并延伸至施工的各个环节中。上报、传送信息时，应做到每日上报，且始终坚持重要事项首报的原则，同时，需严格筛选开展专项工作的职工，确保工作人员具备高素质、高能力，以达到监管、控制工程项目的效果。此外，还需保证相关部门能够深入了解并掌握项目施工的各环节信息，以信息为基础，对施工进行科学指导^[2]。

（三）提升管理能力水平

项目办公室是施工企业中综合性较强的办公室，所涉及的工作内容较为繁杂，且办公室内部职能较多，这一特点提高了对办公室工作人员各方面的要求，还需具备更为多样性且综合性的能力，了解与工作相关的专业知识与法律法规，并熟练掌握计算机的操作方法与流程。同时，办公室的工作人员应具备极强的组织能力、协调能力以及处理信息的能力，在相关政策理论方面也需达到精通，以此保证项目办公室工作可以在规定的时间内完成，且质量达到标准与要求，在项目施工过程中，做好与施工周边区域的协调关系，并与相关部门之间始终保持信息通畅，促使项目工作能够良好运作。建设项目办公事队伍时，可以考虑应届毕业生，使办公室队伍不仅具备经验丰富的成员，还有符合现代化思想建设的先进青年，进一步夯实基层办公室队伍。此外，选拔出办公室内部各方面条件均优秀的工作人员，为其提供其前往外国学习的机会，也可以采取“内部帮带”的方法，为施工企业项目办公室打造具高素质、高能力的队伍，以此从整体上提升办公室的管理水平与与效率。在实际管理中，要求工作人员掌握专业知识并广泛涉猎其他知识，不断夯实、丰富自己，同时，还需对知识进行补充与更新，重视自身业务管理水平的提升，不仅要加强理论知识的学习，还应深入研究并掌握实操方面的知识与技能，促使理论知识与实际相结合，提升管理人员对问题的分析与解决能力，全面提高施工企业项目办公室管理工作以及其他方面工作的质量与效率。

（四）充分发挥信访职能

通常来说，项目办公事是一个具备多功能的综合性办公室，其内部的职能涉及到多项内容。在项目部门中创建客户信访办公室，可以在第一时间了解并掌握影响工作人员稳定性的因素以及其近期工作的真实情况。项目工作室的作业人员需做好客户的思想政治工作，并以客户所提出的要求与事务作为实际工作的出发点，在主观意识下的发现问题并解决，以保证各种问题可以在基层中得到有效处理，提高客户的满意度，促使施工企业内部更为稳定，为施工运营的有序进行提供保障^[3]。

（五）发挥办公室引领作用

项目施工现场通常与施工企业相距较远，且项目点多且分散，为了提高工作的管理质量，就需建设自动化网络管理系统，以此提高战略片区项目办公室的工作效率，以保证相关信息能够完整且及时传输，将更优质的服务提供给施工企业在管理方面的工作。办公室工作是企业负责人决策的依据，而项目办公室的工作人员在负责人做决策时扮演着参谋的角色。在决策时，需考虑的因素较多，不仅要对短期的工作进行综合考量，还需以长期的眼光做好决策工作，在考虑全局的同时还需考虑局部，以保证所做决策的多样性、针对性。而办公室的工作人员则需具备极高的灵敏度以及思维能力,帮助企业负责人做好参谋工作，并结合工作中的核心内容制定可实施且负责人认同的处理策略，明确负责人的思路与要求，全面落实所制定的方案，充分发挥施工企业项目办公室工作的引领作用，为负责人的决策制定可靠、可行的方针。此外，办公室的职工也需协助企业负责人开展项目监督与检查工作，以此提高企业整体的督查水平。

结论：通过对项目办公室工作进行优化，不仅可以促进施工企业整体工作质量的提升，还能够提高项目管理水平。为了达到这一目的，就需充分发挥项目办公室工作所具备的综合性职能以及信息站点的作用，优化各项工作的同时推动施工企业稳定、长远发展。

参考文献：

[1]张桂芳.施工企业项目办公室如何做好后勤服务工作[J].企业文化（下旬刊）,2019(9):249.

[2]杨燕梅,龚玉梅,李元珍.施工企业改革发展新阶段办公室管理创新及思路[J].云南水力发电,2019,35(04):185-189.

[3]谷腾.如何做好施工企业办公室工作的相关分析[J].中国民商,2018(09):69-70.

作者简介：练达（1986—），男，仡佬族，籍贯：河北大成，单位：广西建工集团第三建筑工程有限责任公司。