企业文书档案管理问题与对策思考

企业文书档案管理问题与对策思考

林健

天津市津能工程管理有限公司 天津市 300384

摘要：在我国科技不断发展，各领域技术水平逐渐提高的今天，文书档案在企业不断发展中发挥了重要的作用，随着信息化技术的不断发展，企业文书档案建设存在部分问题，为了改善企业文书档案建设质量，需要加强文书档案基础工作建设、提高文书档案工作人员的信息化水平。

关键词：企业；文书档案；管理问题；对策

引言

众所周知，文档是一个企业或部门非常重要的文件，它关系到部门的长远发展和日常管理，所以我们必须加强管理文档文件、完善相关工作，只有通过不断地创新工作理念，才能使文档管理更加科学、合理，为企业生产经营活动奠定一定基础，使公司企业发展更加科学合理，提高部门竞争力。

1文书档案定义

文书档案，产生于各种机关、团体、企事业单位等在日常工作、行政管理等活动中，从各类型具有保存价值的、较为重要的文书材料转化成为档案，人们在生产生活中的使用文字记录、相互交流、信息传递等活动均可汇集产生文书。文书主要包括公务和个人两种类型，通常所说的文书主要指公务文书。就企事业单位的管理体系而言，文书档案管理是其非常重要的一部分，与单位管理效率、服务质量有着直接的联系。而对于文书管理来说，分类和归档又是其中的主要构成部分。但是，随着现代社会的发展进步，企事业单位文书档案管理工作也暴露出了很多问题，这就需要单位从自身实际出发，针对问题提出解决措施，让文书档案管理工作更顺利、更规范、更标准地进行。

2企业文书档案管理问题

2.1归档认识层面的问题

应以归档管理为管理者决策提供有效依据。在企业档案管理中发生问题，不仅会导致档案记录的混乱，还可能会对企业其他的管理工作造成影响，使正常的生产经营活动无法顺利开展。曾经有个别单位与合作方签订零星维修工程合同书后，由于没有充分意识到合同资料归入文书档案管理的重要性，没能及时移交材料给档案部门，之后经人事变动调整，也没有对材料的原件进行保存，结果给财务结算工作带来了极大的困扰，同时直接影响了后续一系列工作的开展。

2.2 管理水准较低

现阶段，企业单位的档案管理人员将主要的时间、精力放在了文书档案资料的保存方面，这种管理模式极为封闭，导致不同时期企业单位的档案管理人员依循相同的规范要求处理各类文书档案资料，并未依照新形势的时代特征、企业单位各项业务的实际情况，开展具有针对性的档案管理工作，没有结合企业的实际需求制定系统的档案管理工作规划，也未能有效落实各项工作细节，这在一定程度上降低了企业单位的档案管理水准，未能有效发挥文书档案资料的功效，没有充分利用文书档案资料的优势，无法为企业单位提供有力的支持。

2.3工作人员意识缺乏，宣传工作不够

档案信息来源于人类在各个层面的实践活动，和企业内每位员工息息相关，在十几年甚至几十年的工作生涯中，每个工作人员总会有自己想要保存的东西，企业也会有很多珍贵的历史资料、文件等值得纪念和保存，若工作人员没有归类、保存意识，也不懂得专业知识和相关规定，档案管理工作不仅无法正常开展，甚至还会让与企业、员工有关的珍贵资料、文件等流失。因此，对档案管理知识进行适时的宣传和积极普及，努力促进大众提升档案管理意识，这样才能让档案管理工作更好地开展，更快实现标准化和规范化。

3企业文书档案管理问题的对策思考

3.1强化档案意识

采取灵活多样的形式向领导和员工宣传档案法律法规，大力营造抓好档案管理工作的良好氛围，不断提高相关领导及全体工作人员对档案工作的认识，努力争取其对档案工作的重视、理解、关心和支持，变被动为主动，积极更新档案工作的创新思路，使档案工作纳入到本单位总体工作规划和年度工作中。

3.2推动信息化建设

在新形势下，大部分单位在实际的生产经营活动中，未意识到新形势时代变革、技术变革的积极性，仍将主要资源集中在生产方面，采取传统人工方式对各项生产经营活动开展管理工作，忽视了信息化技术对于文书档案管理活动的重要意义，这就导致企业单位在实际的文书档案管理活动中，依然沿用传统的人工方式存储文书档案资料，并未结合企业的实际经营生产情况，引入先进的信息化管理手段，未能有效运用先进的档案管理理念，也没有充分发挥档案资料的效用，这在一定程度上浪费了企业长时间以来宝贵经营生产经验。从某种意义上讲，当前部分企业单位的管理层没有深刻地领会信息化技术对于文书档案管理活动的重要性。企业单位应根据时代背景，行业发展状况以及企业各业务流程的实际情况，逐步引入先进的技术手段，建立并完善档案管理系统，进一步增强文书档案管理活动的有效性、合理性、科学性。借助档案管理系统，辅助管理人员开展文书档案管理活动，制定详细的工作计划表；在规定时间内逐步使用电子文书档案替代原有的纸质文书档案，对文书档案进行统一储存。同时，对于重要的档案资料，企业单位的档案管理人员应同时进行电子文书档案与纸质文书档案管理，进而确保文书档案资料的完整性，提高档案管理质量。为进一步适应新形势的特点，提高文书档案管理水准，为企业单位的经营发展提供有力支持，企业单位管理层要高度重视信息化建设，积极引入信息化技术手段，转变传统的管理理念，提高档案管理水准，促进企业单位的稳定、长久、可持续性发展。

3.3做好文书档案整理细节工作

在企业开展文书档案整理实践期间，为了提升文书档案整理的效果，必须要注意平时积累文书档案管理经验与方法，切实做好其中的细节工作。或者说文书档案整理及管理工作的一个有效路径就是要切实做好平时积累。而文书档案资料的收集是整理与管理文书档案中非常重要的一个环节，是整个文档整理实践中最为关键的一点。因此，企业内部的文书档案管理者必须要注重做好平日的文书档案资料收集与整理工作，这样可以为后续文书档案的归纳、分类、分析以及使用做好铺垫。此外，做好文书档案整理工作的细节工作会涉及众多的内容，如要制定文书档案收集与整理制度，做好详细记录，科学分类，做好档案存档及检索等众多细节工作，才能全面提升文书档案整理的效果，避免因为文书档案整理实践中的某一个环节或某一个方面存在异常情况而影响了其顺利开展。

3.4提高档案管理人员的水平和素质

档案管理工作整个过程中的直接接触者和工作践行者非档案管理人员莫属，档案管理工作的标准化与规范化进程主要取决于其管理能力、工作水平和个人素质。因此，要不断促进档案管理人员综合素质提升，要在培养现有人才的基础上，积极引进管理人才，让档案管理工作更好地开展。

结语

综上所述，文书档案是国有企业发展中十分重要的一部分，加强国有企业文书档案信息化建设也具有非常重要的意义，在实际开展文书档案信息化建设工作时，要全面认知当下文书档案信息化建设现状及问题，在此基础上重视开展文书档案信息化建设工作，提高文书档案工作人员的综合素养，推动企业文书档案信息化建设不断前进。

参考文献

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