浅谈现代档案管理中的电子档案与纸质档案并存管理

浅谈现代档案管理中的电子档案与纸质档案并存管理

穆友杰

山东省单县 民政局老年 福利 服务中心 山东单县 274300

摘要：电子档案与纸质档案在当前以及今后相当长的时期将互为补充，取长补短，长期并存。并且电子档案管理与纸质档案管理的并存是两种档案管理自身的特征以及信息时代环境发展所决定的。纸质档案管理是档案管理工作中的基本模式，但是其缺乏电子档案管理中大储量、方便携带、方便利用等特征。信息时代环境下电子档案管理模式已经深入人心，但是纸质档案管理有着长久以来科学严谨的管理体系，这是电子档案管理无法取代的。因此电子档案管理与纸质档案管理在当下信息时代环境下都拥有了彼此无法替代的特征和作用，将现代档案管理中的电子档案与纸质档案并存管理是档案管理工作的必然选择。基于次，本文阐述了电子档案与纸质档案的主要特征，对现代档案管理中的电子档案与纸质档案并存管理措施进行了探讨分析。

关键词：电子档案；纸质档案；特征；并存管理；措施

现代档案管理中的电子档案与纸质档案并存管理，丰富了档案管理方式。并且纸质档案和电子档案的载体不具有继承性和相互否定性，二者发挥各自的优势，因此为了发挥现代档案功能价值，以下就现代档案管理中的电子档案与纸质档案并存管理进行了探讨分析。

一、电子档案的主要特征

1、优势特征。第一、电子档案便于查询。电子档案仅仅需要相关的索引查找便可以实现快速借阅。第二、电子档案管理提高了工作时效。电子档案免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度。第三、有利于遗漏文件的补漏增缺。电子档案管理可随时补漏增缺，使文档不形成存积，只需按一下键盘。第四、有利于文档的保密。电子档案管理可以使利用者无法接触其他无关的文件，从而达到文件保密要求。第四、可以进行多样化管理。这里的多样化管理是指存储内容的多样化。电子档案管理不仅仅是对文字信息进行管理，它也可以对图片、声音等信息进行管理。这种存储方法是纸质档案管理所无法做到的，改变了纸质档案管理中只能对文字信息进行管理的状况，它同时也让档案管理方式变得更加丰富多样。

2、电子档案的劣势特征。主要表现为：第一、电子档案的载体存在不同程度的不稳定、寿命短等问题，并且在长期存放过程中，容易因受潮、氧化等影响而导致载体损坏，最终导致文档资料损坏。第二、电子档案以计算机为媒介，在没有计算机等相关设备后，人们无法从载体中直接获取档案信息，因此存在一定的依赖问题。第三、电子档案容易遭到破坏，在计算机遭到病毒或者黑客入侵之后，电子文档的信息安全就会受到影响。

二、纸质档案的主要特征

1、优势特征。纸质档案阅读具有便利性，易于安全保存，不易丢失。纸质档案可以做到有一定的法律效力，比如带有当事人印章、手印和签字的档案，具备相应的法律效率，但是电子档案的法律效力尚不明确。纸质档案具有耐久性，现代文件用纸的寿命能够达到200年以上，可以较长时间保存重要档案。

2、劣势特征。纸质档案占据空间较大，能够储存信息的密度太小，查阅档案不方便，整理起来也比较麻烦，而且纸张容易损坏，因此需要妥善保存和管理。纸质档案的信息共享性较差，在同一时间同一地点只能供一位用户使用，同时传递速率也较差。

三、现代档案管理中的电子档案与纸质档案并存管理措施

1、合理构建电子档案与纸质档案集成化管理机制。在电子档案与纸质档案并存的新形势背景下，档案工作人员加强对电子档案与纸质档案的管理是适应档案事业变革发展的必然选择。档案工作者必须切实转变自身思想观念，加强对电子档案与纸质档案的管理，为档案管理工作营造外部保障和良好的内部环境。针对当前电子档案与纸质档案并存的局面，构建两者的集成化管理机制，统一电子档案与纸质档案的收集、归档以及借阅的管理，规范电子档案与纸质档案管理工作的程序、内容与范围。根据各个档案之间的联系，全程监督控制档案的利用与保存过程，确保档案管理工作健康有序进行下去。　　

2、建立健全相互配合的档案管理制度。由于电子档案管理与纸质档案管理在方法上具有差异性，因此为了实现两者工作的有效结合，就必须要建立相互配合的档案管理制度，保证两个管理工作能顺利开展。在具体操作中，管理人员需要充分借助两种档案在信息储存上的优势进行互补，实现两种管理方法的分别利用，并建立沟通渠道，保证单位能在信息储存上保证业务的一致性。例如，对于关键的档案信息，需要分别用电子档案与纸质档案的形式进行储存，在对其进行归档之后，及时从计算机上拷贝，并输出为纸质档案。对于一些不会变动的档案信息，可以用纸质的形式进行储存，包括单位人员任职资格、学历证明等；而对于经常变动的信息，可以用电子档案的形式进行储存，包括采购信息、考察信息等，保证能实时更改信息内容，并且所有更改都会有更改历史，方便人们更好的开展工作。

3、加强电子档案管理与纸质档案管理的互动。电子档案管理与纸质档案管理之间的互动是基于两者间的共存而进行。两者共同合作相辅相成、相互依赖，但同时每个档案管理的系统内部也独立发展。电子档案管理与纸质档案管理这两者既要完成自己本管理系统内的工作，也要发挥自身的特征互相配合，共同进行工作的推进。两者之间在工作过程中互相影响能够有效地提高工作效率，对档案管理工作来说也具有一定的积极意义。电子档案管理与纸质档案管理之间互相影响主要表现为以下几方面：其中一方面是在纸质档案管理的影响下，电子档案管理可以根据其不断完善自身的管理工作方式。两者相互影响、共同进步，从而在档案管理领域形成一个系统的综合的管理体系。还有一方面是电子档案管理对纸质档案管理所带来的影响，其中之一，纸质档案管理受到电子档案管理的影响能够在一定程度上加速档案管理进程，有效推进档案一体化管理。从另一个角度来讲，电子档案管理的实体管理模式或多或少地促进了纸质档案的管理，实体系统性管理也是纸质档案管理的基本，这两者只有更好地并存才能更加高效地进行工作。同时电子档案管理也具有快速检索的功能，这个功能能够更加方便快捷地进行信息的搜索，当电子档案和纸质档案合作工作时，纸质档案也能够借助电子档案的管理模式通过信息检索更快更准确地查找到档案。

4、有效实施“双套归档制”。通过文本或影像的方式将电子与纸质文件的信息存储在同一张储存介质上，并通过软件建立数据库索引，这样就能及时检索到电子文件的内容，并实现自动化管理。同时还可以实行“双套归档制”，也就是说，在对电子文件进行归档保存的同时还对纸质文件进行保存，对于归档的电子文件而言，在内容、描述说明上都要与纸质文件相同。也就是建立两套不同的管理系统，在强调二者联系的同时，还要突出各自的特征。并在两者之间建立“通道”，这样就能实现在阅读某个文件同时及时找到相同内容的其他文件，从而在业务处理上达成一致，为信息取用提供方便。

结束语

综上所述，科技的进步发展，提升了信息技术以及大数据技术等现代技术水平，使得纸质档案已经不能完全满足时代需求，因此需要同电子档案管理进行有效并存，从而发挥现代档案的功能作用，所以必须加强对电子档案与纸质档案并存管理进行分析。

参考文献

[1]卢湘.电子档案与纸质档案并存之探讨[J].职业教育研究,2018(S1)

[2]杨沫.浅议纸质档案管理与电子档案管理的融合[J].卷宗，2019（06）

[3]牟仙仙.基层事业单位纸质档案和电子档案的并存与融合管理[J].才智,2020(17)

[4]王丽华.浅谈电子档案与纸质档案并存阶段的管理[J].经济学,2020(4)