探究黑龙江省档案管理模式改革的对策

探究黑龙江省档案管理模式改革的对策

韩方榕

哈尔滨爱立方孵化器集团有限公司

摘要：随着时代的发展，许多工作需要经过不断调整以便适应现在的发展形势，传统档案管理模式有必要进行积极改革，以适应民众对档案管理提出的各项需求。本文针对企业档案管理模式的改革展开讨论，分析了企业应该如何采取对策优化档案管理。

关键词：档案管理；模式改革；对策

经济社会的高速发展，促进了传统管理模式的信息化转变，有效满足了在新的社会环境下的发展需求。企业要想适应变化的形势，就要深化改革，根据市场变化来自主经营，不断发展，企业的经营模式以市场为导向在不断发展，这样的经济经营模式也使企业的管理模式发生了史新，现代企业管理正在面临着一个新的问题，那就是企业的档案管理问题，企业的档案管理要不断面对新的形势，促进企业的发展，提高企业的经济效益与经营质量。

一、档案管理模式改革的必要性

1、便于查阅档案资料

过去档案管理模式主要以传统纸质档案为主，所含有的数据量巨大，在进行档案查找时所耗费的时间也较多。即使当前为了更好地进行档案查询而选择有序存储，但是在成千上万的档案中按照目录寻找所耗费的时间也较多，不利于查阅档案信息。档案查阅的时间也有一

定的限制，需要在一定时间内归还，在开展活动时也会因此耗费时间与人力，造成工作效率的低下，不利于推动高活动的开展。而档案改革能够实现海量数据的有序管理，能够在短时间内查找所需信息。由此可见，档案模式改革对档案管理中具有重要意义，是对其管理模式的创新。

2、提升档案录入的效率

档案管理一直以来都是一项耗时长、工作量大、程序复杂的工作，需要耗费大量的人力物力，这种传统的档案管理方式也容易导致档案内容的失真与丢失。在大数据时代背景下，通过革新与优化档案管理模式，档案管理人员能够利用计算机技术来进行档案录入与储存，

减少档案录入人员对档案的影响，能够大大提高档案管理的效率。

3、增强档案的安全性

为避免因档案管理问题对经济的发展以及资料查询造成极大不利，有必要对其进行改革，使档案能利用计算机终端通过互联网完成对档案数据检索查询。档案事关无数民众大量隐私，因此，在改革传统档案管理模式时，应特别注意档案数据是否安全，确保档案资料不能出现丢失、被窃等安全问题，在对档案管理进行信息化改革时要同时建立良好的安全防护措施，避免出现因黑客恶意攻击对档案产生破坏。

4、创新档案工作方式

档案管理工作是建设的重要内容之一，同时也体现着建设和管理工作的水平和能力。国家教育部门出台了相关的文件，要求各要加强档案管理工作，并将其纳入到企业整体发展规划当中，做为基础性的工作抓好、落实好。要严格依照国家的规定要求，将档案管理工作重

视起来，做为学校整体建设的重要内容，并定期对该项工作进行年度评估，及时掌握档案管理工作中的优势和不足之处，进而采取有效措施加以调整和优化，推动档案管理工作的进一步发展。

二、档案管理模式改革的对策

1、建立健全档案管理体系

大数据思维引导下的档案管理工作的创新改革，是企事业单位内部管理细则中的重要执行内容，应用大数据技术，全面提升信息管理工作的实效性与流转速度对提升档案管理质量起到非常必要的作用[3]。因此，在构建档案管理信息资源平台中，应建立健全标准化体系，通过文件管理标准化、电子信息流程化、数据采集范畴化等，同时应用DWA大数据技术，全民推广文本信息、媒体视频等非结构化档案管理形式，对海量数据的收集、整理和使用搭建了系统化的框架。

2、加强数字化管理的应用

传统的档案管理工作是以纸张为主要承载体，在长久的发展过程中不仅容易丢失，还会因为各种不稳定的因素破坏档案信息。随着时代的发展，企业越来越重视数字化技术的应用，将其充分应用到档案管理工作当中，将文字转变为数据信息，能够提升档案管理工作的效率和质量。但是采用这种技术对工作人员的专业技能要求较高，他们必须具备较高的计算机办公软件操作水平，能够较快地接受新时代信息技术的发展和变化，具备较好的学习能力，这对改善我国部分企业档案管理工作人员老龄化具有非常重要的作用。另外，数字化技术的有效运用能够加强档案信息的整理与保存，增强工作效率，有利于提高各部门的工作速度，除此之外，还能保障档案信息的完整性和有效性，避免了传统档案管理工作中档案内容缺失、错误的现象。更重要的是数字化管理方式的应用大幅度缓解了企业长久以来存在的员工冗杂的问题，有利于减少企业的用工成本，提高工作效率，增强企业的经济效益。

3、提升档案管理人员素质

企业的生存与发展靠的是信誉与经营质量，管理是经营有效的一部分，企业管理质量直接与管理人员相关，企业发展提高了管理水平，这样-定会出现大规模的档案资料，例如：人事资源资料，工程建设技术以及施工图纸等，这些档案资料为企业的经营与管理提供了技术与经验方面的支持。档案是由人来管理和操作的，可以从以F方面对档案管理人员进行培训。首先，自觉学习，不断进步。要加强理论知识与实践技能的学习，要认识到档案管理的工作内容，及其重要性，积极调整知识结构，紧跟现代化建设的步伐，在精通档案管理的同时，还要掌握一定的现代化信息技术，提高操作水平，以此不断适应现代社会。其次，相互学习，相互促进。档案管理是一个充满学问的工作，工作人员可能时刻面临新的形势，新的问题，可以把工作做得好的单位或个人作为学习的楷模，并要经常参与关于档案管理的学术讨论会，听取优秀的建议，吸收好的观点，全面提高档案工作人员的水平。再次，及时了解所在企业的工作内容，积极供应信息服务，作为企业的档案管理人员要注意掌握企业的发展方向与经营内容，以企业的生产经营与科研活动为核心，主动为企业提供相关的信息咨询服务，发挥档案信息的利用功能。

4、加强企业电子档案的安全性和保密性建设

电子档案的安全性和保密性建设是企业电子档案管理工作的重要组成部分，因此要加强企业电子档案的安全性和保密性建设。首先，要加强电子档案收集信息过程的安全性。在收集信息的过程中，相关的工作人员和部门要保证用户的信息不被泄露，加强对用户信息的保护和保密。其次，要建立有效的安全防护系统，以保证电子档案系统的安全性。比如可以安装防火墙、杀毒软件等系统，保障电子档案的安全。最后，要强化整个电子档案管理团队的安全意识，特别是要强化网络安全意识，通过技术手段创造安全的网络环境，提高企业电子档案的安全性。

三、结束语

企业档案管理人员想要实现档案管理模式的优化创新，首要实现对自身管理工作的优化，加强对电子信息技术和相关网络技术的学习，并结合实际情况，完成相应的档案数据库建设。加强各种信息管理模式的应用，提升企业档案管理效率和档案数据安全，降低档案信息泄露风险，进而提升企业档案管理工作服务质量。

参考文献：

[1]刘昊天．高校人事档案信息化管理中大数据技术的应用［Ｊ］．科技视界，2020（12）：157-159．

[2]屈荣.关于企业档案管理体制改革的探讨[J].传媒论坛，2019(16):145-146.

[3]吕姬婷.档案管理模式改革在医院档案管理中的应用[J].中外企业家,2019(5):114.