浅议如何加强基层档案信息化管理

浅议如何加强基层档案信息化管理

乔中贤

中国华电科工集团有限公司新能源技术开公司 100160

摘要：我国已经进入信息时代，信息化已经成为经济和社会发展的重要标志，为现代各行各业的发展注入了活力。在档案管理中引入信息化，实现档案信息化管理已经成为档案业发展的必然趋势。近几年，我国各地基层档案部门对信息化建设进行了探索和尝试，取得了一定的成效。国内已基本实现档案信息化，地区性基层档案服务也逐步走向信息化。它既推动了档案管理由实体档案管理向多种形式数字化的转变，又促进了档案工作现代化、科学化、规范化。与此同时，如何在信息时代做好档案管理工作，也给传统的档案管理提出了新的挑战，是各级档案管理者亟待解决的课题。

关键词：基层档案；信息化；管理

1.档案信息化管理意义

企业档案信息化要遵循相关法律法规，采用科学合理的管理方法，运用网络平台、信息技术、信息技术等手段。达到了企业生产过程中出现的档案信息的网络化、数字化，使之可以再利用。信息档案的功能主要是将档案数字化，然后对其进行处理、转换、收集、存储和管理，使档案更加方便、可扩展，实现了企业资源的实时共享，极大地提高了档案质量。

以网络技术为载体，对企业档案进行信息化管理，系统整合先进科技，为公司各部门提供准确的数字信息，为公司正常运行和生产提供基本的服务保障。先前的存档模式基本上是由文件管理器收集和管理文件，而非备份文件。档案管理员在查询资料时，必须结合编号、目录等检索方法，对档案库进行全面查询，既费时又费力。若以纸储存方式储存，经长期储存后，由于受外界环境的影响，特别是一些高塔、建筑物等档案信息需要长期储存，会对纸张质量造成损害。在文件损坏的情况下无法恢复。这对档案的保存与管理造成一定的困难。把所获得的数据信息转化为电子文档，企业既能实现信息资源的可视化，又能实现信息资源的共享，实现档案资源的最大化利用。

2.基层档案信息化管理面临的问题

2.1档案信息化建设不够重视

大部分基层单位对档案工作重视不够，对档案工作的重视不够。当前，档案信息化进程在加快，但领导层对档案信息化建设认识不足，对信息化建设重视不够，人力资源投入较少。

2.2缺乏档案信息管理知识

信息管理是实现档案规范化管理的有效途径，是大势所趋。但是，目前基层单位对档案信息化的认识还不够全面，没有认识到现行的传统档案管理模式成本高、效率低等弊端，并没有看到其发展的必然趋势。这样对档案管理的认识不足无形中阻碍了档案信息化建设，影响了档案信息化管理的尽早实现。

2.3文件信息管理投资少

设备设备先进，信息管理体系先进，是信息化管理的重要组成部分。但是很多单位由于领导不重视，很多单位对信息化建设的投入很少，导致信息化建设基础设施不足。档案数字化特别需要大量资金。档案信息化建设，没有足够的经费保障，谈不上。

2.4档案信息管人不足

档案工作离不开人民的参与，只有拥有专业的信息化人才，才能保证档案信息化的和谐发展。当前，基层档案管理人员大多是兼职人员，工作岗位全，专业知识缺乏，未经正规培训。自己的档案管理基础知识比较难谈信息化。适应档案信息化管理的需要，简化档案信息化的过程。

3.加强档案信息化管理的对策

3.1加强档案信息网建设与管理

互联网是数字化档案信息传递与交流的平台，是档案信息化的基础设施。推动档案信息化，首先要建立档案信息网络，加强档案信息管理，首先要做好档案信息的网络化管理。各地区的档案信息网络主要有：专门建设的档案局域网、地区网等专用档案信息网络，以及互联网、政务网等网络共享平台。并在此基础上，逐步形成了以服务社会、民生为基础的保险、人事管理、历史资料查询等专业网络。档案馆建立了多种信息传输和交流平台。为了保证网络和数据的安全运行，加强对各种网络的管理，主要包括三个方面：第一，完善系统和履行职责。要对不同网络配置专门的管理人员，制定相应的管理制度和责任制，保证对网络运行的有效管理。第二，注重技术管理，定期进行调整与维护，及时更新和更换设备，确保设备运行状况良好。第三，加强网络安全管理，重点防范数字文件传输安全问题。网络防火墙应该设置。第四，认真贯彻国家档案信息化法规和标准，严格执行国家档案信息业务的统一管理标准、行业标准和技术标准。不要使用不同的硬件、软件系统和各种数据库。各种文档格式问题影响信息的有效交流与共享。

3.2档案信息资源管理强化

归档信息资源是指在线档案、电子档案、原始图像、磁带、光碟等档案资料，储存在不同媒体和阶段的各种在线、线下数字档案信息。档案信息化是档案信息化的核心内容，是实现档案现代化的主要手段，而非传统纸质档案。文件信息资源管理主要包括以下内容：一是信息资源的收集与生产。建立和实施文件综合管理系统，确保所有档案的收集不遗漏。各部要严格执行文件整合管理制度。必须将所有手稿、图像和电子数据备份到档案部门并存档。通畅的网络保证了档案资源的及时、准确、全面。档案部根据各部门提供的资料，及时组织制作，利用计算机、数码相机、扫描仪、语音输入等技术进行数字化处理，成为合格的档案信息资源。第二，做好信息资源的储存与保管。为了确保档案资源长期保质储存，在传统档案室进行防火、防盗、防水、霉、虫、蛀的基础上，采用现代技术，增加防光电、防磁、防辐射等措施，以避免设备故障或损坏、出现程序缺陷、电子计算机病毒、窃听篡改、黑客攻击、技术消除等技术问题。

3.3加强档案信息化管理人才队伍建设

实现档案管理信息化是对传统档案管理的创新，是现代电子网络技术在档案管理中的应用。搞好档案信息管理，需要有现代化知识的人才。但是，我国大多数地区的档案管理者并不能完全满足这一要求。加强档案信息管理，首先要培养具有较强政治意识、较强的学科观念、较高的技术、专业水平和工作能力的复合型人才。建设符合新时代要求的档案情报管理队伍。要达到这个目的，首先要加强档案专业基础理论和专业技能的培训。加强档案工作人员基本理论、实践技能和档案工作政策。为了提高我国档案管理队伍的整体水平，采取了在职培训、校外培训、人才引进等多种方式。第二，加强现代信息技术培训。让档案管理人员尽快掌握建立档案目录数据库，规范数据收集，正确使用软件和网络知识翻译等方面的知识和技能。

3.4加强设备技术投资与管理

档案管理信息化要靠现代电子网络技术、电子计算机硬件、各种先进的电子软件技术支撑。其硬件包括：计算机、数码相机、扫描仪、语音输入设备、多媒体传输设备等，完成数模集成、数字编码、存储、播放等功能。与此同时，还需要不断购买新系统软件和更新。这些都需要档案管理部门领导不断加大投入，购置和装备先进设备。对软件技术进行更新和更新，改善现有的工作环境，满足档案信息管理的需要。在充分发挥技术人员的作用下，加强设备的管理和维护。严格执行设备定期维护制度，确保现有设备充分发挥其功能，促进档案信息管理的实现。

结语：

对基层企业而言，归档完整、准确、系统、规范和安全，对基层企业经营、管理、监督、等活动在证据、责任和信息等方面提供重要基础支撑。信息化时代的到来，给档案管理带来诸多变化。基层企业宜顺应时代潮流，实现档案管理信息化，基于档案信息化实现企业数据的分析、汇总、编研及再利用，使档案更好的为企业发展服务，助力基层企业提升管理水平。

参考文献

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[2]韩玮.企业档案管理信息化建设的途径探析[J].智库时代，2020（06）：45-46.

[3]张利军.企业档案信息化建设中存在的问题及其对策[J].科技风，2020（01）：73.