加强办公室档案管理的创新思路构架分析

加强办公室档案管理的创新思路构架分析

王雪莹

河南省中医院（河南中医药大学第二附属医院）郑州市 金水区 450002

摘要:随着社会发展，档案的重要性日益明显，因此档案管理工作逐渐成为了大众关注的重要内容，但社会发展进步过程中，传统的档案管理方式方法部分已经不在适用，因此探索加强办公室档案管理的创新思路探讨有实际意义。

关键词：办公室档案；管理工作；创新思路

引言：办公室档案管理工作的开展效果对单位其他部门的管理工作进展有紧密联系，同时由于档案涉及大众的切身利益，也会对单位发展造成影响。结合时代发展特点，在新时期传统的档案管理相关流程等已经无法满足需求，需要顺应时代发展变化，积极创新现有的档案管理流程、制度等，从而为单位稳定发展提供一定助力。

1办公室档案管理工作主要内容概述

1.1办公室档案管理的职能定位

结合实际情况分析，当前我国的办公室档案管理工作主要职责便是负责档案的储存和管理，同时在民众有需求时，帮助其对档案进行查询以及其他相关的一系列工作。但实际生活中，大部分的办公室档案管理工作以管理处存档案为主，并没有随着时代变化，采用创新思维拓宽档案管理工作范围，对档案进行合理化应用。从客观角度来看，档案管理工作开展的效果并不理想，甚至在某些方面已经出现了偏差。

1.2办公室档案管理的基本原则

1.2.1规范、灵活的统一原则

从实际情况出发，当前国家制定了相关法律对档案管理工作进行了约束，各单位及企事业的档案管理规章制度等完全遵循国家的大体方略制定，以国家标准为依据落实执行，从中可知，各单位的办公室档案管理工作具有一定的规范性，同时具体实施细节根据不同单位的实际情况，灵活的作出差异性调整。

1.2.2职责和权益兼顾的原则

各单位在制定办公室档案管理制度时，首先需要明确档案管理工作的在职责和权限范围，然后结合职责内容等对各流程和细节制定标准化参考。针对办公室档案管理工作而言，具体开展工作的前提是清楚明确档案管理工工作的目标和主要任务，除此之外，为了确保档案管理工作稳定有序开展，需要组织监督管理小组，定期开展全部业务检测，不定期地开展巡查，针对发现的问题进行指正，从而确保档案管理工作切实发挥效果^[1]。

2办公室档案管理工作中存在的问题

2.1档案存储制度不完善

现阶段，办公室档案管理工作存在档案存储制度不完善现象，在日常工作过程中，存储制度存在不足，对档案的查询和收录造成严重地影响，造成此种现象出现的原因是部门协调性不足，与其他部门的配合存在缺失，例如财务、统计部门和档案管理部门协调性差，很多信息数据内有及时给予上报，导致档案中内容和实际情况存在偏差。在单位中，档案管理和其他部门属于同级别部门，并不具备上下级关系，档案管理人员也没有权限强制要求其他部门给予配合，另外其他部门大部分更愿意自己管理自己的档案，并不愿意将档案交到办公室进行统一管理，从其他部门人员心理想法方面来看，自己管理档案便于查询和更新等，不需要联系其他部门花费更多的时间查询档案。但此种各部门自我管理档案的意愿不利于单位统一进行管理，各方面的不配合，导致办公室收录的档案数据信息不全，在针对整体进行管理操作时，需要花费更多时间进行查找补充，失去了档案管理工作的实际意义。

2.2管理人员设置不合理

办公室档案管理工作意义深远，对维持内部稳定有重要作用。通常档案管理工作涉及两方面内容，一方面是档案的收录和管理，另一部分是档案查询。现阶段，我国档案局的重要负责业务便是档案查阅，这也是档案管理对外开放的一个主要窗口。但结合相关研究人员的研究资料分析，很多档案管理人员对档案的重要性认识不足，没有对档案查询工作质量引起足够的重视，从而导致很多在职工作人员多以返聘人员为主，而这些返聘人员都是年过五旬，由于年龄原因，自身精力和记忆力等都有所下降，虽然在接待来访人员方面有更多的经验，态度更加平易近人，但身体素质情况已经不再允许他们灵活、熟练地操作电脑设备，因此他们大部分都只会最基本的档案查询工作，对于信息化技术掌握不足，面对发展迅速地新设备和操作平台系统，很难快速的按照来访者的需求完成任务。且这部分资历较老的人员常常由于多种因素无法到岗，导致档案管理岗经常出现缺岗现象。另外由于对档案管理工作的认知不足，大部分人都将其当成“养老”职位，相关机构几乎不会将年轻人安排到此岗位，长期的忽视，导致档案管理工作存在些许隐患^[2]。

2.3档案管理施展空间有限

办公室档案管理随着时间发展，已经具备一定的规模，但现今社会个行业领域都时刻处于发展进步阶段，办公室档案管理涉及的信息资源数量不断增加，依靠传统的档案管理方法已经无法充分发挥作用，因此，进行档案管理创新改革有重要作用。开展创新改革，对档案管理模式结合实际发展情况重新进行全面规划，从而为人们提供更加便捷、快速的档案查阅、调取途径。答案结合档案管理实际情况分析，在规划阶段就面临很多挑战，首先便是人手不足问题，档案信息涉及内容广泛，且年限较长，导致整体数据十分庞大，重新进行整理需要花费大量的时间和精力，但现今很多办公室档案管理人员人手储备明显不足，仅依靠他们重新整理档案资料可行性不大，如果外聘人员，会增加一笔庞大的经费支出，对单位成本费用带来负担。基于此，当前大部分单位机构都察觉档案管理工作存在的不足，但综合思考各方面内容后都采取逐渐缓解的方式进行改革。

3加强办公室档案管理的创新思路

3.1自觉完善相关的档案信息监管制度体系

应结合时代特点，制定具有时代发展特征的全新档案管理制度，并构建与之相配套的档案管理运行机制，从而为档案管理日常工作落实提供参考。作为档案管理人员的上级领导，需要充分了解当前的国家政策法规，结合相应的法律规章提出大纲，然后在进行具体化的编制，确保编制的日常档案管理制度与实践内容贴合，真正可以发挥约束、指导作用。对于办公室人员而言，需要在制度中将各项工作职责进行细化，并将各部分职责划分落实到个人身上，形成完善公正的档案管理工作责任制度，责任制度中应充分标注相应的奖惩措施，并将档案管理效果以工作过人员的职称评定、业务绩效考核、表彰奖励等相挂钩，从而激发工作人员的工作热情。

3.2加强人才培养提高管理队伍的综合素质

办公室档案管理工作想要取得理想效果，需要有专业人员负责落实各项具体业务。结合实际情况来看，当前办公室内部的档案管理人员自身素质水平相对不高，缺乏较高的现代化技术操作能力。为了改善此种现象，办公室可定期组织工作人员开展计算机技能学习和信息化、智能化科技系统操作训练，通过邀请经验丰富的档案管理专家来授课，提高在岗人员的专业技能水平，且在与专家的交流沟通过程中，学习先进的管理经验，增加对国内外档案管理工作研究进展的了解，从而更好地应对新时期档案管理工作面临的挑战。

3.3提高对办公室档案管理工作的重视程度

办公室档案管理工作的重要性已经得到广泛认可，但实际执行过程中行动力严重缺失。因此开展档案管理工作时需要加强重要作用的宣传，只有工作人员正确看待档案管理工作，才能自觉遵守各方面制度要求，用认真负责的态度落实每项细节。同时档案管理工作需要各方面持续不断地配合才能有效实施，除了提高办公室档案管理人员的意识外，还需要加强对其他部门的宣传，如此才能为档案管理工作顺利开展作出最大限度地保障。最后需要积极强化领导层的使命感和责任意识，积极学习国家档案管理政策方针，提高自身的服务意识，从而更好地指导下属开展档案管理工作。

3.4利用新媒体信息技术创新档案管理思路

随着科技水平的发展，加强对新媒体信息技术的应用。首先夯实档案管理信息化建设的物资基础，随着新媒体技术的发展，档案管理工作可以应用高新技术手段创新档案管理思路。需要加强对各类基础软硬件设备的改进优化，为其提供质量优良的基础物资保障。同时加强对档案管理信息网络及软件系统的建设，现存的档案管理系统联动性不强，无法实现大范围远程查阅，需要对的那杆管理软件进行升级。其次是加强网络查询优势的应用，尽快完善档案信息管理网络平台建设推广，构建权威的专业化数字档案馆，实现便捷式与民互动，如此支持用户随时借助网络查阅所需的档案信息，充分利用信息化技术为大众带来便利。最后加强网络优势宣传，随着新媒体和短视频平台等网络平台的流行，大众获取信息的渠道呈现多元化发展，除了利用网站、QQ、微信公众号、微博等内容加强宣传外，还可以借助短视频平台的热度，加强对档案管理工作的宣传，让更多的民众了解档案管理工作的重要性，扩大档案管理在社会上的传播度。另外还可以利用这些新媒体开展系列互动活动，以群众喜闻乐见的方 式，让档案管理工作真正入眼、入耳、入脑、入心^[3]。

4新时代档案管理工作的创新具体途径

随着时代发展，科技力量越来越强大，为了满足人们的生活、学习需要，越来越多的先进技术得到大面积推广，进入21世纪，智能化、信息化成为时代主题。与此同时，办公室档案管理工作也在与时俱进，逐渐引用信息化技术提高管理工作效率和信息记录的准确性。档案管理信息化也增加了查阅信息时的效率和精准度，极大地节省了人力资源，也避免了主观因素导致的误差。基于此，当前档案管理信息化发展成为广泛推广的新思路。

4.1档案管理信息化的具体内容

所谓的档案管理信息化主要是指在开展具体工作时，将信息技术应用到档案接收、采集、保存、查询等过程中，从而提高档案信息查询效率，加强档案信息资源的利用率。从整体来看，档案管理信息化便是将传统的实体化档案记录存档工作用信息化、数字化和智能化技术开展执行，但此种档案管理创新思路也存在缺陷，部分细节并不完善，且此种档案管理方式对统筹规划能力要求较高，需要档案行政管理机构统一进行组织和规划才能更好地推动档案管理信息化发展。

4.2档案管理信息化的主要特点

档案管理信息化发展已经逐渐推广应用，结合具体过程可知，其具备三个主要特点。第一是信息化档案管理工作步骤应以国家相关法律法规为基础，遵循各上级部门和国家机构建立的各项条例等内容。第二信息化档案管理工作的主要内容是用信息技术替代传统的人工记录方式，将传统方式记录的记载的各项文件内容转化为电子版的文件档案，在当今时代发展中，教育机构、事业单位、政府部门等的档案管理工作都已实现信息化操作。第三是信息化管理方式较传统方式占据更多的优势，例如提高了工作效率，节约了人力物力，且存档保存周期更长，记录内容不易丢失，便于开展工作等。

4.3档案信息化管理建设的任务

开展档案管理信息化建设的任务便是用现代高新技术取代传统的档案管理方式，利用科技手段加强对信息资源的合理应用。推行档案管理信息化建设需要工作人员结合具体情况，具有大局观念，对一系列的信息管理工作进行科学规划，通过形成科学、系统的档案信息化管理体系，从而帮助工作人员更好地开展相关工作^[4]。

4.4档案信息化管理建设的内容

4.4.1基础性建设

首先便是基础设施建设。基础设施是实现信息化管理的重要支持，想要档案信息化管理效果达到理想状态，先进的软件和硬件设备是前提，有了运行流畅、质量良好的设备奠定基础，才能尽量避免由于设备自身问题导致的故障，降低设备问题为档案管理工作带来的困扰，从而更好地按成档案嘻嘻你还管理平台的建设，并最终实现国家级统一档案管理信息平台的建设目标。其次，构建国家级的档案信息管理平台，对实现全国范围内档案信息查询、调取、存档等有巨大的帮助。而想要实现构建国家级档案信息平台的目标，需要相关部门加大对硬件和软件等基础辅助设备的质量检测，确保两方面实现共同发展，获得同等的重视。

4.4.2标准化建设

想要推动档案管理信息化实现大面积应用，制定切实、合理的行业标准至关重要。建立统一完善的行业标准，为各单位的档案信息化管理建设工作提供参照，相关制度的制定、流程编制等都可以遵循行业标准内容设置，加上拥有统一的行业规范，企业档案管理工作各方面硬性评价管理制度相差不大，有利于进行大范围的档案信息交互或者查询。参照当前档案管理工作开展情况分析，此行业标准需要根据我国的实际情况以及各领域不同的行业实际发展情况进行编制，如此制定的行业标准才能更加贴合实际。基于此，各单位部门需要先开展调查活动，充分调查本领域的实际情况，然后依据调查结果编写本领域的行业标准。

4.4.3信息资源建设

完成档案信息化管理的前提需要保证信息资源全面完整、真实准确。因此加强档案信息资源建设时必要前提。现阶段，我国的档案信息统一性监管力度不足，很多信息较为分散，在开展档案信息化管理建设时，应用的信息资源可能来自不同部门的数据库或者国家数字档案库以及公共信息资源库等平台，多方面的信息资源渠道，容易出现数据误差现象，因此需要尽快实现资源整合统一监管，如此才能为档案管理信息化平台提供真实、统一的数据信息，保证资源的准确性，从而确保从外部查找到的档案信息资源可以成为档案信息化管理工作的资源基础。

4.4.4应用系统建设

档案信息化管理流程建设完善可以提高信息化管理的质量。因此，应结合专业技能加快档案信息化管理流程的建设，如果制定流程人员自身实力不足，专业技能掌握不熟练便会导致流程设置存在矛盾，不能充分承担档案信息管理工作。另外高端技术是依靠应用系统合理运用体现出来的，可以完美支持高端技术操作的应用系统通常界面较为简洁，且功能十分强大完善，可以兼容多个电脑系统，充分满足日常工作中的各方面需要，另外应用系统较为智能，可以灵敏区分操作人员的指令^[5]。

4.4.5人才队伍建设

最后便是人才队伍的建设，实现档案信息化管理离不开大量专业信息技术人才的帮助。在开展行业标准化建设和应用系统建设时，大量工作任务都需要专业人员执行，相对而言，专业的人才队伍对完成档案信息化管理建设工作有显而易见的帮助，目前大部分单位的档案管理人才储备较为匮乏，结合实际情况，加强档案专业技术人才培养成为重要任务。专业人才不足，导致档案管理工作团队构建不完善，阻碍档案信息化管理发展脚步，因此，加强培训专业技术人才是当务之急。开展档案管理专业人才培养，需要事先制定完整的培训计划，针对人员负责的具体环节开展针对性地训练，同时组织所有的档案管理工作人员学习计算机操作技术和信息化系统应用流程，如此大幅度提高人员的信息化技能掌握水平。

5结语

综上所述，档案管理工作是一项繁琐而又复杂的工作，其中涉及的工作任务量巨大。结合当前实际情况来看，目前办公室档案管理工作存在些许问题，这些问题对档案管理工作产生负面影响。随着科技水平的发展，新媒体等信息化技术得到广泛应用，针对档案管理工作中存在的问题进行深入思考，从而得出提升管理水平的创新思路，进而为办公室档案管理工作质量提升提供支持。

参考文献

[1] 王树菊. 单位加强办公室档案管理的创新思路构架[J]. 中国科技投资, 2019, 000（007）:288.

[2] 邓艺琳. 事业单位加强办公室档案管理的创新思路研究[J]. 办公室业务, 2019, 000（016）:123.

[3] 孟洋. 加强办公室档案管理的创新思路[J]. 办公室业务, 2019, 000（015）:186.

[4] 程镫弘. 事业单位加强办公室档案管理的创新思路研究[J]. 卷宗, 2020, 000（002）:96.

[5]郭秋平.事业单位加强办公室档案管理的创新思路构架[J].办公室业务,2019（04）:116.