电子信息化管理的重要作用探究

电子信息化管理的重要作用探究

宋文尧 张鸿磊

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摘 要：随着信息社会的发展，我们已经进入了信息时代，各行各业都迎来了新的变化。在信息化浪潮中，信息传播方式的转变和信息的爆炸式增长，给档案管理行业赋予了新的使命和要求。基于这种社会形势，许多事业单位积极探索信息化建设，加强电子档案管理。本文从电子档案的角度，探讨了在新时期档案信息化建设中如何进行电子档案管理，以期对相关人士有所启示。

关键词：电子信息化管理；重要作用；探究

导言

随着计算机的普及使用，大量的数据存储在计算机中，大量的重要数据不再局限于传统的纸质文本形式，而是以电子的形式存储、传播，如何管理电子档案成为档案管理者的难题。为了有效地做好电子档案的管理工作，必须结合信息标准建设的实际，提高电子档案处理的科学性，从而提高信息处理的效率。

1电子信息管理模式建设的功能与优势

1.1提高文件检索效率

传统的档案管理依靠人工录入、收集和处理，在实际工作中面临着巨大的工作量，这也要求工作人员进行分类、整理和收集工作。然而，档案管理人员的数量和精力都非常有限，大量的档案无法得到及时有效的处理，也降低了档案管理的效率，在检索方面也存在问题。档案管理的时间比较长，消耗了工作人员的精力，电子信息档案管理有效地弥补了上述缺点，大大减少了管理人员的工作量，使以后的档案查阅和分析更加容易，降低档案管理工作中出错的概率。目前，对于档案的检索和应用，电子信息管理模式是一种非常有效的方式。

1.2提高档案管理效率

任何工作流程都有具体的工作方法，这也离不开相关人员和部门的协调。电子信息档案管理平台的建设，为各部门之间的信息资源共享和沟通提供了更加便利的工作环境，缩短了工作时间，大大提高了工作效率。通过对以往调研和工作经验的分析，建立电子信息档案管理平台后，企业对档案的利用率也大大提高，节约了工作时间和成本。

1.3提高档案管理的及时性

传统的档案管理面临着工作量大、工作时间长，而且工作内容也很繁琐，基本上都是手工操作。同时，在传统的工作模式下，工作中很容易出现失误和问题，导致多年后信息找不到的问题，档案管理的有效性大大降低。采用电子信息管理模式，通过使用软件对档案进行分类管理，保证了档案管理的及时性和准确性，对全面提高档案管理质量起到了作用，可以第一时间将档案汇总到数据系统中，提供了更方便的访问条件，避免了滞后问题的发生。

2 当前电子档案管理工作存在的问题
　　2.1 缺乏相应的标准和规范

电子档案管理规范和标准是实现档案信息化的重要保障，主要体现在电子档案的定义、传递、处理、存储、安全保障、检索、利用等方面。在当前的电子信息档案管理中，由于缺乏相应的工作规范，在具体工作中存在业务流程不熟练、业务范围不明确、违规行为多等问题，不利于电子信息档案管理的有效开展。

2.2加强电子档案的维护

电子档案的管理和维护仍需加强，主要包括以下三个方面：一是电子档案管理系统维护周期长，在实际使用过程中容易导致电子档案管理系统故障不断升级，不利于软硬件设备的升级；其次，电子档案管理系统的维护不够深入和细致，特别是在工作复杂的背景下，维护工作需要更加专业、细致和全面。工作中一旦发现问题，就要及时处理。如果一些难题经常被忽视，还会产生一系列问题，给后续工作留下隐患；最后，维修技术还不够先进，特别是电子档案管理时间不长，没有达到高度自动化，费时费力，效果不明显。

3电子信息管理在档案管理中的作用

3.1加强管理流程体系标准化

传统的档案管理模式笨重，对人力资源的需求也很大，档案管理中经常出现因操作失误造成的管理不当问题，影响了档案管理的水平和质量。电子信息模式的应用降低了传统档案管理的复杂性，提高了资源数据的共享效率，加强了管理流程的规范和完善。电子信息管理也实现了档案管理由原来的手工管理向自动化管理的转变，避免了人为因素的干扰，通过系统程序的设置，实现了信息数据的自动分类存储和更新，从而保证信息数据的质量和准确性。

3.2加强档案管理的及时性

传统的档案管理模式比较单一，需要更多的时间和精力，存在的偏差也比较明显。再加上工作人员自身素质等因素的影响，档案管理的效率不高，影响了档案数据的真实作用。而电子信息模式的应用可以更好地提高档案管理的及时性，提高档案的价值和使用效率，为企业的发展提供帮助。

3.3提高档案管理的准确性

对于所有行业来说，档案是更重要的内容。开展档案管理，除了保证数据信息的准确性外，还可以实现数据的整合和汇总，为管理人员做出相关决策提供依据，从而促进企业的长远进步，提高企业的竞争力。档案管理包含的内容相对较多，如员工信息、不同阶段的发展规划、不同阶段的发展目标和政策信息等。只有加强这些数据的完整性和安全性，才能为企业提供更多有益的帮助。电子信息技术主要以计算机网络和计算机作为信息管理的载体。在准确性和保密性方面，电子机械化的应用比手工操作更安全。它为人员查找和存储信息提供了极大的方便，也在一定程度上提高了档案管理的效率。

3.4 提升档案管理工作运行效率

电子信息管理模式主要是应用计算机设备进行文件管理和信息存储，这也说明很多信息数据可以通过硬件设施直接存储，不再需要整理，加上其存储时间长，不易损坏的特点，可以更好的保证文件数据的质量。电子信息管理模式的应用使档案向数字化模式转变，减少了纸张的使用，减少了存储空间，增强了环境保护的效果。同时，也减少了人力物力的消耗，增加了数据信息的查询，从而促进了档案管理的可持续发展。

3.5资源共享

电子信息管理是提高档案管理水平、实现办公自动化目标的重要保证，也是未来企业发展的必然趋势。只有提高办公自动化的管控水平，才能更好地实现资源共享，保证文件归档和使用的同步实施。然而，在我国档案的开发利用过程中，还存在许多问题，需要有关人员加强电子信息管理，充分利用档案信息资源，从而达到管理的目的。

3.6建立健全电子文件系统

各单位应当建立电子档案系统，方便电子档案的归档和保管。建立安全体系，通过权限控制机制，对不同的数据设置不同级别的权限，提高监督验证的有效性；电子文件资料由专人保管，专人负责保管。会计电子档案生成的档案数据的存储和借阅设置为只能读取、不能修改的格式，只有管理员有权管理。会计档案的电子化管理还需要注意档案数据的保密性。对于需要保密的文件，要注意与网络隔离，防止网络黑客和网络病毒，以免造成文件数据被盗。对于联网的电子会计档案，要通过安装防火墙、网络防护设备等方式提高会计档案的安全性，防止网络攻击，保证电子会计档案的正常管理和使用。电子会计档案具有兼容性、通用性和易识别性，保证了不同时期数据的兼容性和方便性。同时，要做好电子文件的备份工作，防止文件因介质消磁数据而无法读取或人为损坏。

结语

随着社会的快速发展和科学技术的不断更新，会计行业已经步入大数据时代的信息化进程，会计电子档案的管理也应该得到更好更快的发展。在发展会计档案电子化的过程中，还要注意会计档案管理中存在的问题，完善管理制度，在保证会计档案质量的基础上，运用现代电子手段，提高档案利用率，为企业决策提供科学依据，减少企业在会计档案管理上的支出，为企业的可持续发展提供有力支撑。　　

参考文献
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