对政府投资性建设工程项目档案管理的思考

对政府投资性建设工程项目档案管理的思考

丁时慧

长沙市公共工程建设中心； 湖南长沙 410000

摘要：随着社会主义现代化建设进程的不断加剧，市政建设政府投资性工程项目进入高增长、快增速的阶段。政府投资项目往往惠民普及性较大，建筑功能更利于大众生活建设生产，关乎于民生全局，因此，往往此类项目关注度热点较高，对于提升民众信心和提升生活质量影响较大。然而往往现实却是政府性投资工程建设项目在初步设计、实施施工、交付使用全过程中工程建设档案建设与管理被人忽视，出现了工程重点建设，档案轻度管理的可怕现象，给日后建筑功能使用、项目改建扩建、建筑应急重大自然灾害等各个环节留下了安全隐患，本文对政府投资性建设工程项目档案管理工作进行梳理、思考和总结，提出对应的管理建议和策略。

关键词：政府投资性；档案管理；工程项目

一、政府投资性建设工程项目档案管理所面临的的具体问题和挑战

（一）是档案管理责任落实。当前没有一套针对各参建部门档案移交、管理约束的合理机制和规范要求，一些建筑单位和企业虽然建立了档案管理部门，执行相关档案制度，但往往力度不够，责任执行不到位，监督考核没有落实到实处，档案管理只做表面工作。

（二）档案管理机构功能不完善。档案管理机构不能及时应对突发情况、队伍人员基本素质参差不齐等现状，严重影响了建设工程项目档案的科学性有效性管理。很多部门档案人员是兼职编外人员，对城建档案专业知识不了解，管理更无从谈起；有些单位由于领导不重视、管理不到位、思想观念存在懈怠，存在对城建档案管理工作懈怠现象，加之缺乏行之有效的约束机制，档案无人问津，久而久之造成文件不全、遗失、虚假等情况。

（三）是对档案管理工作重视和思想认识程度不够。由于多数政府投资性工程建设项目承建单位抱着项目建设任务完成的想法，对工程资料收集整理、保管养护等环节不予重视，甚至出现多数形式工程，档案无人问津的局面。另有部分单位不按工程备案相关程序及时组织竣工验收，导致工程交付使用多年却没有一套完整系统资料。

二、针对目前现状所作出的应对和措施

（一）提高管理层次和管理常识。做好队伍管理协调工作。基层建设单位领导要加强工程建设管理法律法规和管理知识的学习，把基建工程建设任务责任落实到个人，同时要选派一些专业能力过硬、理论知识扎实、工作责任心强的人员参与基建工程项目的管理。二是熟悉管理业务。要提高相关人员专业素质。根据工作需要定期进行业务能力的培训工作，就政府投资项目从工程立项、进行可行性研究报告、初步设计、招投标到竣工验收的相关规定、法律法规和有关要求进行系统培训，切实加强工作人员业务水平能力。三是掌握管理规定。熟悉基建工程建设过程中各个环节的基本内容，从图纸设计、工程发包、签订合同、组织施工、竣工验收、结算审计、财务付款等方面的管理措施和控制要点，熟悉相关的管理规定，做到有章可循，减少和避免各种错误的发生。^[2]

（二）加强档案收集管理工作和文献资料保管工作。各级建设主管部门要切实履行落实好建设项目工程档案收集归档管理责任，根据相关法规规定，确保政府投资和国有资金项目工程建设档案完整性、系统性，并按时向当地城建档案管理部门移交归档，实行集中统一管理和查阅利用，提升工作效率，降低时间、人力成本。要对专项治理自查范围内的所有建设项目，进行分类归纳合理整改，将属于城市规划区内的建设项目工程纳入收集归档范围，落实责任分工，跟踪收集归档。各级城建档案管理部门要针对列入收集归档范围的建设项目，对建设单位采取送上门签收和现场签订“建设工程项目档案移交责任书的方式进行项目档案移交责任告知，建立密切联系，提供业务上的指导和跟踪技术服务。在接收项目工程档案时，要认真审核有关项目决策、规划审批、项目核准、土地审批和出让、环境评价、勘察设计和招标投标、征地拆迁、物资采购、资金拨付和使用、施工监理、工程质量、工程建设实施等重点部位和关键环节的文件资料是否齐全、完整。

（三）责任落实到位。积极有效建立政府投资建设工程项目档案考核机制。政府投资建设工程档案管理要纳入年初目标责任考核范围，年底档案管理考核要与各建设单位领导班子考核相结合，工程竣工验收后三个月内，工程未移交政府投资建设工程档案、或移交不合格的，要给予相关单位或责任人相应的处罚。^[1]同时，成立专门机构，实现政府投资性建设工程项目档案集中、统一管理。近年来，尽管有关城建档案方面的法律法规陆续出台，但是人们的法律意识仍旧淡薄，执行力度不够。各相关部门虽然多数建立了档案管理体制机制，但各自为政，缺乏统筹协调，影响了政府投资性建设工程项目档案管理。为此，要及早成立专门的政府投资建设工程项目档案管理机构，由财政、审计、监察、建设、供电、电信等相关职能部门抽调人员组建考核组，对重大政府投资工程项目竣工档案验收进行把关，形成各职能部门齐抓共管的良好局面。

三、结语

档案管理是城市发展与投资建设工程项目建设的重中之重，在社会高速发展的推动之下，研究新形势下的档案管理专业化操作已经是迫在眉睫，该怎样做好档案的管理工作并有效的提升，是现如今相关领导和档案管理者应首要考虑的问题。同时，积极引进高新技术设备，进行城建档案建设信息化，加强对专业工作人员技能落实、思想提高、责任到位，确切落实好对政府投资性建设工程项目档案管理工作的开展。

参考文献：

[1]王静.健康城市发展与投资建设工程项目的档案管理[J].低碳世界,2018(09):292-293.

[2]游建峰.加强政府投资工程档案收集管理  防范项目管理风险[J].城建档案,2011(07):24-25.

3. 王萍.对政府投资性建设工程项目档案管理的思考[J].档案与建设,2010(09):59-1160.

姓 名：丁时慧；性 别：女；籍 贯：湖南常德市；民 族：汉族；出生年月：1984年7月；学 历：本科；职 称：档案初级职称（助理馆员）；研究方向：档案管理规范化的重要性