建筑工程档案资料有效管理措施的应用分析

建筑工程档案资料有效管理措施的应用分析

陈晓龙

天元建设集团有限公司 山东 临沂 267000

摘要：随着我国建筑行业的不断进步与发展，对建筑工程档案资料管理也提出了新要求与新目标。建筑工程的档案管理是工程建设的非常重要的组成部分，其重要性不言而喻，基于此，本文对建筑工程档案资料管理的重要意义以及建筑工程档案资料有效管理措施的应用进行了分析。

关键字：建筑工程；档案资料管理；处理措施

1 建筑工程档案资料管理的重要意义

随着建筑工程数量与规模的增加，人们对建筑工程质量的关注度越来越高，同时也对建筑工程项目的规范化程度提出了更高的要求，其中就包括建筑工程档案资料管理的规范化。建筑工程档案资料管理，是建筑工程项目规范化的重要基础，也是重要体现形式。建筑工程档案资料不仅仅是工程施工的记录，而且也是体现建筑工程施工质量的重要资料，是人们判断工程施工质量的主要参考依据。为进一步提升建筑工程档案资料管理的规范化，国家出台了相关的法律法规，对建筑工程档案资料管理作出了明确的要求，制定了完善的管理标准。作为建筑工程最为原始的参考依据，档案资料涵盖了建筑工程项目建设过程中的所有信息，这些信息都是工程验收的参考依据，同时也能为建筑工程后期维护检修提供支持与帮助，因此对档案资料进行规范化管理，有助于保障建筑工程的质量和后期维护的效果。

2 建筑工程档案资料有效管理措施的应用

2.1 提高建筑工程档案资料管理人员能力

建筑施工企业缺乏对档案资料管理人员的综合培养，致使业务能力不足，可以通过单位层面与管理人员个人层面两个方面提高管理方面的能力。单位使用新人负责档案资料管理业务时，应对管理人员进行专业的技能培训，强化其对档案管理知识的了解，帮助其提高工作质量。管理人员在工作过程中，应不断加强业务知识的学习与积累，自身不断学习，有利于提升综合业务能力。在学习过程中，不断总结，对于自身出现的一些消极等负面思想，应及时纠正，为今后提高工作质量与效率奠定基础。在实际工作中，档案管理人员应充分结合工作实际需求，结合时代发展的要求，积极考取相关档案管理方面的职业资格证书，证明自己在档案管理行业中具备相应能力，还可以引起建筑施工企业领导对档案管理工作的重视，推动档案管理的稳步发展。

2.2 保证建筑工程档案资料管理质量

①要求工程档案管理逐级划分，企业内部管理人员需要做好统筹规划，各个项目单位对施工情况需要做好严格的记录，并根据相关记录规范进行资料填写，例如，在进行记录时必须用黑色签字笔，所有表格必须按照规范进行绘制，涉及的照片资料不能将原件与文本进行装订，需要将其进行复印才能装订；②所有记录资料必须交由上级领导签字，由项目负责人进行初次审核，如果资料存在问题，需要重新进行记录，如果资料合格由项目负责人递交企业档案管理部门，档案管理部门人员进行第二次审核，存在问题的资料返还项目负责人，并明确标注错误内容以及修改意见，这样在资料重新进行整合时，就可以更加便捷；③合格的资料由企业统一回收，根据项目类型与项目名称记录在案，并及时录入计算机，形成档案电子索引，方便未来信息查阅。

2.3 档案整合分类归档，完整保留工程资料

大部分施工流程图纸和施工技术资料都在相关技术人员和各环节负责人手中，因此资料员必须先将设计图纸和施工技术资料进行回收并做好整理和分类工作。其次，资料管理人员必须要精准记录、真实反映施工问题并让负责人进行签字，进而保证建筑质量管理和监督工作的实效性，确保编辑档案在后期使用过程中具有使用性价值。最后，建筑工程档案管理应该按照年份进行保管，将不同工程项目、不同施工环节资料进行严格划分，并在工程结束前做好工程资料的检查、审核、完善、整理、分类工作，并在竣工结束后将验收情况进行整理并归档，完成妥善保留、移交工程资料。

2.4 改善及优化设备条件，妥善保管技术资料

档案室空气环境、档案储存设备、防霉防潮工具性能等等都会直接影响工程资料的保存效果，档案室是否有具备完善的借阅、归还制度也是影响工程资料保管工作的主要原因之一。例如：一间比较阴暗潮湿的储藏室长时间就会导致工程资料档案发霉、污染、积灰现象发生。为了杜绝上述事故的发生几率，企业决策者就必须要加大档案室设备、环境的管理力度，加大对档案室资金扶持力度，重视档案室相关设备的采购，提高技术资料的储存管理效果。

2.5 按照施工进展及时收集施工材料

施工资料能够更加确切地反映建筑施工的情况，在进行资料的归纳管理的过程中，必须严格遵循施工进度。由于在施工过程中还有非常多的程序，不同的施工环节有着非常大的区别，资料的管理工作人员要用全面的眼光去看待施工场地的情况，紧密地追踪施工的速度以及程度，达到资料与施工进度一致的目的。例如，项目建议书就是工程资料管理的起点，从开展项目建议书体系入手，管理工作人员就应该把资料进行准备和备份，保证管理可以顺利地进行。在施工的过程中会包含非常多的材料资料、施工图纸等，管理人员要对这些资料展开全面以及精细的核查判断，如果图纸发生改变，施工人员就要重新采集更加完整、具体的资料，仔细核查之后交给管理工作人员。

2.6 强化档案资料管理人员的职业意识，规范日常工作行为

档数据的收集、组织和创建由提高档存储质量的人员进行。在加强沟通的基础上，档管理人员应定期完成职业培训，在组织内外进行访问、交流和学习，确保所有利益相关方对档管理和专业发展形成良好的理解，不断提高其综合能力和管理能力。职位设置责任领域，使各级管理人员能够确定其基本工作流程和目标，以规范其日常工作内容和行为。必须在施工准备之前编制统一的表格、标准等，在施工过程中规划设计和调整，并在施工准备后的施工管理过程中监测配置档记录和组织。在此基础上，现场管理人员必须登记施工资料，定期审查有关领域工作的完成情况，准备施工监理，并审查施工资料的完成情况。同时，档案管理员必须与公司沟通，以协助设计部门随时了解设计变更，并维护标准档与词组。对于可管理的文档，需要根据项目基础、要求、程序等对文档进行组织，并审核验收日志。数据管理器发布的图形数据必须与列表一起打包和归档，以确保整体设计质量和后续要求。

2.7 不断完善档案资料管理制度

建筑工程的档案资料管理不仅仅是简单地对工程档案资料进行保存，而是要通过完善的管理制度对从档案的形成、各部门的签字确认、不同施工阶段资料的整理以及最终档案的归档，这一系列的过程都是档案管理的重点。为了能够加强档案的管理工作，需要不断完善企业档案管理的制度，并且参考国家对于工程档案资料档案管理的相关规定进行制度的补充完善。其中需要明确工程项目单位、施工企业以及监理单位在工程建设中的职责等，使档案管理的各个环节都能够流程化、系统化，完善档案的借阅登记制度，避免档案在使用过程中丢失。出现问题能够有效地追踪到当事人的责任，提高每一位工程参与者对档案资料的重视程度。

3 结束语

在我国建筑工程项目规模与数量不断扩大的背景下，建筑施工企业的竞争压力随之增大。因此，需要建筑施工企业不断提升自身的工程技术管理水平，保障工程质量与效率。施工单位应结合自身实际发展情况，制定规范性的工程技术资料管理措施，以保障工程技术资料的真实性、完整性，以此作为后期工作的可靠依据。

参考文献：

[1]田超.浅谈建筑工程档案资料有效管理措施[J].中小企业管理与科技(中旬刊),2021(01):11-12.

[2]郝雪彦,高原.建筑工程档案资料有效管理措施的应用分析[J].居舍,2020(30):110-111.