谈新形势下的电子文件归档管理工作

谈新形势下的电子文件归档管理工作

徐丽

潍坊市市场监管发展服务中心

摘 要：电子文件是计算机和信息技术发展应用产生的产物，是工作中利用办公系统产生的归档文件。加强电子文件归档管理是社会发展的需要，是档案工作规范化管理的需要。做好电子文件归档管理工作需要不断提升工作认识，着眼全局，立足实际，逐步将电子文件管理和归档工作规范起来。

关键词：电子档案；归档;管理

电子文件是计算机和信息技术发展应用产生的产物，是工作中利用办公系统产生的归档文件。电子文件不同于纸质归档文件，它的产生和使用要依赖于计算机和管理系统，经过系列识别和数据处理，才能准确完整的呈献给使用者。同时电子文件的形成和使用需要按照一定的规范程序，不像纸质档案文件完成归档步骤就可以存放和手工使用那样所谓的“简单”，同时，受长久思想观念的影响，以及很多档案管理人员对计算机技术应用知识缺乏，计算机编目操作不熟练，因此对电子文件具有一定的排斥性，产生抵触情绪。因此，做好电子文件归档管理工作需要不断提升工作认识，着眼全局，立足实际，逐步将电子文件管理和归档工作规范起来。

一、完善电子文件管理制度

电子文件管理的程序和要求相对较高，不仅需要依托计算机来完成，更需要系列专业的制度来规范执行。首先制度的制定要明确归档范围、归档时间，对电子文件的格式和文件类型进行约束，保证电子文件的真实可靠性；其次要明确电子文件的存储方式，一是实施专门的电子文件数据库，对电子文件进行集中管理，同时还要采用数据备份方式，用光盘、胶片和异地异质备份，确保数据的安全，防止数据的丢失；三要建立专门的管理利用制度，明确利用手续和利用权限，以及对特殊情形下的审批利用手续予以明确；四要制定安全管理制度，要不电子文件的安全管理最为重点工作，制定详细的管理制度，履行严格的执行手续，确保电子文件在安全的环境中存储管理。通过各项管理制度的建立健全，让电子文件管理有规可循，并且在实际工作中予以贯彻落实，执行到位，保障电子文件的管理使用合理到位。

二、归档电子文件与纸质文件要对应统一

电子文件具有自身特殊的管理属性，其载体的不稳定性、内容的易篡改性，因介质的易损性导致的数据读取问题，很有必要实施电子文件的多套制管理或实施不同存储介质的相互备份管理，防止电子文件数据问题的发生。当下，大部分单位包括档案管理部门都倡导和实施电子文件、纸质文件共同存储归档的方式，这种方式需要做到同一内容的电子文件和纸质文件应当内容记载一致，并且存储档号也要保持一致和对应性，如在电子文件目录中的备注栏目要对应填写纸质文件的档案号，同样，在纸质文件归档目录的备注栏也要填写相应的电子文件的编码和存储地址，做到查找利用时可以相互对应。从档案的安全保管角度考虑，鉴于纸质档案的稳定性，对于重要的电子文件，建议实施打印件同时归档存储的方式，这样就可以实现既提高档案的查阅利用效率，又有利于档案的安全管理的目标。

三、选择合理的电子文件归档方式

电子文件归档管理首要的是要注意归档的安全性。平时我们较多采用的脱机物理介质归档方式或者利用光盘、U盘等离线载体也时常出现信息丢失的情况，导致电子数据无法读取或者转载失败。为此，有的单位采取了相应的防范措施，如制作多份磁盘进行备份，这种方式在电子文件数量不多的情况下还可以采用，当形成大量的电子文件时，经过多年累积将会过多的占用磁盘柜的有限存放空间，同时也增加了工作量。实践证明，目前较为简单安全的归档存储方式是实施在线网络归档移交，并选择用光盘和硬盘存储。具体到一个单位来说，随着计算机和办公系统的建立运行，网上文件流转和办理签署成为一种工作常态，这是一个按程序前后相接，层层递进的工作流程，每一个步骤都需要各自的权限严格把关，这样在很大程度上保证了电子文件的安全性有效性和可靠性，这些电子文件可以直接实施网上归档。对于有的未实施网上流程运转的电子文件，属于归档范围的应当按照电子文件的整理要求，建立归档电子文件目录，借助专业技术或单位自身内网向档案管理部门传输归档，实施集中管理保存，当然这些都是建立在完善的电子文件管理系统之上。

同时，各单位办公系统的深入发展使用，管理系统和软件标准不断提升，对于电子文件的归档也进一步规范，这就为进一步建立规范统一的档案归档程序和系统奠定了好的基础。

四、强化电子文档案管理的措施

1、建立电子文件归档管理制度。加强电子文件规范管理要着眼于全局综合考虑，做好相关规划工作，纳入单位办公自动化系统整体布局，将电子文件归档管理要求与单位信息化系统管理要求相一致，明确各自的工作职责，任务分工和工作程序，通过建立系列管理制度对电子文件的形成、归集和归档整理以及存储整理进行规范，确保电子文件的形成真实，管理安全和利用科学。

2、强化电子文件的日常管理。确保电子文件的真实有效性，要根据电子文件存储和管理的特点，尽量防止电子文件被无权限的修改和传输，要采取必要的安全防范管理措施，如通过专门的技术处理对电子文件的使用加以限制，固定为不能修改的只读性管理模式，确保电子文件的可靠性，做到电子文件与纸质文件内容相互一致，更好的发挥档案的历史记录，服务社会的功能效用。

3、备份形成专门的电子纸质文件专题目录。档案在一定程度上是利用电子文件进行管理和查阅，要规范形成电子文件和纸质文件归档目录，并且这两套目录中的档案号、内容、形成者等重要内容要相互对应，形成参考，当出现不相统一的情况时，要及时分析原因，进行整改。

4、培养电子文件管理专业人才。做好电子文件管理工作，必要的技术人才很是关键。要多渠道培养和使用专业技术人才，对现有档案管理人员也要不断提升培训，进行知识更新。档案人才的培养使用要立足于档案事业长远发展规划，采取好相关措施，多途径选择培养，更好适应现代化档案管理的发展要求。

参考文献

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[2]王永伟.谈档案电子化标签的科学化管理 [J].新思维，2019（07）：25-26.

[3]张健.谈新形势下的档案管理工作[J].丝路视野，2019（07）：38-39.