机关档案管理共建与共享研究

机关档案管理共建与共享研究

周禹汐

巴音郭楞蒙古自治州机关事务管理局 新疆 巴州 841000

摘要：档案资源体系建设是档案事业持续发展的基础，建立覆盖人民群众的档案利用体系需要档案资源作支撑。档案移交并非某个单位的内部事务，而是事关档案事业发展和服务国家发展、人民群众的档案需求的大事。同时，定期移交档案也有利于解决部分单位的档案库房容量紧张困难，有利于档案集中安全保管。

关键词：机关；档案管理；共建与共享；研究

引言

机关、团体、企业事业单位和其他组织要对所属单位的档案工作实行监督和指导。各单位要将管好档案工作作为政治责任，一手抓单位自身档案工作，一手抓直属单位档案处置。对于一些整合单位数量多、基础条件差的部门，档案局、馆、责任单位则要一体谋划、形成合力，对其存在问题摸清底数，做到科学施策心中有数。

1机关档案管理在信息资源共享中具备了丰富的信息资源条件。

当前，机关档案管理都以信息化建设为主要目标，从而推动了机关档案信息资源的共享，也为机关档案管理共建共享提供了更加丰富的档案信息资源。特别是机关档案信息资源种类繁多、内容丰富，不仅包括各类公文资源、人事档案资源、财务管理档案资源，也包含了政府政策制度资源，都具有十分丰富的利用价值。机关档案信息资源共建共享，将可以为机关档案管理提供十分丰富的馆藏资源，拓宽机关档案管理的广度与深度，而且在丰富的档案资源支持下，机关档案服务将向多样化、系统化发展，机关档案信息资源共享更有利于机关档案管理，从而为社会规划与发展提供更多参考价值。

2信息资源共享背景下的机关档案共建共享现状与问题

2.1机关档案共建共享存在人才短缺问题。

但是，机关档案共建共享工作作为一项持续性工作和系统化工程，要求机关档案管理部门必须充分做好人才储备。当前，我国机关档案管理中普遍面临着档案管理专业人才缺乏问题。第一，大多数机关档案管理部门基本上都面临着专业人员配备不足的问题，大部分机关在人员编制缩减情况下，首当其冲就是压缩非业务部门人员编制和配比，如机关档案管理工作一般都是由公文管理人员兼任，缺乏专业的档案管理人员，其业务工作已经消耗大部分时间，无暇花费更多精力考虑机关档案共建共享工作。第二，机关档案共建共享工作的推进，主要是对档案信息资源进行更多的开发利用，对于机关档案信息资源共享技术要求更高，要为其配备专业技术人员才能有效推动工作开展，但机关档案管理部门普遍缺乏专门信息技术管理人员。

2.2制度规范不统一，实践操作有漏洞。

目前，机关事业单位档案对于人事档案审核整理的主要依据为省委组织部印发的《专项审核操作手册》。该《手册》从档案审核工作概述、组织实施、材料补充收集、审核方法及政策运用、审核风险点及相关处理规定等六大方面尽可能详细地解释了目前人事档案审核中可能遇到的诸如干部“三龄两历一身份”问题的认定原则和方法，为人事干部工作实践提供了极为有力的抓手。然而，人事工作自身的复杂性、多样性注定了不可能有一本涵盖全面的操作手册，如何对个性化、具体问题进行认定，非常考验人事干部的操作经验和对政策方针的理解能力。

2.3优化当前分类方案紧迫性不明显。

档案行业实行统一领导、分级管理的工作原则。注重的是以上率下，工作整齐划一，这一模式对推动档案工作标准化效果很好，但也会造成下级档案人员对上级单位的规章、标准、要求以积极贯彻执行为主，其次才是研判所执行规范、标准的科学性、合理性的问题。因此，面对《规定》提出的分类方案，由于不会对档案工作造成巨大影响，理性的选择是先贯彻执行，再根据执行效果进行调整，当调整依旧会带来很多问题时，才会适时向上反馈，并根据反馈意见开展下一步工作，变革紧迫性不足。

3信息资源共享背景下的机关档案共建共享机制构建

3.1完善机关档案共建共享技术标准体系。

为了有效提高机关档案信息资源共建共享效率，必须建立统一的技术标准体系，这也是开展机关档案共建共享的核心条件和要求。机关档案共建共享工作推进过程中，要着力推进档案信息资源数据库基本元数据规范和著录标引规则的制定，根据相关行业标准和国家标准要求，进行数据库系统建设。要对参与单位的档案信息资源标准进行整合，制定一个总的标准执行规则和框架。同时，也要对相关应用层面的技术标准进行规范，要求机关档案在信息资源收集、整理和交换等方面统一管理，提高档案信息处理效率。而且为了便于机关档案在共建以后的共享管理和利用，也要对系统后端基础数据接口进行标准处理。

3.2积极开展机关档案深层次档案信息服务。

机关档案室人本管理模式构建，就是要以档案用户为中心，通过各种现代信息技术的应用，积极开展深层次机关档案信息服务工作。社会管理需要是机关档案管理开展的前提。机关作为非盈利社会组织，其所有工作的开展都要以为社会提供服务作为基础和前提，档案管理工作也必须更好地服务社会。机关档案室只有在对自身价值和定位有准确认识的基础上，坚持服务社会和服务机关的宗旨，并在为社会和机关提供档案服务中不断发展，在不断提升档案服务质量中获取档案管理工作的长足发展。因此，机关档案室的档案管理工作要尽可能满足社会和机关档案需求，尽可能更多地参与社会管理和服务活动，从而使机关档案室工作人员对机关档案重要性和价值有更加清醒的认识，认识到机关档案是机关服务社会的重要组成部分。机关档案使用需求是机关档案室开展机关档案管理工作的前提和基础，机关档案室是否能够为使用者提供优质档案服务，是衡量机关档案管理工作的主要标准。

3.3精简类目，优化检索。

首先，通过顶层设计统一一级类目的分类逻辑。一级类目应当稳定、适度，稳定意味着不宜经常改变，不可过多过少。要做到这一点需谨守档案工作三大基本原则，即来源原则、全宗理论和保持档案有机联系等。机关档案人员应以每一份档案能够反映业务内容的完整性为重心开展分类工作。其他载体、时间、信息形态等均应作为辅助分类手段存在，不可几种方式并重。基于我国档案工作统一领导，分级管理的原则，由顶层档案行政管理部门以指导意见、实施指南以及相关规范修订等形式引导改变机关档案分类的现状最为有效，但应注重原则性和灵活性并重，重点强调一级类目逻辑的统一性，至于在这一原则下各单位如何增减类目则不作过细要求。其次，其他规章、标准制定时严守一级类目分类逻辑统一这一红线，而非因文件生成平台不同便将其作为一类档案并给出分类整理方案。尤其对在当前档案分类语境下永远也无法给出准确定义的实物档案，应在《规定》的分类方案中予以删除。最后，善加引导，优化检索。如前所述，机关档案宜重点按照职能或内容进行类目划分，尤其在计算机检索愈加便利的情况下，删减音像、数字、实物等类目，增加通用、科技、专业类档案目录的条目信息，理论上符合逻辑一致性的要求，实践上能够更加便捷、高效地开展档案整理工作。

结束语

机关档案工作是党和国家事业发展不可或缺的一项基础性工作，各单位应结合自身实际厘清工作思路，以“一张蓝图绘到底”的定力，强化落实、提高质效，积极探索推动档案事业高质量发展的有效途径。

参考文献

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