电力系统档案信息数字化再现方法研究

电力系统档案信息数字化再现方法研究

王静 戴曦 唐玲霞

国网湖北省电力有限公司孝感市孝南区供电公司 湖北 孝感 432000

摘要：电力企业的档案，是对于原始信息的重要记录载体，在档案管理的过程中，需要有较高的业务水平，专业能力的技术人员参与进来。档案管理的质量好坏，决定着能否给未来的发展提供有效的参考。当下随着我国科技水平的不断进步，以及信息化技术的普及，档案管理的效率在逐步提升，数字化的档案管理在越来越多的公司被应用，档案数字化管理开始变得多样化，例如，档案的扫描、数码电子设备的记录等。这些最新科技不断地引入到电力企业的档案管理中，大大的提高了企业档案管理的工作效率。本文针对我国当下电力企业档案数字化的现状以及数字化过程中遇到的一些问题，进行了简要的分析，希望能够给以后档案数字化提供一些借鉴作用。

关键词：电力系统；档案信息；数字化

1电力系统建设数字化档案的意义

（1）推进国内电力系统档案数字化进程

推进档案数字化进程有利于帮助企业查询有效信息，将电力系统原有的陈旧落后的纸质档案进行规整后转化为新时代的数字化档案，即将档案以电子文件的格式存储起来，极大提高了档案信息查找的效率与速度。将档案转化为电子文件存储，也极大节约了原有档案的存储空间，电子档案只需要一个存贮硬盘就可以完成资料存储的工作。特别是涉及到企业的一些机密文件存贮时，老式的档案存储方法在文件的保密性上始终为人所诟病，将机密文件进行数字化存储后，就能完全免去这一缺点。

（2）通过建立数字化档案优化档案管理工作

建立数字化档案能够提升档案管理工作的高度。长久以来，在电力系统的档案管理方面，管理与提取档案的程序都十分繁杂，贮存的档案也十分容易受到当地温度、空气湿度等影响，而发生程度不一的损毁现象。由于传统档案都是纸质的构造，其导致的一些弊端一直为档案存储所诟病。例如，档案纸吸水受潮、字迹模糊不清、档案纸发生虫蛀等，种种不利于档案再次查找与翻阅的现象。这些问题的出现，直接导致了档案存储的工作难以展开，原有的珍贵档案失去使用价值。这对于电力系统的档案贮存工作来说，无疑是一种可怕的存储事故。利用互联网技术，将纸质档案内容录入到电脑中去，由于电脑运行状态良好、存储不占用空间、具有档案自动备份与加密功能等有力条件，使得档案工作人员的劳动变得简单而高效。把系统档案管理人员从繁重的劳动中解放出来，进一步的实现了档案管理工作的高效性，使得档案的再次翻阅也变得更加省时、省力、省心，同时，推进了全国电力系统内资源共享。

（3）全面建设数字化的电力系统档案管理模式

为国内电力系统资源共享寻找新的出路：全新的档案数字化管理的成果就是，把电力企业中的各种传统版本的档案通过归纳整理、录入计算机做到系统档案的分类存储、整合收集、便于查找和管理，来建立一个档案存储资源库。这样做就相当于为电力企业中每一位在职员工搭建了一个全新的查阅平台，从而方便了员工查阅档案资料，提高了电力系统档案管理工作的工作效率。同时也极大程度地实现了各个电力企业之间的档案管理资源的共享。通过各个电力系统之间的档案资源共享，能够及时地了解同行业工作动向，同时也实现共同进步、共同发展的宏伟目标，达到双赢的目的与初衷。

2如何建设高效的数字化档案

（1）进一步完善档案管理制度，落实档案管理责任制度

电力企业中各个科室的档案要由专人负责输入、排版、保存等，日后若出现工作中的问题，责任方便落实与查找。该工作人员要尽量详尽的整合档案管理资源，分类原则也要简单易懂，可以按照企业中各个科室先进行大的分类，之后再根据每个科室的档案记录时间，进一步地细化与展开记录。将一个部门的档案文件都存储于一个硬盘之后，在这个硬盘上做好标签，进行实时的记录工作，方便日后档案的提取与查阅。这样做也极大程度地提高了档案管理工作的效率。同时也可把网络档案管理工作与传统纸质档案通过输入电脑转网络电子档案的工作分开来做。做到专人做专项工作，尽可能地提高每个人单位时间的工作效率。这样做也在一定程度上缩小了员工的工作范畴，使其从繁琐复杂的境地中解脱出来，让工作变得简单易懂，易于操作。当员工熟悉了自己的工作内容时，工作效率自然成倍的增长。

（2）加强电子档案保密工作

在互联网带来便利的同时，也为工作带来了一些负面的影响。互联网时代本身就是一个信息大爆炸的时代，怎样在这个时代有效地保护好企业的档案信息，是档案管理系统推进数字化进程所面临的全新挑战。由于纸质档案转电子档案的主要录入方式还是人工手动扫描的方式，要在根源上避免档案的外漏，要求进行扫描录入的工作人员，在工作时间禁止携带手机进行档案的扫描工作，以免档案资料向外泄露，造成不必要的损失与麻烦。同时也要注意在扫描后要及时进行PDF格式的转换，避免档案被恶意篡改。由于这些工作颇为复杂繁琐，所以大部分企业都是进行外包。所谓外包就是将这一繁琐的工作承包出去，工作人员并不是企业内部的人。这需要更加注意对工作人员的入职培训教育，警告职工切不可对档案进行拍照与外带，同时也要加强监管力度。一旦发现有档案外泄的苗头，要及时阻拦，并对该职员采取相应的惩罚措施。

3电力企业档案管理数字化的安全保障

（1）健全规章制度，确立网络安全保密方案

档案信息数据实现局域网的存储共享虽然大大方便了用户查阅利用，但同时也对信息网络的安全提出了更加严格的要求。提高电力企业档案管理数字化的安全保障力度的第一步就是健全规章制度，确立网络安全保密方案。在计算机环境中不安全的因素主要有非法或越权利用造成文件泄密、文件篡改造成文件失真、文件丢失造成数据库损失破坏等。针对这些危险及安全的因素采取相应对策是建设数字化档案室必须要重视的问题。

（2）提高档案管理人员工作能力，加强安防系统建设

提高电力企业档案管理数字化的安全保障力度的第二步就是提高档案管理人员的工作能力，加强安防系统的建设。对于任何一项工作而言，在开展过程中都需要人员的参与。换而言之，参与其中的工作人员能力的发挥在很大程度上影响着此项工作的开展质量。因此，为了能够实现电力企业档案管理数字化安全保障这一目标，针对档案管理人员所能够采取的措施包括以下几个方面：一是在对外的人才招聘环节中，要提高人才招聘的门槛，应充分考量应聘人员的专业素质和责任意识；另外，还要拓宽对外招聘的渠道，争取在这一环节中为实际的工作招聘到符合条件的档案管理人员，以保证能够更好地完成这一工作。二是在对内的人员管理环节中，应定期开展培训活动来丰富员工知识、锻炼员工技能、培养员工的安全意识，并在此基础上全面提升员工的工作能力。除此之外，安防系统建设的加强，需要充分结合信息技术的发展，在此基础上建设防火墙系统、身份认证系统等，以在最大程度上保障安全性。

4结束语

随着数字化时代的到来，对电力企业档案数字化质量及保障等方面提出了新的要求，为了满足时代发展的要求，需要采取合理措施并予以落实。本文即围绕电力企业档案数字化质量及保障进行了探讨与分析，以期为实际的电力企业档案数字化质量及保障提供一些借鉴，并提升档案管理的数字化水平。

参考文献：

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[3]覃艳宜.电力企业档案数字化管理[J].中国管理信息化,2015(8).

[4]黄玉梅.供电企业档案数字化管理初探[J].现代国企研究,2015(10).