档案信息化建设与档案管理分析

档案信息化建设与档案管理分析

徐新军

山东公路技师学院 山东省 济南市

摘要：档案管理是单位管理工作的一个重要组成部分，档案管理关系到单位的发展，只有把它做好，才能在需要的时候把档案调出来使用。随着信息化时代的期而至，信息技术被应用于档案管理工作中，信息化的档案管理能使档案资料长期保存，而且不会发生丢失，信息化的档案管理方式也能达成了档案数据的融合与共享。尽管现在不少单位已经开始采用档案信息化管理模式，但在实际工作中仍然存在诸多需要改进之处，下面是详细的分析。

关键词：档案；信息化；建设；管理

引言：随着社会经济的快速发展，人们对档案管理水平提出了更高的要求，现代信息技术背景下，档案信息化的发展不断推进。当前如何更好地提升档案信息化建设能力，提高档案信息化管理水平，已成为社会各界普遍关注和关注的问题。文章对档案信息化建设与档案管理进行了深入探讨，提出了几点思考和合理化改进措施，以期该领域的研究发展起到抛砖引玉的作用，促进档案信息化管理建设的发展。

一、加快档案信息化建设与管理进程的意义

1.顺应了信息化时代的发展

在飞速发展的今天，原有的档案管理方法工作效率低下，更加耗时费力，与现代化的发展是不相适应，已无法满足单位的更高需求。因此管理人员根据目前的情况对档案管理进行调整，这顺应了信息化时代的发展，符合当前社会对档案信息化建设的要求，同时也对变革了原有滞后的档案管理模式，更好地服务单位发展。

2.档案信息化建设有利于实现资源共享

在信息化环境下，我们生活在大数据时代，网络化、信息化使人们的生活更加快捷、便捷。运用互联网和新媒体的力量，也让我们看到了更加广阔的世界。在对档案信息资料进行整理时，利用大数据云平台技术，借助因特网的手段，实现档案资源的共享。如果是查找某一类档案，传统的档案馆也许有更多的局限性，但经过信息化处理后，我们可以在网上方便地在网上查询相关信息，同时也能了解其它档案的海量资料，使我们在研究工作和日常管理中更加快捷高效。

3.档案信息化建设更能为基层单位服务

档案馆信息化是一项比较费时又费力的工程。因此，在档案信息化建设中，单位应根据时代和自身发展的特点，优化信息化建设中的设备。对生产过程中出现的问题进行有效、及时的分析，更好的满足当前的开发需求。多角度、全方位地收集、存储、管理档案，保证了管理工作的有序开展。

二、档案信息化建设与档案管理的有效措施

1.建立档案信息化管理系统

文件信息化建设是一项系统工作，首先要采取的策略是建立档案信息化管理系统。第一，档案信息化管理系统，简单来说就是建立信息化的在线平台，在平台上实现对档案工作进行管理，使档案工作都能基于信息化平台开展，从而增强档案工作的效能。第二，信息化的档案管理系统的功能呈多元性，档案管理系统将被划分为一个具有高度严密性的单位内部档案，以及一个对外提供服务的公共平台，方便工作人员查询。此外，在信息化的档案管理系统中，可以根据档案工作的不同特点、不同类型，进行相应的信息开发，对于提高档案管理质量水平具有十分积极的意义。

2.完善档案管理管理工作机制

目前的档案管理工作机制，已经不适应档案工作的实际情况，所以不断提高档案管理质量水平，就显得非常必要。因此，完善档案管理制度，运用制度层面的规定，是推进档案管理规范化的重要途径。一是完善档案管理制度，应结合实际，具体分析档案工作的发展情况。例如，随着先进技术的引进，给档案工作带来了极大的便利，显著提升了工作效率。基于实际情况，对信息化环境下档案管理体制的完善是非常必要的。另外，完善档案管理制度，还应结合实际不断细化管理，对不完善的地方进行技术、制度层面的改良，使档案管理工作的开展有据可循。总之，要想有效完善档案管理制度，应结合实际不断进行总结、探讨，不断促进档案管理工作的规范化。

3.加强电子文件档案管理

随着科学技术的日新月异，信息技术在生活工作中得到了很好应用。在档案信息化建设中，越来越多的档案信息通过网络传输的方式实现了信息整理、数据查询、档案管理等工作，使档案管理便加高效、科学、合理，极大提升了管理水平，进而完善了档案管理工作流程。通过网络传输功能，电子文件档案可对单位内部重要信息进行整理、归纳和管理，并与各部门建立电子往来系统，借助于网络进行重要信息的传递和管理，提高档案管理工作的效率。同时，各有关部门也应不断加强电子文档管理，加强管理，以提高电子文档的科学、准确性。

此外，许多情况下，档案管理部门接收到的信息都是零散的资料，不符合标准，因此，我们需要不断提高电子文件归档管理的信息化水平，工作人员需要运用电脑技术，把收集来的资料，如图像、视频等，转换成可以保存的文件形式。并根据其不同的使用价值，对其进行相应的鉴定，以确定保存量的大小和完整性。在工作中，档案管理人员必须制定科学合理的操作流程和管理制度，使档案管理工作规范化、流程化。

4.加强对档案管理的监督

文档是一种保密度很高的信息，这就要求管理者做好信息的防范和监测工作，保证电子文件的安全、完整、真实，数据库是一个巨大的网络资源，管理人员在进行管理时，除了定期对病毒进行查杀外，还要定期更换访问密码，时刻注意访问数据库的权限设置，确保档案信息和网络传输的安全，避免档案信息的泄露。

5.提高档案管理人员的综合素养

不少工作人员认为档案管理工作较为简单，因此他们对待工作责任心不够，甚至是倦怠，为避免这种情况发生，单位要不定期对档案管理人员进行计算机技术方面的培训，不仅要重视技术理论知识的培训，而且要增强档案管理人员的思想服务意识，使他们具有积极的工作态度，提升自身的专业素养，更好地开展工作。现代信息化程度不断深化，知识更新加快，因此，档案管理人员要想做好管理工作，还要与时俱进，不断加强自身的专业学习，提升信息化技术素养，构建全新的档案管理理念，不断优化和创新档案建设管理工作，最大化地工作的效能。此外，单位可对相关员工建立健全的奖惩制度，如绩效好的员工可以发放更多的奖金，对犯错误的员工给予严厉的处罚，这样不仅能让员工更有责任心，更能保证员工在工作时的严谨。可以肯定，随着档案管理信息化系统的不断推广，会有越来越多的单位通过这种方式改变传统的管理模式，引进现代管理技术和制度，拓展档案信息管理新格局，促进单位档案管理者的职业综合素养全面提高。

总而言之，在信息化背景下，现代信息技术被广泛应用于各行各业，正以其独特的方式融入我们的生活和工作。但在档案信息化建设与档案管理中，信息化管理也对档案工作的水平和服务质量有所提高。对于单位的档案收集整理，由于档案管理整理工作比较复杂，加之档案管理人员职业素质不高、耐心度不够、以及信息技术和档案管理设备相对落后等诸多原因，造成档案管理效率低下，针对这种情况，我们需要积极地寻找有效办法，进行合理化地改进。因此，单位应与时俱进，跟上信息化时代的步伐，加强对档案信息化建设的管理力度，注重发挥信息化、数字化在档案管理工作中的优势和作用。通过完善的档案信息化建设管理体系，提高档案管理人员的职业综合素养，实现档案和资料的实时共享，为单位创造更大效益，更好地满足我们的需要，促进档案管理工作信息化的进程。

参考文献：

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[3]李世民、高世超、张凌曦.档案信息化建设与档案管理探索[J].现代信息科技,2020, v.4 (14):145-147.