创新档案管理理念实现档案管理信息化

创新档案管理理念实现档案管理信息化

1 邵晶晶 2 秦欣

南通水务集团有限公司 江苏 南通 226001

摘要：档案管理体系的推陈出新，与信息化理念和手段的引入关系密切；在各个单位逐步重视档案管理的背景下，创新理念显得尤为重要。本文首先阐述档案管理信息化的优势，随后探讨创新管理理念的路径。

关键词：档案管理；理念；信息化

引言：档案管理对于任何单位来讲都是不容忽视的工作，需要在档案管理层面不断厉行创新，信息化则是落实创新任务的重要途径，也是档案管理未来发展的必然趋势，因此有必要分析档案管理信息化。

一、档案管理信息化优势

1．提高管理质量。过往的档案管理工作主要在实体场馆中进行，与图书馆馆藏管理模式类似。虽然单份档案资料内容相对较少，但是档案资料数量处于稳步增长的状态，对于场馆环境的要求也相对较高。另一方面，历史相对悠久的档案资料在外界天气环境条件影响下，可能会发生字迹氧化、腐败等多种现象，档案资料内容完整度显著降低。信息化理念的引入有效弥补档案管理体系中的很多不足，载体的改变就是其中之一。使用信息化模式意味着档案存储的载体发生实质性变化，数字化、网络化的存储载体在档案管理体系中扮演重要角色，不仅降低对现实空间的占用力度，硬盘存储的潜力也被进一步激发。由此可见信息化为档案管理带来更多的稳定性因素，档案的价值得以不断延续。

2．促进档案共享。单位企业的档案资料种类很多，部分档案资料属于绝密级别，只有在特殊情况下经由主管人员同意后方可调用，但是还有很多技术、专业性档案资料与单位企业的管理生产活动密切相关，工作人员在开展分内工作时需要借鉴档案资料。档案管理信息化为档案在一定空间内的互通共享提供了通畅的渠道，例如在档案管理体系内可以建立一种交互平台，档案管理部门与需要档案资料的人员在信息化环境中沟通交流，在确定需要借阅的档案资料后，能够在较短时间内获取档案资料，对于档案资料的共享起到客观促进作用。

3．工作效率提升。工作人员在检索资料的过程中，目标资料范围可能非常大，为档案资料检索带来很多难度。档案管理信息化的引入意味着检索档案资料的目的性显著增强，在检索活动中只需要设定条件范围，借助信息化的力量就可以快速锁定目标资料范围，并在缩小范围后的条目中选择个人需要的档案资料。可见信息化对于检索效率提升带来的巨大作用，有效节省工作人员在资料检索方面的时间消耗，为单位企业带来更多效益。

二、创新档案管理路径

1．发挥规范抓手作用。任何工作的根基在于规范，对于档案管理信息化也不例外。很多档案管理体系发挥作用不甚理想的关键在于规范制度不到位，在规范制度中制定的条令并没有太多可行性空间，执行效果也无法达到理想要求。另一方面，在没有统一标准的支撑下，档案管理信息化的推行路径并不顺畅。由此可见标准体系的重要性，单位在推动档案管理信息化的过程中，必须要对本单位的档案管理现状进行彻底清查，对于档案管理体系中的主干、毛细血管都有明确的认识，为构建档案管理信息化奠定体系网络基础。制定的档案管理标准应当结合档案管理体系的研究成果以及本单位的实际情况，保证档案管理标准体系的可行性和使用价值。

2．发挥技术的价值。档案管理信息化的重要特征之一就是技术的使用，针对档案管理信息化的特征，使用的信息手段覆盖应用系统、存储设施等多个方面。近年来大容量存储技术的快速发展为海量信息的物理存储提供必要的支撑，以东芝、希捷为代表的移动硬盘厂商提供的移动存储设施，在数据存储容量、读取速度方面均表现出强劲的性能。单位企业可以将重要程度相对一般的档案资料保存在存储容量足够的移动硬盘中。企业级网络存储设施的发展则为大量档案资料以及重要资料的保管提供了充足的空间，利用NAS技术部署本单位的网络存储环境，在拓展数据存储空间的同时有效结合信息安全体系，保证档案资料的完整和安全。由于每一份档案均对应一定的属性，需要档案管理部门建立反映单位企业档案资料具体情况的数据库；与此同时向软件开发服务商购买专业服务，或者自主组织力量开发档案管理系统，为档案资料数据交互提供平台。这种管理系统基于Web形式开发，管理人员和普通用户通过浏览器登录平台就可以操作管理系统。档案管理人员借助管理系统可以录入档案资料的属性信息，建立档案信息数据表或者数据库。该类系统一般提供了多种数据检索路径，为普通用户检索档案信息提供了丰富的手段和方案，档案资料检索效率也会显著提升。

当然逐条录入档案资料的属性信息也是相对繁琐的过程，在对现有档案资料进行分类处理的基础上，对于部分资料可以采用扫描标签获取属性信息的方式。具体操作中将资料属性信息写入到标签中，通过支持RFID技术的手持设施扫描标签就可以获取资料信息并上传，保存在档案管理体系的数据库中。另外在档案管理系统中提供了多种接口，用于与扫描仪、摄像头等硬件输入设备的交互过程，满足多角度获取档案信息的需求。

3．保证安全。先进技术的大量应用固然满足档案管理的多样化需求，但是在充分体验技术便利的同时还应当注意安全性的要求。关于档案管理信息化安全性，关系到工作人员本身以及信息化体系两方面。工作人员首先要在本职工作中建立安全意识，对于每一项档案资料的经手都需要严格执行流程，避免出现档案管理中的流程盲点。在信息化环境操作档案信息时也需要注意网络环境中的安全，信息的便捷传输过程也为安全管理带来一些难题。在档案管理过程中要从访问权限、安全验证等角度入手，对于不同级别的用户设置不同的阅读权限，避免档案信息被非管理人员操作。对于档案资料存储的环境进行周期性或者不定期的安全验证，保证物理存储空间以及网络环境中不存在异常访问因素或者病毒，从源头、传输渠道等多个方面阻断病毒或者其他危险因素的影响。

4．加强人员信息化意识。此前已经提到档案管理信息化实质上关系到信息化技术和人员两方面，这也意味着仅仅引入信息化技术和设备是远远不够的，人员队伍在档案管理信息化中的作用则是无可替代。单位企业要掌握档案管理部门人员的素质和能力，在做好摸底工作的基础上开展培训工作，着重培养工作人员的信息化意识和操作能力。档案管理人员接受培训后，应当对档案管理信息化建立全面系统的认识，能够熟练使用信息化管理中常见的技术手段。在技术培训中加强计算机、存储设备、互联网操作的培训力度，保证档案管理人员具有足够的信息化素养。与此同时也要加强档案管理安全意识的培训力度，确保信息化的安全管理环境。

结束语：当前档案管理信息化处于纵深推动的状态，标志着档案管理领域的创新不断取得新成果。在落实档案管理任务的过程中，一定要注重信息化手段和思想的作用，推动档案管理体系再上一层楼。

参考文献：

[1]王晓良. 浅谈新时代档案管理工作创新的方向与路径[J]. 经济师,2021,(06):254-255.

[2]李璐. 数据管理视角下档案收集归档管理效能分析[J]. 城建档案,2021,(05):25-26.

[3]徐龙. 信息化技术在档案管理中的应用与创新[J]. 经济师,2021,(05):220-221.

[4]李晓红. 信息时代下档案管理工作的创新探讨[J]. 信息记录材料,2021,22(05):128-130.

[5]李秀梅. 信息时代办公室档案管理工作创新探究[J]. 办公室业务,2021,(08):116-117.