信息化环境下创新科技档案信息服务的对策分析

信息化环境下创新科技档案信息服务的对策分析

邢婷婷

保定市国土规划测量所，河北 保定 072550

摘要：信息时代，科研院所档案需求用户面对呈指数爆炸型增长的海量信息资源，其需求亦呈多元化、集成化、前沿化改变。同时，该背景下各科研院所对科技档案信息服务提出了提供决策支撑的新要求；另外，传统的科技档案信息服务已无法满足各方需求，即科技档案部门需通过创新档案信息服务以寻求新的发展。飞速发展的信息技术也为科技档案服务创新提供了技术支撑。基于此，本文在对科技档案信息服务现状问题分析的基础上，提出创新科技档案信息服务方式的具体措施：建立一套以用户为核心的科技档案信息服务体系与相关配套；深度挖掘整合内部科技档案信息资源，充分挖掘分析本单位隐性及显性知识；融合外部具有学科专业性、技术前沿性的知识信息与情报信息，为用户提供具有学科研究前沿性、协同创新指向性、尖端技术发展支撑性的创新型科技档案信息服务^[1]。

关键词：科技档案；知识分析；情报分析

引言

随着互联网技术的发展，科技档案的管理逐渐向网络和信息化流动。在新情况下，科技档案管理工作还需要从现实中分析现有问题，改变传统的科技档案管理模式，以适应时代的发展，要意识到实现科技档案管理的重要性，并且要结合信息讨论可执行科技档案管理的新方法。本文通过分析科技档案管理中存在的问题,提出了相应的解决方案,以供参考[2]。

1数字背景下科技档案特点

1.1非人工直读性

与传统的纸质档案可直读性相比，数字背景下建立起来的科技档案信息化建设与管理，需要采用数字式代码形式，将科技档案存储于专门载体介质，如光盘、云盘等，而且读取也需要借助计算机解码或者专门的设备将数字档案信息解码成“文字”“声音”“图表”等，成为可读信息记录。

1.2依赖专用设备

数字时代科技档案信息化建设离不开计算机、扫描仪、数码相机，可读写软件等相关软硬件仪器设备，科技档案信息载体与相关仪器设备软件联系紧密。设备型号的选取、硬件设备的兼容，以及软件的规范程度等，都会成为数字背景下影响科技档案信息归档与管理的重要因素。

2科技档案信息化所存在的问题

信息化科技档案管理与传统的档案管理模式不同。因为管理模式的概念和内容比较新，所以当前档案管理人员要综合性理解信息科技档案。另外，一些工作人员也对科技档案的信息化概念管理有着强烈的抵触心理，这种想法使得信息化科技档案管理变得困难，不能促进科技档案管理的革新。科技档案管理没有软件和硬件的支撑就不能走信息化道路。目前，用于科技档案管理的软件和硬件大部分包括网络、计算机和档案管理系统。存档可以在计算机上大量提交，但实际上存档管理系统并没有被完全利用，对于科技存档管理的特定分类并没有那么明显的界限，数据库的规模也非常有限，具有整理缺乏、单一类型、标准化低等问题。科技档案管理信息化的设备、计算机设备的使用、系统的使用、持续的充实和数据库的整备都是科技档案管理信息变革的关键。系统效率低下、分类不完全、不充分利用信息化技术等也是信息化科技档案变革所遇见的难题。信息化科技档案与普通档案不同。科技存档往往与科技有着重要联系，而其则需要完整的规章制度来管理。但是，科技档案在现实中大多缺少完整的规章制度。这种现象的原因在于信息化科技档案管理的相关工作人员不制订规则，不用规章制度来对信息化技术档案管理来进行规范，这就使得信息化科技档案变得杂乱无章。

3创新科技档案信息服务的对策

3.1建立一套以用户为核心的档案服务体系与相关配套

科技档案信息服务的实质是档案工作者发挥主观能动性，以用户需求为中心，以科技档案资源为基础，运用现代信息技术对数字科技档案信息进行加工，集中和整合显性知识资源，挖掘和提炼隐性知识资源，实现知识的转化和增值，达到为用户解决问题提供所需知识的目的。因此，建立以用户为核心的档案服务体系与相关配套首先要确立以用户需求为核心的服务宗旨；其次，需要配套建设科技档案信息服务的相关硬件设施，如建立分布式客户端检索平台、建立集成化档案信息管理平台；另外，需建立用户与科技档案信息服务平台间的交互机制，为用户与平台提供交互操作环境；最后，在充分分析用户需求的基础上，利用配套的科技档案信息服务平台提供便利的个性化、定制化的科技档案信息服务。

3.2加强信息技术，提升档案管理效率

首先，信息化成为各种产业的发展趋势。因此，科技档案管理必须紧跟时代趋势，整合信息技术，加强信息的构建和开发。过去档案的管理是以普通纸质形式进行，保存期间有限，有些档案甚至无法保存，这会给科技研究机关的相关技术研究带来不好的影响。因此，通过在科技文件的管理中附加信息技术并备份纸文的内容，最大效率提高科技档案的管理水平，减少科技档案的不当损失。建立完整的管理系统可以使得档案分类整齐，便于管理与查阅。在科技档案信息管理的改革中，建立科技档案的对应管理系统是当务之急。科技档案的管理系统需要包括存档人员与时间、对应档案的存档与取档人员。因此，科技档案在所有方面都要求标准化、规范化的档案管理，以此来加强档案管理的安全性。在科技档案管理革新中创新管理方法是最为重要的，相关工作人员必须注重对档案管理方面的创新。在研究过程中，原本的科技档案管理方法往往不容易满足档案的基本管理需求，因此就消耗了大量劳动力去管理档案。因此，要改善科技档案管理的现状，提高经营效率和水平;相关文件管理人员和组织应当优化和革新文档的优选发展方向和最终开发目标的独特管理方法。科技档案管理在进行方法创新时，我们也应该合理地应用现代信息技术。

3.3做好数字化科技档案接收移交

数字背景下科技档案整理归档前，还需要履行相应的手续，满足科技档案数字化合格率100%。具体来说，就是要在接收移交环节做好科技档案载体检验、数字化文件检验，确保科技档案内容的真实性、完整性和有效性，必要时，还需要对科技档案资料辅助说明进行验证。

3.4做好数字化科技档案保管工作

数字化背景下科技档案保管是做好科技档案信息化的重要保障，也是确保数字化科技档案安全的重要内容之一。不仅要使科技档案满足纸质档案保管的基本要求，还要根据不同载体形态的数字科技档案采取具体相应的保管措施。例如，数字背景下科技档案管理存储介质，主要有磁带、硬盘、软盘、光盘等，不同形态的数字科技档案存储要求不同，其中，光盘尤其要做好防尘、防光、防火和防磁等，还要定期检查科技档案保存状况，利用电子签名、身份识别、信息加密、防计算机病毒，以及信息迁移等，确保数字背景下科技档案信息安全、完整。

结语

科技档案管理部门需与时俱进，构建以用户需求为导向，以科技档案信息服务平台建设为基础、以内部科技档案信息资源整合及数据挖掘为重点、以融合外部科技信息为辅助，不断更新科技档案信息服务手段，为用户提供优质高效的科技档案信息服务。科技档案管理部门经过内、外部异质知识的重构、整合，实现科技档案信息的高效运转以及显性知识和隐性知识的螺旋上升，增加知识存量，为用户提供创新的信息服务保障，助力科研生产^[3]。

参考文献：

[1]陈淑娟，张永红，张孝芳.信息化背景下科技档案的开发利用[J].中小企业管理与科技(上旬刊)，2019(12):71-72.

[2]王学琴，杨剑，康磊.新形势下科技档案资源管理的信息开发模式[J].山西档案，2016(5):84-86.

[3]徐欣云.档案“泛化”现象研究[M].北京:世界图书出版公司，2014:282.