探讨如何做好工程总承包项目档案管理工作

探讨如何做好工程总承包项目档案管理工作

余爱国

广州市市政设计研究总院有限公司

摘要：针对工程总承包项目，本文先对档案管理中发生的问题进行了分析，其中包括缺少一定的制约机制，难以确保档案资料的全面性以及完整性；归档工作无法满足规范化要求；检查指导力度需要提高，然后探讨了怎样落实好档案管理工作，并给出了一些有关的建议，以期能为相关人员提供借鉴。

关键词：总承包；档案资料；制约机制；前端控制；中间管理

前言：对于工程总承包来讲，就是基于建设企业的委托，结合项目合同约定，对项目的有关内容，例如勘察以及施工，执行全程的总承包。对于承包者来讲，需要对项目质量以及造价等进行负责，总承包单位把一些工作，分包至分包单位，结合分包合同的内容，来对总承包单位进行负责。针对项目建设，通过总单位来开展总体构思、全方位组织、协调运转以及集中化管理。对于总单位的管理方法来讲，在能够满足建设规律的同时，也是符合生产要求的。实施国际上通行的方法，建成的大量项目，均降低了施工周期、增加项目质量、获得了减少造价的效果，并且也能够满足时代发展的要求。另一方面，在建设体制不断改革的背景下，构建承包企业，专门安排一系列生产性工程的建设，对于组织建设来讲，这属于一种相当关键的形式。在民航系统方面，对于建设总承包来讲，其起步的时间并不是很长，同时民航在国内的很多地方，就空管配套建设而言，有着较多的项目点，而且涉及面较为广泛，异地承包项目的现象很多，有着很多应当健全的地方。在这一项工作中，对于档案管理来讲，其属于相当关键的环节，也有着一些应当注重的问题。

1.工程总承包项目档案管理中发生的问题

1.1缺少一定的制约机制，难以确保档案资料的全面性以及完整性

部分空管建设工程，给施工企业承诺的“金钥匙项目”，实际上并不能让人很满意。结合合同规定，对于总承包单位来讲，针对所承包的项目，需要执行以及管理全方位负责。不过就总承包单位而言，属于为实现某一项任务，从而建立的非永久机构。在承包单位中，对于有关的管理者以及专业者来说，也是结合项目建设需求，通过相关业务部门委派的。而在这些临时人员中，常常不够注重基础管理工作。往往体现于：未构建有关的管理体系，例如项目档案工作体系，针对文件材料，不够注重对其的积累以及归档。就拿工程负责人来说，因为其精力主要放在两方面，一是抓项目进度，二是协调有关方的关系，对于项目文件的归档，不够注重积累以及保管^[1]。长时间的项目实施中，针对档案资料，未开展立卷以及归档，直至项目完工，才简单整理，在这样的情况下，致使部分需要归档的核心材料，出现了散失的现象，而这个时候，总单位已经解散，想要弥补也难以得到弥补。特别是部分承担异地项目的单位，此问题更为显著。甚至有的单位，就安排一个人坐镇的现象出现，这是不能让人放心的。对于工程项目资料，因为总单位没有加以注重，致使诸多的不良后果：第一，拖延了项目交工时间；第二，会耗费很多的资源，例如人力以及财力；第三，在开展档案管理的过程中，需要面对相对大的难度；第四，无论是单位资料的审查，还是后期维修作业的开展，都会导致一定的难度。

1.2归档工作无法满足规范化要求

通常来讲，在总承包单位中，对于大部分的档案管理者，均是结合项目建设需求，通过档案部门委派的，不过在一些总包单位中，对于项目的验收工作，很多由事务人员兼管。一般在建设总承包中，档案内容并不简单，涉及到很多种档案，例如文书档案以及会计档案，对档案工作者，需要具备较高的素质，实际上，就这些事务人员来说，有着较多的工作量，在档案工作这一方面，很难投入足够的精力^[2]。更为关键的是，这些工作者一般未通过档案业务培训。他们不明白怎样的文件材料需要归档，对于部分现场记录，也没有提高重视程度，导致无法弥补的损失。对于有关的文件材料，进出没有进行登记，不具备相关的手续，材料散失、出错了，均难以查找。即便这些事务人员，进行了大量的努力，不过就其工作成果而言，常常还是缺少一定的规范性。

1.3检查指导力度需要提高，难以提升档案管理水平

对于项目建设总承包来讲，其属于相对新的经营方式，在其档案管理过程中，面对一系列新的问题。对于这一方面的规章制度，在一些基层管理部门中，并未存在。因为无章可循，针对与项目文件有关的问题，例如产生规律，总包单位没有充分掌握，未积极介入。由于监督指导没有得到强化，从而在一定程度上，对档案的全面以及完整造成了影响。实际上就文件材料来讲，在工程洽谈时，就已经形成了。因为未从源头上开展控制，使得前期形成的文件，常常出现散失的情况。与此同时，档案部门由于没有掌握情况，常常不能第一时间开展监督以及指导。导致无论是材料的产生，还是积累，常常为失控的状态。结果产生的部分文件，有着一系列的缺陷，而难以得到弥补，部分原始依据由于人员变动，从而未得到移交，难以积累以及归档。

2.做好工程总承包项目档案管理工作的建议

实施项目建设总承包，在建设工程管理这一方面，属于一项非常关键的改革。总包单位把一系列工作进行有效的结合，例如项目设计以及建设管理等，需要承担着很大的责任，同时也有着很大的风险性。所以对于档案工作中出现的问题，应当进行深入的研究以及有效的处理。基于此，针对项目总承包，为进一步强化其档案工作，可以借鉴以下的建议。

2.1加强制度建设，明确责任，实行前端控制

对于总承包单位来讲，需要针对分包单位，给出有关的档案管理方式以及体系，应当构建一系列的档案管理制度，例如设备档案管理方式，将档案工作进行集中的管理。对于项目档案，应当对其责任单位进行确定，从定义上来分析，总包单位属于临时建设单位，需要对服务单位进行负责，同时应当履行一定的责任。在项目竣工移交方面，对于档案资料的全面性以及精准性，需要总包单位进行全方位的负责。确定各自职责，同时和经济责任制进行挂钩。对于分包单位，需要对材料的积累进行负责，对于所有专业人员，要对个人产生的材料进行负责，具体而言，也就是材料的全面性以及精准性，各环节工作完成，应当把全部参建单位的材料，进行整理以及归档等操作^[3]。与此同时，对于档案部门来讲，无论是合同实施，还是业务培训，都应当强化协同管理，以针对归档工作，让其为受控状态，有效提高归档质量。

2.2构建档案管理网络，达到规范化管理

当处于项目初期，对于总承包单位来讲，应当构建档案管理网络，对于相关的归档要求，应当对资料员开展有效的培训，在此基础上，有助于提升整体的业务素质。以针对档案管理，达到标准化的目的。总包单位需要提供和施工企业相统一的有关内容，例如案卷以及管理软件等，通过这样的方式，以便能够确保档案管理的一致，达到管理的规范化。与此同时，结合建设单位多的特征，需要和监理公司一起举行档案专题会，无论是移交内容还是装订标准，均需要集中认识，不可以不注重细节，将责任执行至所有分包单位，细化至每一个环节^[4]。让档案管理更加标准，避免出现随意整理文件的现象，有效增加归档质量。

2.3强化工程档案中间管理

在建设工程档案中包含着较多的成分，尤其是竣工文件。无论是技术的优化，还是设备的维护，这一类文件都能够起到关键的作用。对于档案管理部门来讲，需要结合项目的关键节点，和业务部门一起强化协同检查，确保整体的归档质量，避免出现隐患。对于此中间检查形式来讲，有着很多种，档案人员能够对文件编制者开展质检以及答疑，并且能够对竣工文件的质量开展检查，对于表现优秀的单位，可以当作样板，推广给别的参建单位。检查中发生的问题存在很多种，不局限于一些常见问题，例如漏签字，也存在项目表式问题；对于各种变更文件，其精准性以及全面性等问题。基于中间检查，把这些问题进行有效的消除，最大程度防止当归档审核时，出现问题再耗费时间以及精力去整改，确保能够在既定时间内竣工验收，并且需要充分掌控内在质量这一关。

2.4健全有关制度，实行预验收工作

就建设单位而言，应制定有关的规章制度，把档案的收集归档同工程款项支付进行结合。施工单位也应把整理完成的竣工资料发送给建设单位，只有建设单位有关的档案工作者验收达标之后，才能在档案移交表中签字，然后施工单位根据档案移交表进行尾款申请，等到财务部门审核完成后，才能为其支付尾款。结合国家发布的有关档案验收文件，明确指出应构建档案预验收机制。想要构建档案预验收机制，需全面落实各个参建单位的责任，这也是工程竣工验收的重要条件，就建设项目来说，开展档案预验收工作时，应对总承包单位的工作机制进行全面检查，看其中是否存在疏漏；同时还应对档案管理进行检查，应确保与同项目建设达成一致；对总承包单位进行检查，评估归档质量及文件的准确性等^[5]。针对其中存在的问题，应做到举一反三，进而开展全方位的整改工作。档案预验收机制不但属于档案管理工作，从某种角度，还能看出建设单位内部管理工作的质量，检验业务流程是否畅通，对各部门间的协同管理效果进行检验，档案预验收的质量能够充分反映企业的管理水平，要求建设单位的有关领导者应对此加强重视。不能满足预验收标准的单位，则不可申请工程竣工验收。

结论：对于建设工程档案来讲，其属于一项有意义的事业，在建设档案管理过程中，工程档案是相当关键的环节，不但属于项目建设全程的记录，也属于将来使用的依据。伴随工程领域的持续进步，会持续发生一些新的问题，应当做到与时俱进，归纳出合理、可行的档案管理方式，明确有关的政策以及制度，让承包的项目，成为真正的“交钥匙项目”。

参考文献：

[1]张爱萍.如何做好工程总承包项目档案管理工作[J].城建档案,2021(12):80-81.

[2]金育勇.如何做好工程总承包项目档案管理工作[J].中外企业家,2020(09):202.

[3]金育勇.如何做好工程总承包项目档案管理工作[J].中外企业家,2020(08):181.

[4]杨庆军.如何做好工程总承包项目文件材料管理工作[J].中外企业家,2019(35):137+139.

[5]姜桂洲,陈建文.浅谈如何做好工程总承包项目的档案管理工作[J].电力勘测设计,2018(03):78-80.