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摘要:针对工程总承包项目,本文先对档案管理中发生的问题进行了分析,其中包括缺少一定的制约机制,难以确保档案资料的全面性以及完整性;归档工作无法满足规范化要求;检查指导力度需要提高,然后探讨了怎样落实好档案管理工作,并给出了一些有关的建议,以期能为相关人员提供借鉴。
关键词:总承包;档案资料;制约机制;前端控制;中间管理
前言:对于工程总承包来讲,就是基于建设企业的委托,结合项目合同约定,对项目的有关内容,例如勘察以及施工,执行全程的总承包。对于承包者来讲,需要对项目质量以及造价等进行负责,总承包单位把一些工作,分包至分包单位,结合分包合同的内容,来对总承包单位进行负责。针对项目建设,通过总单位来开展总体构思、全方位组织、协调运转以及集中化管理。对于总单位的管理方法来讲,在能够满足建设规律的同时,也是符合生产要求的。实施国际上通行的方法,建成的大量项目,均降低了施工周期、增加项目质量、获得了减少造价的效果,并且也能够满足时代发展的要求。另一方面,在建设体制不断改革的背景下,构建承包企业,专门安排一系列生产性工程的建设,对于组织建设来讲,这属于一种相当关键的形式。在民航系统方面,对于建设总承包来讲,其起步的时间并不是很长,同时民航在国内的很多地方,就空管配套建设而言,有着较多的项目点,而且涉及面较为广泛,异地承包项目的现象很多,有着很多应当健全的地方。在这一项工作中,对于档案管理来讲,其属于相当关键的环节,也有着一些应当注重的问题。
1.工程总承包项目档案管理中发生的问题
1.1缺少一定的制约机制,难以确保档案资料的全面性以及完整性
部分空管建设工程,给施工企业承诺的“金钥匙项目”,实际上并不能让人很满意。结合合同规定,对于总承包单位来讲,针对所承包的项目,需要执行以及管理全方位负责。不过就总承包单位而言,属于为实现某一项任务,从而建立的非永久机构。在承包单位中,对于有关的管理者以及专业者来说,也是结合项目建设需求,通过相关业务部门委派的。而在这些临时人员中,常常不够注重基础管理工作。往往体现于:未构建有关的管理体系,例如项目档案工作体系,针对文件材料,不够注重对其的积累以及归档。就拿工程负责人来说,因为其精力主要放在两方面,一是抓项目进度,二是协调有关方的关系,对于项目文件的归档,不够注重积累以及保管[1]。长时间的项目实施中,针对档案资料,未开展立卷以及归档,直至项目完工,才简单整理,在这样的情况下,致使部分需要归档的核心材料,出现了散失的现象,而这个时候,总单位已经解散,想要弥补也难以得到弥补。特别是部分承担异地项目的单位,此问题更为显著。甚至有的单位,就安排一个人坐镇的现象出现,这是不能让人放心的。对于工程项目资料,因为总单位没有加以注重,致使诸多的不良后果:第一,拖延了项目交工时间;第二,会耗费很多的资源,例如人力以及财力;第三,在开展档案管理的过程中,需要面对相对大的难度;第四,无论是单位资料的审查,还是后期维修作业的开展,都会导致一定的难度。
1.2归档工作无法满足规范化要求
通常来讲,在总承包单位中,对于大部分的档案管理者,均是结合项目建设需求,通过档案部门委派的,不过在一些总包单位中,对于项目的验收工作,很多由事务人员兼管。一般在建设总承包中,档案内容并不简单,涉及到很多种档案,例如文书档案以及会计档案,对档案工作者,需要具备较高的素质,实际上,就这些事务人员来说,有着较多的工作量,在档案工作这一方面,很难投入足够的精力[2]。更为关键的是,这些工作者一般未通过档案业务培训。他们不明白怎样的文件材料需要归档,对于部分现场记录,也没有提高重视程度,导致无法弥补的损失。对于有关的文件材料,进出没有进行登记,不具备相关的手续,材料散失、出错了,均难以查找。即便这些事务人员,进行了大量的努力,不过就其工作成果而言,常常还是缺少一定的规范性。
1.3检查指导力度需要提高,难以提升档案管理水平
对于项目建设总承包来讲,其属于相对新的经营方式,在其档案管理过程中,面对一系列新的问题。对于这一方面的规章制度,在一些基层管理部门中,并未存在。因为无章可循,针对与项目文件有关的问题,例如产生规律,总包单位没有充分掌握,未积极介入。由于监督指导没有得到强化,从而在一定程度上,对档案的全面以及完整造成了影响。实际上就文件材料来讲,在工程洽谈时,就已经形成了。因为未从源头上开展控制,使得前期形成的文件,常常出现散失的情况。与此同时,档案部门由于没有掌握情况,常常不能第一时间开展监督以及指导。导致无论是材料的产生,还是积累,常常为失控的状态。结果产生的部分文件,有着一系列的缺陷,而难以得到弥补,部分原始依据由于人员变动,从而未得到移交,难以积累以及归档。
2.做好工程总承包项目档案管理工作的建议
实施项目建设总承包,在建设工程管理这一方面,属于一项非常关键的改革。总包单位把一系列工作进行有效的结合,例如项目设计以及建设管理等,需要承担着很大的责任,同时也有着很大的风险性。所以对于档案工作中出现的问题,应当进行深入的研究以及有效的处理。基于此,针对项目总承包,为进一步强化其档案工作,可以借鉴以下的建议。
2.1加强制度建设,明确责任,实行前端控制
对于总承包单位来讲,需要针对分包单位,给出有关的档案管理方式以及体系,应当构建一系列的档案管理制度,例如设备档案管理方式,将档案工作进行集中的管理。对于项目档案,应当对其责任单位进行确定,从定义上来分析,总包单位属于临时建设单位,需要对服务单位进行负责,同时应当履行一定的责任。在项目竣工移交方面,对于档案资料的全面性以及精准性,需要总包单位进行全方位的负责。确定各自职责,同时和经济责任制进行挂钩。对于分包单位,需要对材料的积累进行负责,对于所有专业人员,要对个人产生的材料进行负责,具体而言,也就是材料的全面性以及精准性,各环节工作完成,应当把全部参建单位的材料,进行整理以及归档等操作[3]。与此同时,对于档案部门来讲,无论是合同实施,还是业务培训,都应当强化协同管理,以针对归档工作,让其为受控状态,有效提高归档质量。
2.2构建档案管理网络,达到规范化管理
当处于项目初期,对于总承包单位来讲,应当构建档案管理网络,对于相关的归档要求,应当对资料员开展有效的培训,在此基础上,有助于提升整体的业务素质。以针对档案管理,达到标准化的目的。总包单位需要提供和施工企业相统一的有关内容,例如案卷以及管理软件等,通过这样的方式,以便能够确保档案管理的一致,达到管理的规范化。与此同时,结合建设单位多的特征,需要和监理公司一起举行档案专题会,无论是移交内容还是装订标准,均需要集中认识,不可以不注重细节,将责任执行至所有分包单位,细化至每一个环节[4]。让档案管理更加标准,避免出现随意整理文件的现象,有效增加归档质量。
2.3强化工程档案中间管理
在建设工程档案中包含着较多的成分,尤其是竣工文件。无论是技术的优化,还是设备的维护,这一类文件都能够起到关键的作用。对于档案管理部门来讲,需要结合项目的关键节点,和业务部门一起强化协同检查,确保整体的归档质量,避免出现隐患。对于此中间检查形式来讲,有着很多种,档案人员能够对文件编制者开展质检以及答疑,并且能够对竣工文件的质量开展检查,对于表现优秀的单位,可以当作样板,推广给别的参建单位。检查中发生的问题存在很多种,不局限于一些常见问题,例如漏签字,也存在项目表式问题;对于各种变更文件,其精准性以及全面性等问题。基于中间检查,把这些问题进行有效的消除,最大程度防止当归档审核时,出现问题再耗费时间以及精力去整改,确保能够在既定时间内竣工验收,并且需要充分掌控内在质量这一关。
2.4健全有关制度,实行预验收工作
就建设单位而言,应制定有关的规章制度,把档案的收集归档同工程款项支付进行结合。施工单位也应把整理完成的竣工资料发送给建设单位,只有建设单位有关的档案工作者验收达标之后,才能在档案移交表中签字,然后施工单位根据档案移交表进行尾款申请,等到财务部门审核完成后,才能为其支付尾款。结合国家发布的有关档案验收文件,明确指出应构建档案预验收机制。想要构建档案预验收机制,需全面落实各个参建单位的责任,这也是工程竣工验收的重要条件,就建设项目来说,开展档案预验收工作时,应对总承包单位的工作机制进行全面检查,看其中是否存在疏漏;同时还应对档案管理进行检查,应确保与同项目建设达成一致;对总承包单位进行检查,评估归档质量及文件的准确性等[5]。针对其中存在的问题,应做到举一反三,进而开展全方位的整改工作。档案预验收机制不但属于档案管理工作,从某种角度,还能看出建设单位内部管理工作的质量,检验业务流程是否畅通,对各部门间的协同管理效果进行检验,档案预验收的质量能够充分反映企业的管理水平,要求建设单位的有关领导者应对此加强重视。不能满足预验收标准的单位,则不可申请工程竣工验收。
结论:对于建设工程档案来讲,其属于一项有意义的事业,在建设档案管理过程中,工程档案是相当关键的环节,不但属于项目建设全程的记录,也属于将来使用的依据。伴随工程领域的持续进步,会持续发生一些新的问题,应当做到与时俱进,归纳出合理、可行的档案管理方式,明确有关的政策以及制度,让承包的项目,成为真正的“交钥匙项目”。
参考文献:
[1]张爱萍.如何做好工程总承包项目档案管理工作[J].城建档案,2021(12):80-81.
[2]金育勇.如何做好工程总承包项目档案管理工作[J].中外企业家,2020(09):202.
[3]金育勇.如何做好工程总承包项目档案管理工作[J].中外企业家,2020(08):181.
[4]杨庆军.如何做好工程总承包项目文件材料管理工作[J].中外企业家,2019(35):137+139.
[5]姜桂洲,陈建文.浅谈如何做好工程总承包项目的档案管理工作[J].电力勘测设计,2018(03):78-80.