谈破解基层档案工作难点的路径

谈破解基层档案工作难点的路径

彭金

临沂市岸堤水库管理中心 山东 临沂 276000

摘要：基层部门档案工作的难点在于：档案体制和档案工作关系不理顺、不符合内在工作规律、专兼职档案人员独自全部承包造成的。体制不顺、不符合档案工作实际，是造成档案工作困难和障碍的主要因素，因此建立健全档案管理网络图，对领导、责任科室、经办人和综合档案室人员进行职能定位，是摆脱困境的主要方法和路径。

关键词：档案工作；难点；体制

基层部门档案工作的难点在于：档案体制和档案工作关系不理顺、不符合内在工作规律、专兼职档案人员独自全部承包造成的。并且这种情况是目前基层部门档案工作的普遍现象，所以其是造成档案工作不好展开的关键因素，是造成档案工作效率不高的主要原因，是造成归档整理困难所在成因，是造成档案材料缺失的主要渠道。如何做好档案工作？摆脱基层部门档案工作的困境，使档案工作正常健康的发展，使档案工作成为部分人的职责目标和自发的能动性，是我们目前急需解决的问题。就这个问题谈一点自己工作过程体会，与大家一起商讨。

一、档案工作现状

在基层部门从领导到工作人员，普遍认为档案工作就是档案人员的事，所有科室形成的档案文件材料，都由综合档案室人员去收集、归档、整理、分类、编制目录，然后放在档案室或档案库房就算完事了，与其他科室关系不大，造成了经办科室和经办人成为看客。这种工作分工带来很多问题，如我们岸堤水库在2019年水库加固项目施工中，综合档案室人员从始至终都没有参与这个项目，直至到了2020年5月，工程科突然把7箱施工形成的零散文件材料送到档案室，让档案人员给整理，他们没有对形成的材料进行登记，我们不知有无缺失材料，更不知道施工过程中有哪些材料图纸进行了变更和修改。经过两个多月的摸索和分类，综合档案室人员整理了259卷（盒）档案。工作看似结束，档案也很标准，但2021年4月，工程科有关人员到档案室查阅有关材料，用了半个多小时没有找到所需的档案材料，有点不高兴了，开始埋怨档案人员整理不力、工作不细致导致丢失材料；档案工作人员感到非常委屈，也没法说清，只是反思自己的工作方法，深挖出现问题的原因：施工方虽对档案材料的来龙去脉很清楚，未建立登记簿，不参与档案整理，工程人员与档案人员的错位，档案工作人员不参与项目，不了解施工过程中形成的材料，工程人员不参与档案整理，整理方法与施工方习惯有很大区别，是造成此次问题的主要原因。

二、理顺档案工作体制

档案工作不只是档案人员的责任，它涉及分管领导、职能科室和档案人员，是一个系统工程；需要建立档案工作网络图，在工作网络中要明确领导的定位和职责；各科室相应的职责和档案人员的任务，其中办公室主任主要协助制定档案工作计划和制度，传达领导指示，协调有关科室做好档案收集、整理、保管、移交等方面工作，统筹对有关科室的档案工作进行指导、督促、检查和接收工作；档案人员负责指导职能科室做好收集、整理各门类档案，对分类整理工作出现问题进行解答，定期举办档案培训班，制定档案分类方案、归档与不归档范围、保管期限表等其他档案规范和标准，参与各个项目的验收，接收各科室移交的档案，并对档案进行编号、排列上架、管理、编制档案史料和搞好利用工作；职能科室负责本科室形成的档案，加强自身档案整理，职能科室的兼职档案人员接受综合档案人员的业务指导，负责本科室形成档案材料的登记、收集、分类整理和移交工作。如果按照这种体制和关系开展档案工作，就不会出现上述种种现象。

三、制定有关制度

因档案工作涉及多部门，做好这项工作，不但要有团队协作精神，还要制定各司其责的制度，职责不清，互相推诿扯皮，是造成工作被动的很大原因。如我单位根据档案工作特点和性质，先后制定了档案工作岗位责任制、归档整理制度、档案工作奖惩办法等，由于这些制度和办法针对性强，易于操作，责任到人，使责任科室和经办人增强了主人翁精神，对档案工作认真负责，主动寻求指导帮助，现在我单位综合档案室人员不用整天埋头伏案工作，只要做好指导、督查和档案接收利用工作就行了，使单位档案工作走上规范的道路，为以后档案工作顺畅健康发展起了重要作用。我们档案室已经达到一定的规模和规范标准，正在努力争创省级科学化评估示范单位。

四、定期指导检查

一方面，综合档案室人员要经常到有关职能科室指导工作，因为职能科室虽然熟悉材料的形成过程，但缺少档案专业知识，在分类整理工作中还存在不少困难，定期指导既提高他们的技能，又体现团队精神和督导作用，也为保证档案整理质量和档案工作人员顺利接收移交创造了条件；另一方面，各职能科室也要主动到综合档案室求得帮助，多给档案人员介绍本科室形成档案材料情况，让档案人员更好地制定合理的分类方法，这样才能相得益彰；第三，单位根据档案工作计划、档案法律法规和自身的制度办法，对本单位档案工作进行定期检查，这种检查，既增强了各科室和有关人员的压力，使领导人员亲历档案现场感受档案工作，也为档案工作搭建交流平台，为相关人员提供学习契机，促进档案工作更好发展。

世上无难事，只要肯攀登，就没有解决不了的问题；同时解决问题还要找准病根所在的地方，是取得事半功倍效果的良方。

参考文献：

1、郑慧;;浅谈如何破解基层单位档案工作之难[J];档案天地;2019年04期

2、陆惠玲;;如何做好基层单位档案工作[J];发展;2014年09期

3、张彬;;新形势下政府档案工作的改革创新[J];文史博览(理论);2016年12期