新形势下如何做好档案管理工作

新形势下如何做好档案管理工作

程伟

郓城县金融服务中心， 山东 郓城 274700

摘要：时代经济以及科技的进步使得当前人们的生活与工作方式都有了极大的改变，尤其是随着信息技术的不断发展，互联网，计算机，信息技术等高新科技在当前社会工作中所扮演的角色越来越重要。单位档案管理工作繁琐且重要，将信息技术应用在单位的档案管理工作中，对其管理方式进行创新改革，帮助单位的档案管理可以变得更加细致高效，是新形势做好单位档案管理工作的重要方式之一。单位应该要认识到档案管理工作的重要性，对其日常管理有更严格的要求，构建更加严密，科学的单位档案管理体系，帮助单位档案管理工作可以拥有更好地成效，进而对单位的发展带去更多的帮助。

关键词：档案管理工作；单位；档案管理；信息技术应用；档案管理方式创新

引言

在单位的日常经营活动中，档案管理不仅在单位管理活动中起着重要的作用，而且是提升单位核心竞争力的必要条件。随着经济社会的不断发展，越来越多的单位开始逐渐重视档案管理，并注重探索具体的实施措施。基于此，本文以单位档案管理为研究对象，分析了档案管理的重要性，指出了当前单位档案管理工作中存在的主要问题，并提出相关建议，以提高单位档案管理能力，促进单位全面发展。

一．新形势下做好单位档案管理工作的重要性

（一）档案管理工作是单位决策的重要参考

对于单位的发展来讲，最为重要的就是必须要有足够的人才储备，并且需要根据不同人才的优势特点将其分配在适合的岗位上，这也是单位人力资源岗位的工作者在进行单位人力资源配置的过程中最应该做到的。而单位档案的管理工作很大一部分就是在整理，管理单位人才的档案信息，这些档案不仅仅是纸张上呈现出的简单信息，最重要的是当单位有新的决策，需要有人才去执行这些决策时可以根据档案中所反馈的信息来进行最恰当人力的选择。尤其是社会发展到新的时期，单位之间的竞争变得越来越激烈，要想谋求长期稳定的发展，单位重视档案管理工作已经成为一种发展的必然。

（二）单位档案是极为珍贵的一种资源

单位档案包含了单位在发展过程中形成的一些与自身发展历程相关的记录，资料，还包含了单位中每一个成员在自己成长以及社会实践过程中形成的各种履历的记录，是对个体以及单位成长的一种记录。这些档案除了与单位与个体的发展息息相关之外，还是一种重要且珍贵的信息资源。是具有法律效率的，对单位档案进行管理某种程度上就是一种对真实历史的维护。单位的档案管理工作与单位，单位以及个人的切身利益是有着最为直接且紧密的关系的，做好该项工作对于单位与单位的其他工作来讲是极为重要的一种促进，并且也更有利于单位领导去查证过去的工作是否存在失误，还有何改进之处等，对于单位工作效率的提升会很有帮助。

二．当前单位管理工作中存在的一些问题

（一）单位本身不够重视档案管理工作

单位的档案管理工作时一项极为琐碎的事情，且其管理的成效并不能立马呈现出来，因此很多单位的领导人员以及相关档案管理工作者对于档案管理工作的重视度是远远不够的。很多档案管理人员觉得档案管理就知识简单的资料整理，只要将其摆放在规定的位置上即可，对于日后档案的查阅便利性常常忽略。再者很多单位的档案管理人员都是别的岗位同时兼任，在管理档案的专业程度上并不充足，甚至还会有档案管理人员频繁调动的问题，这都会对单位的档案管理工作带去极为不好的影响。

（二）没有足够完善的档案管理体系

单位的档案管理工作在重要性上是不言而喻的，但要做好这项工作，必须要有足够完善的档案管理体系，对日常的档案管理工作在方向，方式等方面进行全方面的指导，相应的档案管理工作才能做好。但实际的单位内部，很多都没有足够完善的档案管理体系，尤其是随着社会经济的发展，单位也在不断进步，各方面都在不断进行创新，但档案管理相关工作方面还是多有不足，并且原本体系存在的弊病随着单位不断向前发展也开始越来越明显地凸显出来。

（三）档案管理的硬件设备过于陈旧落后

单位档案管理工作的顺利开展需要有两方面的支持，一方面是有足够专业的档案管理人员，再者是要有设备，硬件等方面的支持。而这两者的更新则又都需要单位在档案管理方面投入足够多的资金。但现实显然与期许存在较大的差距，单位对于档案管理工作的不重视，造成在档案信息化建设方面的投入也是吝啬的，人员综合素养不足，设备落后陈旧，档案管理的环境也有待优化，相关工作效率也就不如人意了。

三．新形势下做好单位档案管理工作的具体措施

（一）提升对档案管理工作的重视程度

首先单位或者单位内部对于档案管理工作的重视程度必须提升单位领导层，管理者们必须要意识到档案的重要性以及档案管理工作卓然有效可以为单位发展带来的莫大助益，进而对相关的单位档案管理工作可以有更严谨的态度。如此下层实际执行档案管理工作的职工在意识到领导的重视之后自然也会上行下效，对自己当前的工作重视起来，起码在态度上会更郑重，这就已经是一个非常好的开始了。

（二）构建健全完善的档案管理体系

档案管理体系对于单位的档案管理工作时有着重要的指导作用的，所有的更细致化的档案管理工作的执行都需要有足够科学的档案管理体系来配合。比如说人员档案应该有怎样的存放方式，职工入职时所携带的档案中应该包含哪些信息？档案日常存放的规定？档案查询有哪些要求等等，这些都需要在档案管理体系中给出明确的指示，以便于相应岗位的档案管理人员可以“照章办事”，“有据可依”。再者还要有岗位责任制，将单位档案的管理工作进行更加细致化的划分，由专人负责固定模块的档案管理工作，以便于在问题出现时可以及时追责进行挽回，这也是对单位中档案管理人员自身责任落实的一种有效督促，对于单位档案管理成效的提升是大有用处的。

（三）加大对档案管理工作的资金投入力度

单位在提升对档案管理工作重视程度之后还需要进一步加强对单位档案管理工作的资金投入，要分配足够的资金去帮助进行档案管理人才的引进与提升，帮助他们具备更加专业的档案管理知识与能力，从而可以在档案管理的工作中做得更好。另一方面要使用这些资金来进行各项硬件设施的改进，比如说引入先进的电子信息管理系统，要有更加现代化的单位档案管理软件。除此之外存放纸质档案的档案室还要有防火，防虫，防潮等设施，全方位确保单位档案资料的安全无虞。

四．结束语

新时期单位档案管理工作的重要性必须要得到最为充分的认知，单位从上层领导到基层档案管理员工都必须意识到档案管理工作之于单位发展的莫大助益，在日常档案管理工作中投入更大的精力，有更加郑重严谨的档案管理工作态度，在科学完善的单位档案管理体系的引导下进行更有效的管理工作。还要注意不断投入资金进行档案管理人员的培养与提升，帮助进行档案管理系统的信息化建设，做好档案存放环境的打造，帮助单位档案的存储变得更加周密。

参考文献

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