中职学校档案管理信息化及科学化建设探讨

中职学校档案管理信息化及科学化建设探讨

马作记

郓城县高级技工学校 274700

摘要：以往的档案管理模式已经不能满足现在中职学生的实际需求了，所以，在中职院校的档案管理中，要融入信息化的建设。档案管理的信息化建设主要是把以往的档案和信息化技术进行有效结合，并且把档案转化成数字，让这些数字在计算机中更好的呈现出来，以此来提升管理的质量。下文中，就中职院校的档案管理信息化建设以及科学化的建设进行分析和讨论，这也为提升中职院校的档案管理水平奠定了基础。

关键词：中职院校；档案管理；信息化；科学化；探索分析

引言：

中职院校的学生也是很多的，并且师生之间每年都会展开教研活动，大量的人员流动以及活动的开展为学校档案管理增加了很多压力。在这其中，有很多的档案其意义是十分重要的；还有的档案很常用，经常被翻出来查阅资料。在时间的推移下，档案的数量逐渐增多，管理档案的工作难度也在逐渐的增加，以往的教学模式已经不适合现代社会的发展需求了，因此，中职院校要改变档案的管理模式，最大化适用于当下的发展需求。

一、中职院校档案管理的意义

1.中职院校档案管理发展的必然趋势

每年的招生人数的增多，让学校的档案数量在逐渐的增加，比如说老师的业绩档案以及人事档案，学籍档案等，这些都给管理档案人员增加了更多的压力，包括在对信息的收集方面、统计方面、利用方面等。因此要提升中职院校档案管理的信息化建设，提升办公的自动化功能。这样一方面可以减少档案的收集时间和使用的周期，提升档案的管理效率；另一方面还可以打开档案的公开领域，提升社会效益^[1]。

2.促使工作人员提升自身的素质

随着时代的发展，档案的信息化也在逐渐的完善，学校在档案的存储以及资源的传递等方面都发生了很大的变化，以往的纸质版档案管理模式，已经不能满足现代档案管理的需求了，工作人员在处理档案的过程中，也逐渐的显露出自己在管理方面的不足，所以，中职院校要完善档案的信息化，首先要提升工作人员的素质，以及专业的技能，以此来促进档案管理的可持续发展，提升学校的管理能力。

3.促使档案信息的开发利用

随着时代的发展，我国科技也在不断的进步，社会对档案也在逐渐的增加依赖。在以往的档案管理中，其档案的形式都是纸质版的，因此，其寿命都不长，传播方式也比较的笨拙。随着信息化的融入，人们把这一技术加入到档案管理中，把以往纸质版的档案变化成电子版的形式，构建数学型的档案馆，在平台上显示档案的目录以及相关信息，让档案资源打破以往的局限，在信息手段的使用下，提供更为系统、全面的档案信息。

二、中职院校档案管理信息化和科学化的建设策略

1.提升电子档案的建设速度，优化档案目录的系统

电子档案有很多的好处，其一可以缩小存储的空间，此外也能提升档案的借阅效率。所以，档案管理的工作人员要改变存档的方式，抛弃以往的纸质版的信息模式。最大化把档案素材都转化成电子的形式，把这些档案的电子信息都融入都电子档案中。此外还要构建一个档案目录，依照档案的类别来进行分类。这也就避免了档案重复录入的情况发生。比如说学校在档案管理的子目录主要是业务方案以及计划档案等，在构建档案目录的过程中，要在整个系统中分别标记每个目录的实际情况，此外，档案管理的工作人员在制作电子档案的过程中，要区分各个档案的目录。还可以使用电子技术来档案进行扫描。需要注意的是，在对纸质版的档案进行扫描的过程中，要扫描档案的全部文件，构架健全的资源库，禁止出现信息不全的情况，从而来保证了档案资料的完整性。

2.多种存储方式的运用，防止出现档案丢失的情况

在信息化的档案管理中，工作人员已经对电子版的数据库备份了很多，他们选择的各种存储资料，避免出现档案缺失的情况。在存储方式中，有大容量的u盘、硬盘以及光盘的形式等，以此来为学校的档案做双重保险。如果电子版的档案出现丢失的情况，可以使用其他的存储方式，把这些资料再重新回归到电子版中，以此来最大化完整档案体系。除此之外，为了提升档案的安全性，相关的管理人员要依据档案的级别来设计不同的浏览权利。比如学校的代课老师可以浏览他们各自学科的档案，有学科的设计以及总结、论文等。如果要浏览其他类别的档案时，要经过上级领导的审批，老师才有权利去浏览，在这样的方式下，档案的管理逐渐的完善，并且越来越正规，这也避免出现信息泄露的事情发生，相应的提升了档案的保密性^[2]。

3.优化基础设施，为信息化建设奠定基础

中职院校的档案管理要开展科学化的管理机制，那么首先要准备硬件设备，比如说学校内部的电脑房，打印机、扫描仪等，对档案信息化有关的设备都要设置齐全，所以中职院校要加大资金在基础设施方面的投入，以此来保障档案管理的硬件齐全，为信息化的管理以及科学化的管理奠定基础，只有基础稳定的情况下，才可以开展相应的信息化管理功能，促进档案管理的科学化建设，为中职院校的现代化建设打好基础。

4.培养专业人才，提升工作人员的职业素养

以往的档案管理方式和现代的档案管理模式进行有效的结合，这对于工作人员也有了更好的要求，所以，中职院校可以在网络平台上展开招聘信息，向社会招聘专业人才，还要对工作人员的专业技能以及工作经验等方面展开综合的分析，在日常工作中，最大化挖掘出工作人员的潜能。此外可以展开工作内部的培训，采用线上远程的授课方式来对新员工进行培训，为了达成最终的效果，学生可以依据各个单位的工作性质。来设置出工作计划，在考核中会出现不合格的情况，学校要依照对有才能的人进行提拔，对于能力一般的人进行让位，对效果低下的人进行劝退的原则，把工作的机会留给更适合的人，比如经验比较丰富、专业技能高、素质也比较高的人才，以此来提升档案管理的信息化和科学化。

总结语：

在新时期的背景下，云数据以及信息网络也在不断的发展，中职院校的档案管理也在逐渐的进行改革，学校要利用这次机会，提升学校档案管理的能力，展现出自己的实际能力，为学生以及老师更好的进行服务。中职院校既可以构建信息化的服务平台，充分挖掘出资源的使用性，此外，还可以永久性的保存档案资源，以此来为中职院校的档案管理提升做保障。

参考文献

[1]史雅蕾.中职学校档案管理信息化及科学化建设探讨[J].黑龙江档案,2021(02):158-159.

[2]汤涛.中职学校档案管理信息化及科学化建设探讨[J].办公室业务,2021(02):96-97.