互联网背景下档案管理社会化服务的开展

互联网背景下档案管理社会化服务的开展

梁帅

山东润鲁建筑材料检测技术服务有限公司 山东 淄博 255100

摘要：进入二十一世纪，我国的科学技术水平不断进步，现阶段，在现代移动互联网快速发展的背景下，给档案管理带来了机遇，也带来了挑战。如何运用互联网技术提高档案管理的效率成为了普遍关注的问题。在现代档案管理中，可以从完善数字化管理理念，构建信息化档案资源管理体系和推动多元化档案管理服务等三个方面提高档案管理的效率，促进档案资源的充分性利用。

关键词：互联网技术；档案管理；社会化服务；策略

引言

进入新世纪，我国企事业单位纷纷改制以后，档案管理工作已经摆脱了陈旧的管理思想，开始与时代发展接轨。人们对档案管理工作的认识不再停留于那一排排档案柜和一摞摞档案盒，传统的档案管理服务模式面临着破冰。互联网背景下，档案管理工作从模式、内容、服务等方面都有着全新的发展空间。随着人们对档案资源渴求度的增高，档案管理社会化服务也打开了如火如荼的局面。面对这样全新的发展机遇，档案管理人员如何提升自身的知识水平和专业素养，依托于互联网技术促进档案管理社会化服务的全面开展，这都是需要我们认真思考的问题。

1企业档案管理现状分析

从总体上看，企业文档管理工作日渐精细，档案资源也逐渐成为基础性资源，档案工作借助信息技术影响力也越来越大，档案为企业的生产经营提供了有效的可参考性资源，档案管理水平也在逐步提升。当今信息化手段的应用使得企业档案管理工作人员的工作有了一个质的飞跃，从原始的人工手段转变成现在的网络信息手段，极大方便了工作人员查找资料和文档。与此同时，企业的原有纸质档案也已全部进行数字化，存放在信息化管理平台上。互联网信息平台同时可以很好地做到资源共享，方便资料的归档和储存。随着网络信息化手段的全面覆盖，对于负责综合档案管理工作的人员要求也越来越高，部分重要资料从系统各环节流转后产生于系统，进行各个系统与档案系统的接口连接、数据传输尤为重要，发现问题及时与相应部门进行协调解决。面对信息时代带来的新机遇新挑战，要把档案工作做好，就要从企业管理对档案的需求着手，规划档案新发展思路，运用新的信息技术将档案工作转型发展成为更高效快捷的服务型窗口，为企业发展提供优质的档案服务。

2档案高效管理存在的问题

2.1档案信息资源的利用率不高

档案信息管理是档案管理中的重要内容。但是目前多数单位在进行档案管理时，没有将信息化档案管理作为管理中的核心要素。在档案管理中，需要进行有效的分析和总结，如果不能充分性的运用信息化管理，尤其是不能引入大数据等进行信息内容管理的话，就不能快速提炼，或者说快速搜索需要利用的内容。在手工或者是半信息化的档案管理中，往往存在重复性劳动，其管理不能集约，也不能为档案资源的持续性利用等提供有效基础。档案资源的管理效率不高主要是因为运用传统性的纸质档案，不能形成在数据等方面的充分性利用。在档案资源的管理中，需要从档案资源数据等方面形成结合，从而可以在管理过程中融合管理体系。从目前来看，档案信息资源利用主要是在资源的整合，以及提炼内容，形成便捷性的提取等方面，档案管理没有实现在管理强度，以及在管理效率性方面的提高。

2.2企业档案工作人员信息化能力及档案管理能力双达标人才不足

要有信息化能力保障档案资源质量及安全，还要有档案收、管、用的能力。档案工作是为生产经营服务，档案工作人员要有责任心为企业档案管理工作做好服务，而现阶段部分档案工作人员缺乏为各业务部门服务的意识，采取较被动的等待工作模式，导致企业档案信息资源不能发挥其作用的尴尬局面，对助力生产起不到应有的参考作用。

3互联网背景下开展档案管理社会化服务的有力策略

3.1重视网络环境建设

要重视网络环境的建设，让各档案资源信息交流更加通畅，只有这样才能将档案管理社会化服务的作用真正发挥出来，让档案信息资源得到共享。网络环境建设是指借助网络交换机，将处理档案信息的计算机与网络服务器进行连接，把软件数据库集合为统一的系统，这样能够在权限内共享档案资源，实现数据通信。要将企事业单位当成网络终端，在系统开发的时间范围内，在系统中录入档案信息，并由相应的主管部门审查检验，然后进入系统之中，为今后档案信息检索、利用、统计等日常工作提供基础数据。此外，还能够为上级部门及时提供第一手材料，便于其做出决策，从而加强对重要数据的管理，也有利于后续工作的顺利开展。

3.2完善和建构数字化管理理念

“互联网+”的背景下信息化的管理，已经成为了各个行业管理中普遍性的共识。在进行档案管理必须提升数字化的管理意识。从单位的主要负责人来说，提高对档案管理的效益，将互联网思想融合进入档案管理是具有积极作用。在提升档案管理水平方面需要对档案管理者等进行积极的培训和教育，促进其在管理水平方面实现提升。目前国外进行档案管理已经在运用信息化的手段，比如运用信息软件进行管理，通过软件形成管理系统，资源管理系统等。在我国进行档案管理也需要从软件、硬件优化和提升等方面进行管理。比如档案信息的数字化，可以方便档案管理中直接调用电子数据信息，形成在管理中的提升等，通过建立档案管理的网站等可以形成在信息等方面的交流。另外在条件许可情况下，可以建构数字档案馆，作为一种在各个行业档案管理中尝试的路径。

3.3档案管理人员要以新信息技术为手段

开发线上档案资源并定向开放，用信息平台替代人工，更科学高效地提供档案信息资源支撑。将线上档案资源深入分析，定向安全开放，结合企业组织机构建立档案信息系统，还要提升档案信息资源质量。在建立企业档案信息数字化时，要注意网络诚信，如果资源在网络上无限制的转发、分享，不仅会对企业造成一定影响，还会对企业的档案管理工作造成阻碍，也会让人们对网络产生畏惧，从而更加闭塞了档案资源的有效利用。因此，完善网络安全、诚信节制使用档案资源显得尤为重要。因此，需要共同努力，借助信息技术发展机遇，做好档案安全管理工作，提升档案管理水平，大力发展档案事业，用档案产品助力企业生产经营。

3.4提升电子档案电子信息管理软件基础建设

加强档案信息采集、整合及录入存储系统建设。设计符合实际档案管理需求的系统，其模块要包含对有价值的网络资源主动抓取技术，并允许用户实时推送归档。加强档案管理运行系统建设。运行系统是档案管理及运行是否科学高效最直接的体现。应实现档案信息资源收集、存储、管理、检索渠道的多样性，实现手机客户端、远程系统终端检索功能。

结语

总之，档案是企事业单位的历史记录，是单位发展过程中的宝贵财富，同时也能够将企事业单位建设水平反映出来。档案工作任务重，事项多，其档案管理社会化服务水平关系着自身现代化程度。因此，要重视对互联网技术的应用，不断提高档案管理的网络化水平，从而满足新形势发展的需要，推动档案管理社会化服务的深度优化。

参考文献

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