关于人社业务电子档案管理系统的研究

关于人社业务电子档案管理系统的研究

冯再宏

麻栗坡县人力资源和社会保障局

摘要：本文主要阐述建立人社业务电子档案管理系统的必要性，提高人们对人社业务电子档案管理系统的了解，促进人们提高对建立人社业务电子档案管理的可行性的认识，并且对人社业务电子档案管理系统进行分析，希望可以促进人社业务电子档案管理系统的发展，充分发挥出人社电子档案管理系统的作用。

关键词：人社业务；电子档案管理系统；研究

随着经济和科学技术的不断发展，信息技术在各个行业得到了广泛的应用，对人社业务的影响较大，导致人社业务的范围越来越广，同时人社业务产生的档案数据和信息量规模越来越大。传统的人社业务管理方式已经无法满足如今人社市场的需求，而且传统的人社业务工作量较大，运行效率较低。所以，利用信息技术，建立人社业务电子档案管理系统，不仅可以为人社业务工作人员提供较多的便利，还可有有效的进行档案管理，满足人社业务市场的需求^【1】。

一、建立人社业务电子档案管理系统的必要性

（一）缺乏标准的管理规范

我国的社会保障体系主要是由社会保险、社会经济、社会福利、优抚安置四个主要部门构成，其中的人事档案主要是由各个人社机构进行独立的整理和保存，而且不同地区的人社机构对档案的整理过程和工作流程差异性较大，这种多头对人社档案进行管理的方式严重的阻碍了我国人社档案管理工作的管理和水平提高。我国的人社档案管理并没有统一的标准管理规范，对我国开展人社档案管理工作具有较大的影响，无法顺利开展人社档案管理工作，缺乏对人社档案管理工作相关的法律法规，只是在2009年我国的人力资源与社会保障部和国家档案局共同出台了《社会保险档案管理规定（试行）》，主要是对社会保险业务档案管理的养老、失业、工伤等做出明确要求，并没有对社会保障体系的其他三大部分做出规范，由于这项规定制定时间较长，现在无法满足我国现在社会发展对人社档案管理的要求，严重的缺乏相关的法律法规，更没有当地相关部门的规章指导，导致我国各地区的人社档案管理工作开展困难，存在诸多的问题。虽然各地区的相关部门都陆续制定了相关的人社档案管理规定，但是，也造成了我国人社档案管理工作的标准不统一，无法进行统一的归档整理，各个地区有各个地区的管理方法，极大的限制全国人社档案管理发挥的作用^【2】。

（二）传统的档案管理方式无法保证人社档案的安全

由于传统的人社档案管理形式主要是利用纸质进行档案记录，档案记录的全程依靠人工，随着社会的发展，人社档案管理范围越开越大，传统的管理方式已经无法满足市场的需求，无法促进人事档案管理工作水平的提高，更在一定程度上对认识档案管理水平的提高有制约作用。人社机构分布在全国各个城市之中，对人事档案的保存比较分散，而且纸质的档案管理形式对人事档案的安全造成极大的威胁，而且工作人员在查询人事档案时会带给工作人员极大的不便。大部分人社机构的档案管理人员对档案管理的意识较低，缺乏专业的档案管理技能，无法有效的对数量较多的档案进行档案管理，而且档案管理效率较低。因为缺少人社业务档案验收标准，大部分的人社机构缺少验收意识，只把工作重点放在开展业务上，导致人社档案资料的整理和保存存在严重的不足，缺乏足够的投入，没有统一的档案管理流程和档案管理标准，无法有效的保证人社档案的安全。

（三）传统的认识档案管理方式无法满足用户的需求

人社档案是对养老、就业等业务进行分析和评估的重要基础，因为传统的管理方式是以纸质档案为主，而且保管的分散性较强，导致整理效率低下、无法规范整理，无法有效的利用人社档案对大量数据进行总结。如果建立人社档案管理系统，可以有效地对数量较多的人社档案进行整理，深层次的对数量庞大的人社档案进行分析和总结，深入挖掘人社档案的信息价值，可以对人社机构的基金监管、就业失业状况等业务进行数据指导，还可以通过对人社业务档案的整理为参保人员提供完整的人社档案信息，更加生动、形象的提高用户对人社业务的认识。由于传统的人社档案管理方式无法适应现代的需求，所以要建立人社档案管理系统，利用人社电子档案管理系统提高人社档案管理的效率，促进人社档案管理水平的提高^【3】。

二、人社档案电子管理系统

（一）人社档案管理系统对前端的控制和收集

人社档案电子管理系统首先要与人社业务系统进行结合，对人社档案实施前端控制，根据人社业务的实际需求，对人社档案管理的格式和内容结构做出明确、统一的人社档案管理规范，人社业务经办系统要严格按照明确、统一的认识档案管理规范。利用人社档案电子管理系统产生的电子人社档案，要实时归档，同时在同步的人社档案电子管理数据库中进行更新，避免传统人社档案管理的弊端出现，促进人社档案管理信息实现速度快、跨业务、跨层次、跨区域的流通，实现各个地区的人社档案信息共享，通过利用人社档案电子管理系统减少大量的档案数据信息的重复录入，并且可以对人社档案信息进行全面的收集，在较高的程度上节省数据存储空间，减少业务流程环节，提高业务的办理速度，保证业务的经办效率。同时人社档案电子管理系统还可以在用户办理业务时，对用户的基础数据信息直接进行整理，节省用户业务办理的时间，提高业务办理的服务水平，改百年传统业务办理的各种弊端。通过人社档案电子管理系统对人社档案的前段控制，不仅明确规范了人社档案的标准，而且促进了人社档案管理工作的发展。

（二）人社档案管理系统的整序和检索

人社档案电子管理系统有利于对人事档案进行整序，充分的使用人事档案信息的价值。所以在建立人社档案电子管理系统时，应该以《档案著录规则》的内容为主，并且建立与人社业务系统建立对接关系，系统的录入要分为常用著录项和人社业务特有著录项，最大程度上保证齐全完整的人事档案著录项，保证系统著录的规范。要建立相应的著录管理模式，通过提前录入著录项，促进人事档案管理系统可以自动著录和自动标引，不仅可以体现文件自身的内容，还可以体现文件背景、文件者的信息，有利于提高对全过程的管理和监控。人社档案电子管理系统还应该建立电子文件检索系统，通过采用人工智能与概率统计实现电子文件检索系统的自动标引，可以根据系统的设定自行对人事档案信息挑选关键词，保证电子检索系统可以准确的发挥检索作用^【4】。

（三）人事档案电子管理系统的保管和安全

人社档案因为存在诸多的优质信息，所以要保证数据具有较高的安全性，利用人事档案管理工作可以有效的保证信息数据的安全性和完整性，保证保管的数据不会泄露，还可以的通过人社档案电子管理系统对文件格式进行控制，保证数据信息有效运行，对人事档案管理信息可以合理使用^【5】。

结语

综上所述，为了实现人社业务的统一，建立对人社档案管理的规范标准，提高人社业务办理的服务水平，保证用户对其的满意度，大大提高自身的人社档案管理水平，提高业务办理效率。所以，要建立人社档案电子管理系统，以档案数据库为基础，结合互联网的优势，提高人社业务的能力，促进自身服务水平不断提高，保证人社档案管理工作的不断发展，满足时代的要求。

参考文献

[1] 阎雅静. 人力资源与社会保障电子档案管理系统的设计与实现[J]. 商品与质量,2018(1):292.

[2] 孙成. 社保业务电子档案管理系统的设计与实现[D]. 山东:山东大学,2018.

[3] 徐扬凯. 人力资源与社会保障电子档案管理系统的设计与实现[D]. 山东:山东大学,2011.

[4] 孟明建,赵文祥. 电子档案和条形码技术在社会保险业务档案管理中的应用[J]. 天津社会保险,2011, (5):4-5.

[5] 钱海波,顾沁雯. 人社系统“全能经办”业务档案管理之思考——以常州市武进区为例[J]. 档案与建设,2016(3):90-91.

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