新时期档案管理的特点及优化策略

新时期档案管理的特点及优化策略

汤虎

山东润鲁建筑材料检测技术服务有限公司 山东 淄博 255120

摘要：档案管理工作的质量与信息的使用效率和信息资源效果的发挥有着直接关系。随着社会信息化程度不断推进，档案管理工作中需要处理的内容不断提升，同时对档案管理专业化、科学化、现代化的要求也更加突出。在这样的发展背景之下，从事档案管理的工作人员必须充分认识到档案管理的价值，提升自身的工作能力和工作水平，更好地服务于档案管理。

关键词：新时期；建筑单位；档案管理；管理方式

引言

随着信息化技术的发展，档案管理水平有所提升，但一直以来，人们对档案部门的工作职能以及性质也缺乏足够认知，人们习惯性地把机关档案部门与档案馆相提并论，片面的认知导致档案馆的作用以及功能无法全部得到发挥，其与社会关系也不够紧密，无法真实体现其本质属性。因此，档案馆有关管理人员必须不断转变管理理念，创新管理方法，使档案资料能够真正发挥自身价值，促进社会进一步发展。

1新时期档案管理工作的主要特点

1.1档案管理电子化、数据化

随着技术的不断进步，人们已经逐渐迈入了信息化时代，信息技术应用到人们学习、工作中的各个领域，并逐渐成为必要可少的重要组成部分。对于建筑企业档案管理工作来说，也正在向着信息化、电子化、自动化、智能化的方向发展。与传统的档案管理模式相比，电子化的管理方式不仅能够提升管理的实效，减少对于空间的占用，而且在后期的查阅与利用中也更加便捷，极大地提升了档案管理的应用水平和使用范围。档案管理电子化带来的一个重要影响就是档案管理的一体化，也就是说档案资料在转化为电子数据之后，能够直接实现一体化传输，直接存储到档案数据库中，减少了中间程序，也能够极大提升了工作效率。

1.2档案信息资源海量增加

随着经济社会的不断变化，相应的人们生产的信息记录也更加丰富，与传统的档案管理工作相比，人们需要处理的信息，在范围和数量上都实现了快速增长。这些对档案管理工作提出了比较大的挑战，如果仅仅依靠人工的力量，在速度和时效上都十分不足。通过建立电子信息系统，能够将各种档案信息上传到云端，在一定的权限限制下，人们能够比较方便快捷的实现对档案的调取与查阅，进而极大的节省了查阅档案信息所耗费的时间成本，能够更好地推动档案信息的实效性提升。

1.3档案管理涉及到的部门更加多样

在档案管理中，并不仅仅是单一部门的任务，而是一项需要多系统协调、多方积极配合的工作。在现代信息技术的支持下，档案管理工作能够快速、高效的实现信息的采集、使用、维护，这些有效保证了档案管理工作的专业、规范。新时期的档案工作涉及到的领域更加广泛、人员更加众多，相应的也需要更多部门的有效协调，在信息时代的大背景之下，档案管理部门要认识到工作的重要性，根据时代发展的现实需要，积极开展工作，提升工作的实效性，更好地体现出档案工作的价值。

2新时期档案管理优化策略

2.1加强档案管理中的信息化、数据化

要加强对于档案管理的技术投入和资金支持，目前社会信息化、自动化的趋势更加明显，传统的“人工为主”的档案管理模式已经不能充分满足现代档案管理的需要，整体效率十分低下，并且也不利于档案资源的有效开发、高效利用。针对这种情况，加强档案管理的信息化、数据化迫在眉睫。要将传统的实体存储升级为数字化存储，将传统的人工为主转变为技术为主。想要实现这一目标，需要完成两项基础性工作，第一将档案电子化，要将单位内部的纸质档案通过扫描等处理实现数字化。这一过程要注意信息的准确性和实用性。第二，建立单位内部的档案数据库。想要实现后期档案管理的一体化，实现共享性、开发性、服务性的档案管理信息网络和网络建设，在建设中要注意与相关部门、相关项目的有效协调。在信息化的建设初期往往需要投入大量的资金，但是在后期档案管理信息化的优势就能够更加明显地体现出来。

2.2加强档案管理培训，提高管理人员业务素质

档案管理业务素质水平对档案管理工作质量有直接影响，尤其在数字档案广泛建立下，为让工作人员更好适应管理工作需定期对其进行管理培训，强化管理人员综合素质。第一，强化继续教育，提高管理人员管理水平。当前档案设备更加现代化，档案的种类还有载体更加多样化，管理人员的管理方法也需不断改革，也就需对管理人员定期培训，做好继续教育，让档案管理人员掌握现代设备的操作能力，掌握档案信息收集方法。同时，也还需掌握档案信息安全维护知识，让档案管理人员在通过档案平台为使用者提供更高质量档案服务同时最大限度确保档案安全。第二，健全培训良性运行机制。培训良性运行制度为档案管理人员教育培训开展的保证。芦溪县档案馆建立了包括登记、统计、评估为一体的完善的继续教育管理制度，每年定期督查档案管理人员进行继续教育。且针对继续教育建立了相应的激励约束机制，管理人员上岗之前及轮岗之后都需进行相应岗位培训，让档案管理人员能主动参加管理培训，不断提高自身的专业技术及业务水平。

2.3制度创新，明确管理要求

要实现档案管理工作的创新发展，必须在制度上强调档案管理工作的重要价值，依靠制度来建立完善的档案管理机制，提升档案管理工作的有效性，实现档案管理的革新与发展。传统的档案管理工作中，有关单位虽然建立了明确的管理制度，但这些制度大多从如何管理档案、调用档案入手，约束力不强，没有建立明确的权责关系，导致档案管理工作无法取得预期成果。在尝试创新档案管理工作的过程中，可建立多元化的档案管理制度，依靠制度来确定档案管理工作的主要推进方向，明确档案管理要求。首先，是对档案的入库、调整、调用建立管理制度，有关单位要建立由上而下的责任机制，单位的管理层要负责档案管理工作的第一任务，档案管理部门在制订档案管理计划时，要与有关领导进行沟通，明确权责关系，及时调整档案管理方案。其次，是对档案的使用、补录、更改建立管理制度，在对档案进行相关处理的过程中，有关人员要对档案的变动情况进行报备，对于档案遗失、错漏等问题，有关负责人在进行调整的同时，也要及时做好报备工作。最后，要建立明确的责任制度，一旦出现档案管理疏漏，除要追究档案管理人员的责任之外，更要追究有关领导的责任，加大档案管理力度，明确责任方向，以此消除档案管理工作中存在的短板。

2.4落实好档案管理职责

建设单位在工程建设中会设置档案管理部门、施工质量监督部门以及考核部门。档案管理部门需要定时对这些部门的工程资料进行汇总归纳，以进一步保障档案资料的完整性。为了更好地发挥档案管理的作用，还要根据建设工程的实际情况在档案管理部门设置奖惩制度，有效激发档案管理人员的积极性。

结束语

总而言之，新时期，档案管理工作机遇与挑战并存，针对现代社会信息化快速发展的时代背景，建筑单位领导和档案管理的工作人员要提升对于档案管理重要性的认识，应用先进的技术，加强档案管理中的信息化、数据化，同时要增强工作人员的业务能力和专业素养，不断优化档案管理的管理制度和流程规范，使档案管理工作能够高速度发展、高质量运行，更好更健康地体现出应有的价值。

参考文献

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