国有企业档案管理信息化建设

国有企业档案管理信息化建设

李辉红

兰陵县房地产测绘中心 山东省临沂市 277700

摘要：档案文件管理是国有企业工作中非常重要的一部分。传统的档案管理通过人工收集检查与管理，过程烦琐复杂，消耗大量时间，同时管理效果并不好，容易出现档案缺失。通过信息技术改进档案管理模式，可以有效节省人力，加快资源管理与分配。但是，现阶段很多国有企业还没有完全实现财务档案管理信息化，依旧有诸多问题存在，所以应该及时解决这些问题，使财务档案信息化管理工作拥有更高的质量和效率，能够更好地服务于国有企业发展。本文分析了国有企业档案信息化管理的有效改革方案，通过研究信息化技术在档案管理过程中应用的重要性、当前存在的一些问题及其应用特点，提出了针对性的改进措施。

关键词：国有企业；档案管理；信息化建设

1国有企业财务档案信息化管理存在的问题

1.1缺乏正确认识

在此阶段，许多国营企业的领导者和记录管理部门的员工都没有意识到记录信息化的重要性，其中一些人对信息化的概念持怀疑态度，很难主动地领导或参与其中。其他人则忽略了在记录管理工作中信息化的巨大作用，并且不能以对记录信息化必不可少的态度积极地进行创新。档案信息化建设被搁置，并且进展缓慢。在进行管理时还没有完全实现企业内部财务档案管理体制统一，缺乏规范的档案储存和使用要求，国家相应的法律法规建设也不够完善，无法为财务档案管理工作提供有效指导，无法对管理人员行为进行有效约束。由于领导不够重视财务档案信息化管理，导致员工对财务档案管理有所忽视，加大了管理过程中出现问题的概率。

1.2缺乏专业人才

国有企业的档案信息建设和档案管理离不开人才支持。由于人力资源是记录和信息技术建立的主体，因此记录管理者必须具有记录和信息技术方面的专业知识，并且必须具备强大的现实实际计算机操作技能。但是，在现阶段，许多国有企业缺乏文件管理方面的专业人才，这一问题已经成为国有企业存在的主要问题，并使建立文件管理信息非常困难。现阶段国有企业也在积极改革人事制度，大多存在较为频繁的人员变动，想要将具备相应素质的人员调转到财务档案管理工作中具有较大难度。财务档案管理工作对管理人员的专业素质具有较高要求，不但需要具备较强的财务知识，还需要掌握档案管理知识和计算机知识。现阶段国有企业培养这种全方位素质型人才的力度还不够，管理人员专业知识存在较大的差异性，对顺利开展财务档案信息化管理工作产生不良影响。

1.3没有合理运用财务档案信息化技术

国有企业财务档案信息化管理是一项复杂且细碎的工作，需要工作人员具备较强的工作能力和责任心。现阶段，国有企业财务档案管理工作运用的信息技术有限，大多仅仅能满足接受与保存文件的要求，导致收集、整理、保存信息的工作相对滞后，对利用、编研以及开发档案产生影响。想要实现财务档案管理信息化，需要每位领导和工作人员对其重要性形成正确认识，并且在财务档案管理工作中利用信息化技术提升质量和效率。现阶段，很多国有企业的主观能动性不足，在实现信息化的过程中处于被动接受状态，很多领导和员工不会积极地进行自主学习，阻碍了财务档案管理信息化进程。

1.4建设与发展不平衡

目前，一些国有企业信息化发展与其他建设工作不平衡。一些具有良好效益的国有企业正在努力实现档案资源数字化、信息管理标准化。一些国有企业文件管理信息化建设尚未开始，一些缺乏最新的办公设备，有些具有硬件，但是缺少文件管理软件。许多文件管理任务仍然依赖于传统的手动任务，导致工作和服务效率降低。总体发展水平的不平衡使得许多国有企业档案管理部门的档案信息资源不可共享，需要信息查询和使用时，仍然非常烦琐且任重道远。

2国有企业档案信息化建设的策略

2.1优化信息档案管理制度

信息化满足了各种人群对信息的需求，数字档案使信息获取更为快速与便捷，需要一个良好的档案管理工作体系。在信息化管理制度建设阶段，为确保信息系统的连续性，使之充分发挥出档案管理和运行模式的实用价值，在革新档案管理和服务模式的背景下，把档案信息化管理制度当作目前信息化档案建设的首要任务，信息化管理制度也要结合企业的实际经营状况。要重点把档案管理制度真正落实到管理实践之中，明确管理标准与实施流程，提示管理规范性，不落下任何一个环节，制定档案管理的优化方案。从企业运营角度来看，多数企业达到了先进管理制度的建成，但由于没有好的管理理念，致使档案管理改革难以落实，对于这个问题，要从管理人员层面入手，使其深刻意识到档案管理的意义，形成档案管理意识。企业还要为档案管理的创新发展提供必要的设备与技术支持。

2.2管理体系的完善

国有企业档案管理信息系统的建设正在如火如荼地进行，与此同时，我们在此过程中获得了宝贵的经验，同时也取得了很多成果。但是也存在一些问题，如档案信息管理不佳，安排有些混乱，各种任务的进展混乱，不能有效地阐明责任的来源，并且难以确保责任的履行。造成这种情况的一个重要原因是信息管理系统的构建存在缺陷，这使得不可能为档案的现代管理提供完整而标准化的系统约束。针对这种情况，国有企业要积极推进档案信息管理系统的建立，确定信息管理实践中每个岗位和员工的职责和任务，全面提高责任感。管理人员在工作中应该仔细并谨慎，采取标准化信息管理的途径。

2.3对高素质档案信息化管理人才进行培养

档案信息化管理工作同样离不开专业人才的支撑。随着信息时代的到来，在很大程度上改变了档案管理工作的形式和内容，不仅对管理人员的档案管理素养提出了更高的要求，还需要具备信息化知识储备与技能。通过分析当前的财务档案信息化管理工作可知，需要熟悉档案管理和知识的高素质人才负责档案资料的收集、整理，需要专业计算机人才负责软件开发与网络维护，所以国有企业想要实现档案管理信息化，必须建立一支复合型高素质人才队伍。在实际开展工作的过程中，国有企业应该加大培训档案管理人员的力度，进而使管理人员具有更高的知识水平和业务素质，帮助管理人员及时了解和掌握新理论、新知识，更好地满足财务档案信息化管理工作需求。

2.4建立档案安全防护体系

构建企业信息安全制度，通过制定相应的规章制度可以很好地约束各方行为，拥有安全规范的管理模式。具体来看，企业要优先设定网络与计算机安全管理规范，据此强化电子信息管理，制定高效的归档制度与保管制度，要做好基础设施建设工作。企业拥有高质量的硬件设施能够有效避免因为硬件故障造成的档案安全隐患，因此要选择高性能存储设备，定期进行档案资料的备份，对硬盘、光盘等存储介质定期更换，确保备份数据的有效性，运用适当的安全技术手段，强化管理人员的安全防护能力。相关部门要主动作为，争取企业领导对档案信息化的支持，保证档案信息化的开展有充足的资金保障。

3结语

在全面推进国有企业结构调整和升级，实现企业战略发展目标的过程中，数据信息和档案应作为基础。在这个过程中，国有企业可以从基础设施建设、制度建设、人才队伍建设等方面入手，更加全面地收集和利用档案信息，推进档案管理信息化进程，借助先进技术建立智能档案管理运行平台，强化人员管理，促进企业平稳发展。

参考文献：

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[3]刘相楠.试论国有企业档案管理的信息化建设[J].当代旅游,2018(019):218.