基层单位工程档案管理现状分析与对策

基层单位工程档案管理现状分析与对策

胡刚 1 陈勤涛 2

1 、 陕西省楼观台国有生态实验林场 2 、 秦岭大熊猫研究中心（陕西省珍稀野生动物救护基地）

【摘要】工程档案是在项目施工过程中由相关单位互相配合，在对工程项目进行施工、监理、检验、分析后所记录的大量资料。在现在经济飞速发展的时期，并且在国家大力发展基础设施的建设，数以万计的工程项目让人们的生活得到了极大的改善，也丰富了人们的物质需求和精神需求，而工程项目产生的工程档案也因工程项目的激增而变得难以管理。由于工程类型划分不是十分明确，工程档案涉及数目繁多，数量巨大，且对档案的归档没有统一的标准，使得档案难以清晰分类整理，已经成为了基层单位工程档案管理的一个重要问题，本文通过对工程档案管理现状的分析，提供出可行性对策。

【关键词】工程档案；档案管理

1引言

对于基层单位来说，档案管理工作是一个比较重要的工作，它记录着基层单位在某些工程项目的一些相关事宜，其包括的范围比较的广泛，还不乏有一些关键的机密文件记录，在现如今的大数据时代，工程档案的管理变得越来越难以分类管理，通过分析来达到处理档案管理分类，并且能够保证分类的效率。

2工程档案管理现状分析

2.1忽略了工程档案管理的重要性

工程档案的重要性往往被人们所忽略，对于这些档案材料，是对以后的工程和检查监督提供必要的资料记录和证据线索的，这不仅有利于社会资源和一些公共技术的再次合理利用，也起到了推动社会进步的作用。此外《档案法》当中也对档案工作进行了定义，表明档案管理与收集整理等工作是能够有效保护与利用档案，有利于社会主义现代化建设的工作¹。

在一网站对某地的多数单位进行了一次调查，调查是否有专业人员进行工程档案的管理（如图1），而其中百分九十的单位没有安排专人进行工程档案的管理。

图 1 是否有专人进行工程档案的管理

而往往基层单位对于档案管理没有一个基本规范要求，只是在其他科室抽出人员对档案进行简要管理分类，没有相应的法律条文规范管理，毫无规章制度。例如在某林业基层单位建设项目施工阶段，在项目施工完成后，为了能够快速收集档案应付检查，在最后项目进行工程验收审核检查阶段，才对材料进行总结归纳收集处理，并没有对于整个建设工程的点点滴滴进行细致入微的记录和整理，只注重最后验收的结果，往往就造成了工程档案的遗漏，致使以后的其它工程想采纳此次工程档案的某项经验或成果而无迹可寻。

2.2基层单位资金不足，管理方式落后

基层单位由于对档案管理的认知不足和没有多余资金来维持工程档案的管理。在现在这个信息化的时代，一些单位工程档案的存储还停留在纸张之上。且由于一些设备都已经早已使用几十年，一些档案室年久失修，破损严重，一些资料也早已模糊不清，甚至都没有达到档案室基本的防火防盗要求，这也导致有极少数的工程会去调阅以前的工程档案记录。

基层单位为了减少开支，会把档案室的资金减少甚至省略，这也导致上述情况的发生。

2.3工程档案的分类不健全

在工程档案的收集过程中，某些单位只会为了应付检查，收集必要的工程档案资料，而往往忽视了对于工程档案的分类，这也就导致了工程档案的开发利用率并不高，导致了历史工程档案资源的浪费，无法让其发挥其价值。

3工程档案管理的新型对策

工程档案的一些详细资料数据，将会对该工程的后期维护方面提供有力的资料支持，尤其是一些工程项目的改建和技术性维护，一套详细且完整的工程档案可以让施工人员在改造或者维修的时候大大减少资源和资金的浪费，而且工程档案的缺失还会导致一些不必要事故的发生，所以工程档案的健全是必要的。具体措施如下：

3.1重视工程档案的管理

要开展一系列关于工程档案的学习活动，让单位内从上到下都对工程档案管理重视起来。要选拔一批有担当，能吃苦的人员作为工程档案的管理人员。当肩负工程档案管理的艰巨任务的时候，就要对工程档案的一系列法律法规和一些相关性的专业知识进行彻底的了解，还要对单位内的基本工作有一个大体的了解，更要掌握现代的物联网科技技术，来推动工程档案的科技化，还要具有一定管理分类经验。

3.2加强管理人员的培训

工程档案管理看似松松散散，实则为一个整体， 随意改动一处则会导致雪崩式的后果，工程档案的管理人员要有超强的资料审查分析能力，对于档案的大体目的做出正确的判断，与其他经常调阅工程档案的部门进行有效的沟通，并且积极地让更多人参与到这个过程中来，来对本单位的一些工程项目有一个深度且清晰的了解， 积极的参与一些分类工作，监督检查档案的收集是否完整，分类是否合理。

3.3确保工程档案的完整

要在现有的基础上积极地向其他拥有完善档案体系的单位进行学习，将工程档案从收集到归档移交等过程全部建立。还要对每个项目的实施进行实施追踪归档，要吸取以前的教训，不再只会对检查验收才进行档案归档，而是工程项目的全过程归档，其中包括了从项目开始的立项到结束验收的每一项详细记录，以及目的成果应用和转化情况进行补充归档，来确保工程档案的完整性。这些制度的完善能够有效的提高工程档案后期的利用率，减少维修阶段的决策失误，真正的做到减少资源的浪费。

3.4工程档案的信息化建设

现如今的社会以及趋势下，工程档案势必要走上计算机互联网的时代。为了方便以后的利用，在现有阶段的数据资料收集的方式，将全部采用计算机的形式，实现纸质资料和数据存档共存，对以往的一些资料，在进行归纳整理，将一些较为重要的资料务必上传数据。并且利用现在的互联网服务器，就可以实现云端工程档案共享，实现资源的分享利用， 提高调阅效率，也能够改善了现有的档案管理部门的工作氛围。

要将工程的一些档案进行公示，接受群众和其他机构的监督；采用工程档案数据化率分析办法，来对每个单位的基础工程档案管理水平进行比较；要逐步的对工程档案室进行改造建设。要加强对一些档案的信息备份处理工作，落实做好的档案室的一些防水防火工作，对于一些比较机密的档案，要进行封档加密处理，落实好遭遇恶劣天气档案转移安置工作，定期对档案室的安全防护措施进行检查。

4结语

现如今的工程档案管理工作，是基层单位重要的一个环节，作为后期工程维修改造的所需调阅的必要资料，工程档案的有效合理管理是提供资料的必要前提。

参考文献：

[1]王琳.机关档案管理工作中的问题与对策分析[J].陕西档案, 2019(04):42.

1 王琳.机关档案管理工作中的问题与对策分析[J].陕西档案, 2019(04):42.