新形势下如何做好高校档案管理工作

新形势下如何做好高校档案管理工作

鲜娅静

西安医学院 710021

摘  要：经过调查和研究表明，现阶段我国的许多高校在教学的过程中，大多数只关注到学生的成绩和学生的综合能力，而对于行政方面的档案管理工作并没有那么重视。与此同时，由于高校的不重视，也让档案管理的水平普遍不高，档案的管理模式产生滞后的现象。并且在大数据时代的背景下，信息技术也在快速的发展当中，但是许多高校的档案管理工作还依旧利用十分传统的管理模式，并没有真正的实现现代化管理，这都是高校需要解决的问题。而今天，本文也是就新形势下如何做好高校档案管理工作来进行相应的研究和探讨。

关键词：新形势；高校档案；管理工作

伴随着我国社会经济的快速发展，人们对于档案的管理工作也越来越重视。对于高校来说，他掌管着我国大部分优秀人才的档案工作，在我国社会发展的过程中占据着十分重要的作用。科学合理的档案管理工作，不仅仅意味着高校的人才管理水平，同时，也对学生之后的发展有着至关重要的作用和影响。因此，在新形势下，如何对高校的档案管理工作进行改革，是每一位当管理者需要考虑的问题。那么下面，笔者就自身的相关教学经验，来谈一谈新形势下如何做好高校档案的管理工作。

一、现阶段高校档案管理工作普遍存在的问题

(一)高校的重视程度不够

经过调查和研究表明，许多高校在档案的收集和管理过程中都没有给予过多的关注。这也让许多高校在档案收集和管理的过程中会出现各种各样的问题，不仅会影响学生的发展，同时也对学校的声誉造成影响。在过去传统的高校档案的收集和管理过程中，大多使用的都是纸质版的档案，而伴随着现代化水平的不断提升传统的纸质版档案已经向电子版档案进行转化，但是许多高校却没有进行这个转化的过程，从而造成了某些纸质版档案的遗失，影响了电子档案的收集和管理进程。

(二)高校的档案管理水平不高

在现阶段的高校档案管理过程中存在的一个十分重要的问题，就是高校的当然管理水平不高，一方面是由于传统的高校档案管理人员的管理模式，已经不能够在适应性现阶段的档案管理。另一方面，是由于许多党员管理人员的专业素养不足，在档案管理的过程中，没有采取科学有效的方式来进行档案管理，而仅仅是将它作为一种谋求生活的任务来完成。在这样的背景下，高校档案管理人员对档案的管理工作没有给予高度的关注，势必会影响高校的档案管理水平。

(三)高校档案管理的信息化水平不高

虽然伴随着科学技术的快速发展，信息技术已经渗透到了我国的各个领域当中，但是在当前高校的档案管理工作中，只有极少数的高校实现了档案管理的现代化工作，绝大多数的高校还是采取传统的以纸质档案为主的档案管理模式。这种当然管理的模式存在着很大的弊端，一旦出现了相应的事故，就会造成档案的意识，这对于高校教师和学生来说都有着不可挽回的影响。

二、推进高校档案管理工作高质量发展的建议

（一）加强档案资源体系建设

鼓励档案管理部门积极参与学校各项重大活动的形成、积累和收集工作;继续抓好档案资源体系的源头建设，加大对学校重点工作、重要活动、重大项目及新专业、新机构等所形成的文件材料、电子照片、音视频档案的收集整理力度。要突出档案实体安全，完善高校档案材料立卷归档制度，提高依法治档水平，及时修订各类文件材料的归档范围和保管期限表，保证各类档案的准确性、真实性和完整性，做到学校各部门档案应归尽归、应收尽收。

（二）加强档案利用体系建设

加强档案资源利用和共享平台建设，进一步简化利用手续，逐步实现档案利用便捷化;创新利用服务方式和手段，完善检索工具和体系，逐步实现简化整理、强化检索、优化服务的工作目标;加强编研工作，深入挖掘档案信息，把“死档案”变成“活信息”;加强校史资料征集，开展校史研究，以多种形式开展校史校情教育。立足档案馆爱国主义教育基地、档案安全保管基地、档案利用服务中心、学校信息公開中心和电子档案备份管理中心的职责定位，发挥档案育人功能和文化教育功能，服务学校校园文化建设。

（三）加强档案管理信息化建设

在科学技术不断发展的背景下，信息技术也在快速的发展当中，对于高校来说，应该要及时的跟上时代发展的步伐，转变过去以往以纸质版档案管理的模式，形成信息化管理档案的形式。无论是在档案的储存还是在档案的调取方面，在信息化模式的管理之下，都能够实现更加科学的管理，同时也可以尽可能的避免档案的丢失或错误调取的状况。并且，如果再发生相应的事故的时候，档案也能够以电子数据的形式保存下来，因此，高校应该要不断加快档案信息化管理的步伐，使档案的管理更加科学合理。科学的运用现代化技术来进行档案的管理，不仅可以节省高校档案管理的时间，同时，也能够使档案的管理更加现代化和科学化。

（四）加快档案专业人才创新建设

当前社会是一个要求人才不断创新发展的社会，在这样的背景下，就需要档案管理人员也有一定的自主创新能力。现阶段在信息化时代来临的背景下，传统的档案管理模式，也不能够在适用现阶段的档案管理过程档案，管理人员必须要跟上时代发展的步伐，及时转变自身的档案管理模式，尽可能地采取一些新的手段来管理档案。例如，档案管理人员可以将档案与计算机科学技术结合起来，真正的将高校的档案变成电子档案，这样不论是在管理还是在调取的过程中都能够节约大量的时间和人力。

结语

以上，就是笔者对高校档案的管理提出的相应研究和探讨工作，但在实际的高校档案管理过程中，高校还是要根据自身的实际情况以及时代发展的现状来选择合适的档案管理模式。总的来说，高校的档案管理工作应该要与时代的发展相一致，这样才能够顺应时代发展的潮流，也能让高校的档案管理工作变得更加科学合理，实现档案的现代化管理，是每一个高校必须要进行的工作，这不仅是确保档案的良性管理，也是高校在人才培养和档案管理过程中，树立榜样的主要表现。

参考文献：

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