公路管理局档案局档案建设工作的研究与探析

公路管理局档案局档案建设工作的研究与探析

鲍建刚

山东省济宁市公路管理局 山东省济宁市 272000

摘要：随着社会的不断发展，档案管理工作作为一件“功在当今，利在千秋”的大事，在公路管理局中起着不可或缺的作用，已经成为一项重要工作内容。档案的工作分类整理工作是一项工作结构复杂的分类整理准备工作，每一项都需要制定有具体的分类整理操作标准和详细的分类操作执行流程以及规范。本文通过分析公路管理局档案局档案建设工作中存在的问题来提出解决措施。

关键词：公路管理局 档案建设 解决措施

公路管理局档案局一般在现有试点基础上继续探索总结借鉴经验，形成一套可供广泛复制的和推广的公路档案管理、移交和档案接收等服务模式，不断优化提升公路档案信息资源的保护综合利用管理水平。同时，公路管理局和各档案局人员要按照上级有关要求，认真贯彻落实公路电子工程档案管理各项工作，不断努力提高公路工程质量管理、档案管理的业务信息化和档案自动化管理水平，实现工程建设项目质量全过程动态管理和监控。但目前公路管理局档案局档案建设工作仍有很多不足，这就需要及时纠正，促进档案管理工作的发展。

一.公路交通档案管理存在的问题

1.1对企业档案管理制度认识严重不足。档案管理责任意识的是否缺乏是影响档案管理工作健康发展的一大重要制约因素，直接会影响到对档案资料的整理收集和归档整理，影响整个公路交通档案管理工作的进度^[1]。

1.2管理人员注重形式化，操作不到位。这些形式化行为极大地严重影响了我国公路交通运营管理和公共服务产品质量，甚至整个公路行业的社会形象。

1.3档案管理服务机构不尽完善和缺乏规范。完整的规范档案管理服务机构建设是规范档案管理工作的有力保证，也是规范档案管理机构工作的一个必备条件。但很多公路交通管理部门业务往往缺乏相关专业技术机构，由不同的工作人员来兼职从事档案管理员的工作，因为常常受到本职工作的影响，使一些档案管理服务机构和其他兼职企业档案管理人员的工作职责形同虚设，貌似负责的档案人很多，而实际上无人认真负责，形成了对档案管理机构工作放任自流^[2]。

1.4档案管理法的科学宣传和应用普及不够。少数领导档案利用意识淡薄，重视不够，导致对将军档案资料利用的管理只停留在简单的资料收集整理上，未能形成系统、有组织、规范的档案资料管理体系。

二.公路管理局档案局档案建设工作中存在问题的解决措施

为加强公路管理局档案局梳理档案工作存在的不足，促进档案管理工作的进展，要积极采取措施，提高档案管理能力。

2.1做到档案学习认识到位。通过各级党组织和中心组、档案审查工作领导会议等多种形式认真传达部署学习贯彻政府档案审查工作领导会议通知精神，就认真做好全省档案审查复审管理工作情况进行组织安排工作部署。要求全局干部职工转变墨守成规的传统观念，增强档案归档保存的法律意识和责任意识^[3]。

2.2做到制度建立健全到位。及时调整档案工作领导小组，将档案工作纳入年度工作要点，健全完善立卷归档、借阅利用等制度，补齐档案管理制度短板。结合业务工作实际，修订完善档案的收集、整理、归档等管理制度，重新修订“三合一”制度^[4]，为科学规范管理档案提供指导。

2.3做到区间功能完善到位。公路管理局档案局要将原档案室进行扩容，将档案整理用房、阅览用房分开，高标准打造档案室，严格落实档案管理的保护措施，确保档案安全。

2.4推进无纸化办公和电子档案融合。加快公路信息化体系建设发展步伐，对已收集整理的纸质文书文件档案、声像文件档案、照片影像档案、实物照片档案等资料进行使用电子数字化归档分类整理存档，逐步形成实现整理纸质文书档案与使用电子文书档案管理并重的发展同时，开启文书档案管理工作与高速公路信息中心管理工作相辅相成、信息管理资源相互共享的发展新格局^[5]。通过电子文件网上登记、扫描、拟办、阅办和归档，使文书纸质档案来源更加全面和规范，减少后期对文书纸质档案的集中扫描步骤，进一步提高档案管理效率。立足集团档案管理实体内部管理，以档案实体内部档案管理寄存市场为业务基础，做好内部档案信息收集、整理、数字化打印加工和归档寄存等工作，使内外部档案的业务持续健康发展，将设在集团内的电子工程设计档案管理信息化基础建设工作纳入集团档案馆整体建设统一规划部署工作规划，逐步基本实现集团电子工程档案和纸质工程档案管理的业务规范化和信息一体化，有序加快推进集团传统档案向工程档案管理数字化发展进程。

2.5强化组织领导，组建工作专班。安排领导做好监督档案管理的工作，聘请具有丰富专业档案管理工作经验的档案人员负责协助档案管理，每个档案科室另外开设专职档案员，协助科室配合相关档案管理部门专职人员共同开展档案工作。将档案整理利用工作纳入日常考核，压实工作责任。

2.6增加专项投入，开展专项培训。加大档案工作专项经费投入力度，及时更新专业扫描仪、电脑等办公设备，保证档案工作软硬件设施一应俱全。

2.7将档案管理分工整理到位。将档案资料收集、整理、归档、管理等各个环节的主体责任都细分落实到每个责任人。在开展档案分类整理工作过程中，根据国家统一标准，做到档案分类整理归档，精准管理到位。按照“缺什么，补什么”的核对原则，将所有档案资料逐一进行核对，查找遗漏选优补缺，确保档案业务规范化、制度化，切实做到管理好、利用好环保宣教档案资料。

三.结束语

综上所述，针对目前我国传统落后的档案管理工作方式已经无法充分适应信息管理资源的快速扩大的不良局面，必须要从根本上不断加强对企业档案管理人员工作的高度重视，更新档案管理工作理念，提高企业档案管理工作人员素质并积极探索转变档案服务管理方式，使新的档案管理人员工作制度能够更好地切实服务于公路管理局发展和服务企业、单位的经济发展，坚持推进档案管理工作制度的长效化，持之以恒地把档案管理工作抓实、抓细。

四.参考文献

[1]赵新宇，赵洋.云南省高速公路建设项目档案工作发展迎来新局面[J].云南档案，2020(11):17.

[2]张凤霞.强化现代工程管理 打造品质工程平台——新时代高速公路档案管理的趋势与对策[J].档案与建设，2018(06):81-85.

[3]陈中钰.京津冀三地档案部门共商协同发展建设项目档案工作[J].北京档案，2017(06):4.

[4]省档案局对省交通厅所属公路重点建设项目开展档案行政执法检查[J].黑龙江档案，2016(06):6.

[5]黄庆欣.高速公路管理局档案管理常见问题与应对策略[J].才智，2014(25):327.