新形势下医院人事档案管理思考

新形势下医院人事档案管理思考

陶映红

西昌市人民医院 615000

摘 要：医院人事档案管理工作是医院建设中的关键组成部分，为医院和上级领导提供人才信息和全面、历史考察用人的依据，对合理配置使用人才，发挥人才资源提供重要作用，是医院人事管理的重要工作。因此，切实加强医院人事档案管理，满足社会发展和医院人事改革的要求，提高档案的整体利用率，是探讨医院人事管理工作的重点内容。本文详细阐述了当今信息化时代和医疗改革不断深入的形势下，医院人事档案管理面临的挑战和问题，并就如何提高医院人事档案管理工作水平提出了自己的思考。

关键词：医院；人事档案管理；面临问题；建议

医院人事档案是医院档案资源的重要组成部分，是记录和评估医院职工工作经历、学识水平、业务素质、医疗技术、科研成果等方面的重要依据，具有保存价值、参考作用和指导意义。随着我国医疗改革的不断深入，医院人事档案管理面临新的挑战与要求，主要体现在以下三点：第一，随着国家对医疗卫生事业的重视和医院综合发展与改革的需要，医院人事档案管理工作具有的作用和需要承担的责任越来越大；第二，新的医疗环境与人事制度下，医院人员身份复杂，流动性大，医院人事档案管理的工作量与复杂程度大大增加；第三，当今信息化技术快速发展，医院人事档案管理的信息化程度在稳步提高的同时也不断带来新的问题，需要人事档案管理人员具有专业的信息化知识。

一、医院人事档案管理工作面临的问题

（一）对医院人事档案管理工作的重视程度不够

在当今国家大力发展医疗卫生事业的背景下，医院人才的招聘、培养、职称评聘、人才梯度与队伍的建设是医院人力资源管理工作中的重点，但人事档案管理在这些工作中的重要性却未能得到广泛的认可和重视。人事档案管理工作是医院对于自身人才实力、人才队伍建设的自审与评估，是医院选人用人和重大决策的基本保障。因此，忽视人事档案管理工作必然导致档案管理流于形式，档案的服务作用无法得到充分发挥。

（二）医院人事档案管理工作缺乏专业人员

医院人事档案管理工作缺乏专业人员表现在两个方面：一是大部分医院没有配备专职的人事档案管理人员，人事档案管理工作由其他员工兼任，导致人事档案管理工作效率较低。许多医院人事档案管理区与普通工作区混杂在一起，人事档案与其他工作资料混杂，不利于人事档案的规范化管理。二是医院人事档案工作人员很少参加专业培训，且人员变动频繁，使得档案工作人员对业务不熟悉，从而导致医院人事档案管理工作的质量问题凸显。

（三）医院人事档案管理信息化程度低且混乱

第一，医院对人事档案管理工作不够重视，投入其中的资金和人员较少，造成信息化设备不能及时更新，已建成的数据库也没有得到有效的更新与维护。许多医院面临因缺乏专业人员而无法建立和维护数据库的尴尬局面，这又反过来导致建立数据库的人力资源成本过高。许多医院建立了数据库，却忽视了后期人事档案的备份、更新与系统安全维护等工作。第二，当前人事档案管理处于纸质化和信息化共存的时代，医院人事档案纸质化资料和信息化资料存在不一致、混杂、遗漏等情况。第三，随着信息技术的普及，电子资料造假的现象越来越多，需要人事档案管理人员能够甄别，并进行多渠道确认。

二、解决医院人事档案管理问题的建议

针对医院人事档案管理工作出现的问题，本文结合笔者的工作经验提出了以下几点建议，以提高医院人事档案管理水平。

（一）提高对人事档案管理重要性的认识

加强对档案工作及档案法规的宣传，使医院领导层认识到人事档案管理工作的重要性，及时解决人事档案工作的人力、财力等重大问题。医院要依据档案法规和业务规范，建立健全医院人事档案管理规章制度，使档案管理工作有章可循，推进档案管理水平的上升。医院要加强对医务人员档案意识的培养，促进医务人员对档案工作的重视与配合。

（二）配备专职的档案管理人员

配备专职、专业的档案管理人员是提高档案管理工作质量的基本要求。医院要加强档案管理人员的职业素质建设，鼓励档案管理人员主动学习与思考，不断提高自己的专业能力。同时，医院也要为档案管理人员提供培训与学习的机会，为档案管理人员施展才能提供广阔的平台。医院需调动档案管理人员的主观能动性，对主动学习、管理能力突出的管理人员进行奖励与表扬，对流于形式、管理不善的管理人员进行批评与惩罚。尤其是在医院人事档案管理人员新老交替的情况下，要保证其有一定的工作重叠期以完成对新人的培训及工作的交接，避免出现因档案管理人员替换导致档案管理水平下降、资料丢失等情况。

（三）加强人事档案信息化建设

当今时代的信息化速度对医院的人事档案管理工作提出了新的要求，也为提高工作效率和质量提供了新的手段。医院应该致力于发挥信息化带来的优势，同时避免信息化所带来的问题。第一，医院应该根据自身的实力与需要，加大资金的投入，完善信息化基础设施建设，提高医院人事档案管理工作的效率和质量；第二，认真做好人事档案信息录入，逐步建立健全人事档案数据库，为日后的管理工作打下良好的基础；第三，在主动学习其他医院先进的档案管理经验和结合本院实际的情况下，应注意数据库的科学性、实用性与延展性，保证数据库具有可修改性和更新能力。另外，数据库建立以后，要注意对数据库的信息进行系统化的分类和整理，对数据库进行定期维护与更新，做好数据的备份。人事档案资料具有很强的保密性，因而一定要使用可靠的安全系统。数据库建立的最终目的是为医院的选人、用人与制订决策提供参考与指导，因此数据库的建立要注重实用性。

综上所述，医院人事档案管理是医院人力资源管理的重要内容，在医院选人、用人等重大人力资源决策中具有参考作用。充分认识人事档案管理的重要性，配备专业的人事档案管理人员，提高人事档案管理的信息化，将有利于提高医院人事档案管理的效率与质量。

参考文献：

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[2]张凤娟.小议医院人事档案管理的现状[J].中国实用医药，2010，5(22).

[3]罗丽云.新时期如何加强医院人事档案的管理[J].中国实用医药，2010，5(22).