网络时代医院基建档案管理的重要性

网络时代医院基建档案管理的重要性

杜克俭

巫溪县人民医院 重庆 405899

【摘要】网络时代医院基建档案管理主要存在的问题有：对基建档工作的认识不足、缺乏基建档案管理技术和人才、基建档案管理制度不规范。但进入网络时代后最好医院基建档案管理有利于控制医院的成本、有利于医院建设、反映了医院的建设和发展，有利于医院正常运转。基于此，医院基建档案管理应提高基建档案管理人自身综合素质、转变基建档案管理策略、建立健全基建档案管理制度、建设基建档案管理数据库、建设医院基建档案管理系统和增强基建档案管理人员的安全意识。

【关键词】网络时代；医院；基建档案管理；重要性；策略

网络时代基建档案管理整合了各种信息，给基建档案管理带来诸多挑战与机遇，很有必要积极应对。为避免出现信息泄漏和遗漏的问题，很有必要做好基建档案管理和信息技术，科学且自动化地归档、管理和查阅基建档案管理。

1 网络时代医院基建档案管理存在的问题

1.1对基建档工作的认识不足

当前阶段人们越来越重视信息隐私问题，但医院对档案管理的重视和认识不足。基建档案管理工作中部分工作人员认识不足，基建档案管理流于表面，在工作中存在应付的问题，加大了收集、管理和整理难度。比如收集和整理材料时对相关问题不重视，保持基建档案材料过程中容易出现各种问题，尤其是整理纸质文档时容易丢失或损坏纸质文件，信息材料不完整的问题比较常见^[1]。从管理角度分析，部分工作信息量较大，若部门之间不协调也不配合，则很难顺利完成相关工作。但各部门不重视，基建档案管理效率偏低，档案管理人员的责任感和素质存在一定的问题，缺乏管理意识，对开展基建档案管理工作产生不利影响。

1.2缺乏基建档案管理技术和人才

自从进入信息时代后基建档案管理技术同样取得较大的进步与发展，在此背景下传统以纸质文字材料的基建档案必然被庞大信息量的基建档案管理工作取代。除了文字之外还有很多形式的基建档案信息，档案管理人员在档案管理工作中完全可以利用现代化信息技术规范管理，但也要注意无法完全通过先进技术达到预期的基建档案管理目标，很有必要发挥专业档案管理人员的作用，让其合理利用专业知识收集、整理和管理基建档案，提升档案管理工作的准确性与完整性。上述内容都是基建档档案管理工作的基础，若此时存在基建档案管理技术不到位、设备不健全和人员不专业等问题，则对顺利开展档案管理工作产生不利影响。

1.3基建档案管理制度不规范

基建档案管理源自建筑工程，这个过程中档案资料类型较多，如文字、土质、设计表格等等，将工程真实的情况反映出来^[2]。因此，医院基建档案管理工作可以此为基础开展各项工作，为开展建筑工程提供便利。虽然当前阶段档案管理方面的制度和法规不断完善，但是执行力有待加强。基建档案管理缺乏规范的制度，且统一性不足，工作流程方面仍然存在诸多问题。基建档案管理并非是单独的一项工作，离不开各部门的努力，但由于缺乏规范的基建档案管理制度，各部门之间的配合不足，如此一来基建信息档案管理问题更为严重。

2 网络时代医院基建档案管理的重要性

2.1控制医院的成本

可通过基建档案反映医院发展史，其包含的资料信息较多，如洽商、预算投标等。分析相关数据可知，基建档案管理为制定科学合理的工程预算奠定充足的依据。此外，完整收入档案后为审计部门做好审计核查工作奠定基础，促进审计工作质量和效率的提高，对贪污受贿和违法乱纪等发生起到有效预防作用。医院经济数据的审核和管理工作为经济流失起到控制作用，对医院廉政建设有效性的提高起到促进作用^[3]。

2.2有利于医院建设

计算机运算能力较强，且具有储存功能，医院可在最短的时间内储存大量档案信息，这个过程中医院基建档案管理工作有效性和准确性更高。而为了适应新时期的发展，医院建设时必须以基建档案信息相关资料为基础，保障了医院项目的功能性、完整性等不受破坏，且建设新项目时必须立足现有项目和建设工作加大维护检查力度，为医院的建设和发展起到促进作用。

2.3反映了医院的建设和发展

医院档案管理工作的开展可反映医院整体规划与建设。我们可通过医院基建档案资料了解建设项目工程的情况、医疗设施设备、建设规模的情况等。此外，由于医院档案将医院基础工程项目的信息详细地记录下来，具体比如医院基础建设工作（包含立项、设计、实施、改建等），真实且全面地记录了医院基础建设工作，且指导了基建项目的情况，为医院规划、建设和管理奠定充足依据^[4]。在此背景下医院做好基建档案管理有利于提高资料信息资源的全面性，多元化地保存了档案，促进医院整体工作效率的提高。

2.4有利于医院正常运转

医院基建档案管理工作的开展有利于维持医院的正常运作。医院承担的社会职能比较特殊，与其他单位在本质上有着很大的区别，因此医院必须严格做好其他意外事故并加强防范火灾，对医院基建档案管理的内容和质量提出较高标准的要求。但医院基建档案管理内容主要是详细地记录并订正了基建内容，在此背景下很有必要强化医院基建档案管理工作，使管理人员可以及时了解医院运作和各项设备的使用情况，为医院长远发展和正常运作奠定基础。

3 网络时代医院基建档案管理策略

3.1提高基建档案管理人自身综合素质

档案管理人员综合素质与基建档案管理质量和效率的提高有着直接的联系，且档案管理工作是否可以顺利开展直接受此影响^[5]。因此，当前背景下很有必要创新和改革基建档案管理内容，探索行之有效的管理方法，不断提升档案管理人员综合素质，打造综合能力（专业操作能力和综合素质）较强的档案管理团队，促进医院档案管理工作系统且全面地实施。要想提高基建档案管理人员的综合素质，可从两个方面着手：一方面，最大程度发挥医院基建档案管理人员的效能，让其意识到基建档档案管理属于比较重要的一项工作，加大力度培训管理者，使其主动明确自身工作职责，促进其提高自身处理档案管理工作的能力。网络时代背景下基建档案管理模式不断创新，在此背景下很有必要保证培训时涵盖所有的信息管理内容，使档案管理人员掌握应用信息等现代化技术的能力，促进档案管理工作效率的提高。强化档案管理人员之间的沟通交流，使其在互相交流中互相学习，共同进步。另一方面，医院应加大力度考核档案管理人员，不断改进和完善现有薪酬机制，落实奖惩制度，逐步完善和改进档案管理方法，调动工作人员的工作积极性，最大程度发挥个人价值，促进其与医院的发展有效融合。

3.2转变基建档案管理策略

对基建档案管理工作难以实施的原因进行分析可知，主要与领导层和经营者档案管理观念上存在偏差有一定的联系^[6]。医院领导以及档案管理人员对基建档案管理工作价值和重要性的认识不足，对相关工作的开展和实施不够重视。因此，档案管理人员应加强完善和改进基建档案管理，医院经营者和领导层应提高对基建档案管理工作的重视，深刻地认识基建档案工作对医院长远发展产生深远的影响。及时转变管理理念，对管理人员起到督促作用，让其从思想上做好档案管理工作，提升管理效率。

3.3建立健全基建档案管理制度

医院基建档案管理工作具有较强的综合性，且相当复杂，包含极为广泛的资料。若无法对基建档案管理进行规范，则给档案信息资料的产生造成不利影响，必须应用先进、科学与合理的制度进行规范，为基建档案管理工作的顺利实施奠定基础，由此可知，当前背景下很有必要完善管理制度。一方面，工作时始终坚持以制度为指导，积极落实档案管理制度，逐步提高档案管理工作效率。建设基建档案管理制度时应除了明确工作流程之外还要明确工作方法，促进档案管理质量的提高^[7]。另一方面，完善岗位责任制，确保档案管理人员都能发挥自身作用，使其主动承担岗位职责，自觉肩负档案管理重任。此外，完善激励制度，将档案管理效果与绩效考核挂钩，为落实档案管理制度奠定基础。

3.4建设基建档案管理数据库

网络时代下医院应加大力度建设医院档案管理网络化环境。在此背景下医院档案管理人员应立足具体的工作需要建设数据库，提升医院基建档案管理工作的网络化水平。此外，医院应立足档案管理具体情况录入医院各类文书档案、关键词、档号等，建设档案管理基本目录的数据库。基建档案数据库包含的信息较多，如财务、人事和科研等多个方面的信息，在此背景下要想让工作人员查询信息的需要得到满足，很有必要建设档案数据库，促进医院基建档案管理整体服务水平的提高。

3.5建设医院基建档案管理系统

医院基建档案管理应始终以安全、规范、全面管理等为准则，发挥先进信息现代化发展前景和技术的作用健全医院基建档案管理系统，促进基建档案采集变得电子化、管理朝着自动化以及利用网络化方向发展，促进档案信息利用能力、共享水平和服务的提高^[8]。其中，电子化采集主要以档案系统集成接口为基础，对电子档案及时进行在线归档；发挥数字化加工的作用将直至档案扫描成电子档案，以此促进医院基建档案采集逐步变得电子化；管理自动化则是在管理系统中融入档案管理工作流程，以此达到自动化管理电子档案的目标，促进医院基建档案管理工作效率的提高；利用网络化则是通过网络的方式实现共享、高效和便捷的目标，最大程度地发挥基建档案的利用价值。

3.6增强基建档案管理人员的安全意识

医院应增强档案管理人员的安全意识，促进医院档案信息资料安全性的提高。对档案信息相关资料进行数字化处理后还应该做好档案备份和储存等工作，保证档案的安全，避免出现档案信息丢失等问题，除此之外还要应用密码等安全技术，安全设置基建档案相关资料，禁止各类非法访问的问题，提升档案信息的安全性和可靠性^[9]。其次，加大力度管理硬盘和计算机等，避免受到不法分子的恶意攻击导致医院受到较大的损失。完善档案资料传输、处理、维护等工作，提升方案信息资料的可靠性和安全性。

结束语

综上所述，档案管理属于医院日常工作，近年来档案管理工作重要性越来越突出。自从进入网络时代后档案管理工作的开展受到诸多挑战，在此背景下医院领导必须提高对档案管理工作的重视，积极培训档案管理人员，提升其综合素质，促进档案利用率不断提高，为开发档案信息提供优良的环境，提升基建档案管理工作效率。

【参考文献】

1. 楚艳艳, 苏茂泉. 浅谈网络时代医院基建档案管理的重要性[J]. 管理观察, 2016(9):150-152.

2. 董碧萩. 浅谈网络时代医院基建档案管理的重要性[J]. 才智, 2019(6):213+215.

3. 郑永英. 浅谈网络时代医院基建档案管理的重要性[J]. 中国保健营养, 2018, 28(6):326.

4. 李镇铭. 医院基建档案管理的重要性及策略研究[J]. 卷宗, 2020, 10(5):61.

5. 梁承志. 医院基建档案的重要性及有效管理分析[J]. 办公室业务, 2017(1):73-73.

6. 林惠芳. 医院基建档案的重要性及有效管理分析[J]. 建材发展导向:上, 2017, 15(8):103-104.

7. 杨翠. 医院基建档案的重要性及创新管理探讨[J]. 办公室业务, 2019(13):96.

8. 夏宝华. 医院基建档案管理的重要性及其完善策略[J]. 城建档案, 2019(4):59-60.

9. 王丽丽. 医院基建档案的重要性及管理方法分析[J]. 城建档案, 2019(10):84-85.