事业单位档案管理中信息化建设的问题及解决措施

事业单位档案管理中信息化建设的问题及解决措施

李晓娜

德城区人力资源和社会保障局 山东德州 253000

摘要：随着我国事业单位职能转变，事业单位档案管理制度及人员结构等方面发生变化。档案管理根据时代发展逐渐更新管理方式，是其持续发展的重要方向。事业单位档案是保存政府信息的重要载体，其管理是公共管理的一部分。目前事业单位档案信息化管理中存在许多问题，研究事业单位档案管理信息化建设问题，对提高事业单位档案管理工作效率，促进事业单位持续发展具有重要意义。

关键词：事业单位；档案管理；信息化；问题；措施

1事业单位档案信息化管理概述

档案是各类主体在实践中形成的原始记录，国家产生促使统治者重视档案文献的积累保管，档案管理是用科学方法管理档案提供服务的工作，具有综合性与专业性统一的特点。档案是构成社会记忆的重要信息资源，档案担负记录历史、服务社会的历史重任，是事业单位管理的重要部分。档案原始文献资料蕴含大量信息资源，需要开发挖掘深层次价值。随着社会对档案利用需求的提高，档案管理重心向档案信息开发利用发展。

事业单位是我国科教文卫等事业集中部门，其档案管理是单位丰富历史材料的记录，保存档案记录民众相关信息，其管理水平方式等对民众具有重要意义。事业单位档案管理是服务性工作，档案管理系统是事业单位的重要部分，档案管理工作特点是提供档案信息为事业单位服务。事业单位档案管理具有公共性、服务性与非营利性等特征。

档案管理信息化是档案管理中采用计算机、网络等现代新技术，广泛利用单位信息资源提高经营管理决策水平，提升事业单位经济效益。档案管理信息化实质是利用信息技术建立网络系统，使得档案管理各环节通过信息快捷流通，实现资金流与工作流的整合，提高事业单位档案管理效率水平。档案管理能否跟上事业单位档案信息化，成为衡量事业单位档案管理工作成功的重要标志。事业单位档案管理信息化是复杂的工程，要求档案工作者完善档案信息化制度，保证档案信息安全及时向管理者提供档案利用服务。档案信息化管理成为事业单位档案管理的重要工作，事业单位档案信息化管理建设具有原始性，服务性与智能化等特点。

随着社会的发展，在互联网+背景下档案管理信息化成为事业单位档案管理的趋势。档案工作人员要做好充足的心理准备，未来档案信息化设备设施、管理方式等方面需要提升。设施设备要求根据事业单位实际需求定期更新，新型计算机服务器等设备设施智能化是档案信息化的发展方向。信息技术要根据使用管理系统档案工作人员要求进行改善优化，预备兼容格式与自动化系统，为信息技术提升做好准备。管理方式要对传统形式组织结构进行重新调整，档案信息化时代档案管理是将档案学、计算机等多学科交融，需要更多专业人才推进档案信息化建设发展。

2事业单位档案管理信息化建设问题的完善对策

2.1提高档案管理信息化建设的重视程度

想要在档案管理信息化建设中，获取充足的资金作为发展的物质保障基础，事业单位就必须提高对其重视的程度。因为，事业单位的良好发展离不开档案信息化建设所提供的准确历史信息数据及档案信息保存的完整度，这些都将成为事业单位领导在发展战略部署中的考量依据。第一，事业单位应为档案信息化建设发展提供充足的资金保障，以便及时更新硬件设施设备。第二，事业单位要积极对档案信息化系统进行定时的更新，以确保信息系统的匹配度及信息系统数据的安全性，将档案信息化效能最大化。第三，针对档案信息系统的实际应用，事业单位要予以高度的关注，在日常管理工作中要明确其功能与价值，提高其应用与使用的频率，以此来创建智能化办公场景，不断提升档案管理水平与高效产出。

2.2加大硬件设施建设的投入

硬件设施建设工作在现代化技术发展过程当中占据着重要的地位，同时也对事业单位档案管理工作的顺利推进产生了极大的影响。基于此，针对硬件设施的投入与配备，事业单位要为档案管理工作提供现代化的办公设施，为管理人员工作的顺利展开提供更多的便利，以此来有效调动档案管理人员的工作积极性，也能够促使硬件设施本身的优势得到最大化的发挥。

2.3完善档案信息化管理制度

事业单位要想规范化、标准化的管理档案工作流程中的每一个环节，就必须针对档案信息化建设制定出完善的管理制度，以此来规范其工作行为。档案是对事业单位发展历程中重要会议、战略发展方向及变革举措的详尽记录。如果没有建立档案，就无法进行数据分析，也无法为事业单位的领导在决策中提供有效的参考依据。现如今，信息技术发展迅猛，传统的档案管理制度已然落后，也不能满足新时期的发展需要，为此完善档案信息化管理制度势在必行。一方面，完善的信息化管理制度不仅有助于加快档案信息化建设进程，还有助于科学、规范地管控其工作行为；另一方面，完善的信息化管理制度能够正确引导事业单位以实际情况为基础，去不断更新、完善信息化建设过程中的管理制度。第一，事业单位在开展档案信息化建设工作时，要着眼于当前的实际管理、应用等需求予以满足，同时参考相关人员的建议，来顺利推进其工作的实施。第二，事业单位要根据实际情况，去制定合理的档案管理考评制度，以此来充分调动档案管理人员工作的主观能动性，从而有效发挥信息化管理的效能。第三，对于档案管理设施的维修与养护，事业单位要制定切实可行的维修制度。此外，还要根据实际需求与维护情况，及时更新档案管理平台，确保平稳良好的运作。

2.4实现档案信息的网络化传递

新时期，信息技术被广泛应用于各行各业。事业单位也应当紧跟时代潮流，将信息化技术积极引入档案管理工作中。通过建立档案信息网站，可以让人民群众以网页的浏览形式，来快速获取相关的档案信息与服务。在开展网络在线咨询、查询、实时归档档案信息或是直接提供相关电子文件等工作时，事业单位应将档案网站与内部网络有效连接起来，从本质上实现自动化办公系统与档案管理资源的共享互通；将档案管理系统整合到事业单位的信息管理系统中，可以创建完整的系统网，实现资源共享，最终发挥档案管理和系统的最大化效能。将互联网接入国家或地区的档案网络中，可以让国家或地区的档案管理信息实现在线交流。建立档案信息网站，要选择质量好、口碑好、技术好，且符合国家相关标准的产品。此外，还应加强技术交流，学习、借鉴其他单位优秀的工作经验并结合自身的工作实际情况，建立个性化的档案管理信息系统，从而真正实现档案信息的网络化传递。

结束语：综上所述，伴随着我国社会经济水平的飞速发展与进步，在事业单位规划其档案信息化管理时，需要对规划进程步骤进行提前实现，并将信息安全工作进行完善，选择全新的档案管理方法开展相关工作。与此同时，现阶段的事业单位改革期间，针对挑战要理智面对，并进行不断创新，将传统档案管理方式融入其中，推动事业单位档案管理不断完善和发展。

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