如何做好新形势下办公室管理工作

如何做好新形势下办公室管理工作

田振英 关文慧

中国船舶重工集团公司第七一三研究所 河南郑州  450015

摘要 办公室是企事业单位机关运转的核心和中枢，具有较强的综合性，起着承上启下、综合协调、参谋助手等作用。办公室管理工作要以“五个坚持”为行为指南，具备高度的政治理论素养和责任感，强化服务、统筹和执行，提升规范化管理水平，勇于改革创新，积极探索管理新思路、新方法、新路径。

关键词： 办公室，素质，规范化，创新管理

办公室是单位的综合办事机构，处于承上启下、沟通内外、协调左右的重要位置,是领导决策的参谋助手，是协调各个单位机关工作的纽带，管理工作具有较强综合性。如何围绕中心，做好新形势下办公室管理工作，是每一位办公室工作人员应思考和明晰的问题。笔者就职的单位办公室承担接待、外事、法律、信访、保卫、印章管理、公文处理、机要管理等职能，同时负责政策研究、信息上报、督办，以及领导临时交办事项办理等工作，对各项业务管理都有较高要求。

办公室从业人员只有严格要求自己，牢固树立大局意识、服务意识，持续提升政治素质和业务能力，不断采用新方法、转换新思路，挑战新困难，才能切实发挥办公室在机关部门中的带头引领作用，为本单位高质量发展提供坚强保障。针对如何做好新形势下办公室管理工作，笔者提出以下看法。

一、办公室管理人员应具备的素质

1.较高的政治理论素养

良好的政治理论素养是做好办公室工作的前提。2014年5月8日，习近平总书记对中办工作提出“五个坚持”（即坚持绝对忠诚的政治品格、坚持高度自觉的大局意识、坚持极端负责的工作作风、坚持无怨无悔的奉献精神、坚持廉洁自律的道德操守）的要求，是办公室工作的行动指南，也是办公室党员干部加强党性修养的重要标准。办公室管理人员只有真正把思想和行动统一到习总书记“五个坚持”要求上来，深入贯穿到日常工作中，才能在新时代找准办公室工作的根本遵循，把握正确发展方向。

2.较高的专业理论知识

办公室管理人员应具备与办公室业务职能相适应的专业理论知识，包括各类公文写作知识、办公室事务、信息化管理、办公自动化技术等方面知识，同时，监督协调、调查分析等相关专业知识也是一名办公室人员必备的理论素养。由于办公室还承担着接待、信访、会议组织等相关工作，因此，办公室管理人员还应具备一定的礼仪知识，包括商务礼仪，社交礼仪等，以及与人交往时的谈话基本礼仪等。

3.高度的责任意识

办公室工作要有高度的责任感，高标准、严要求，谨慎细致。在本位，尽本分，是对每个人岗位工作的基本要求，责任心是做好本职工作的前提。对办公室人员而言，要强化办公室工作无小事的理念，坚持极端负责的工作作风，在办文、办会、办事等各方面做到一丝不苟、严谨细致、精益求精。同时，还要敢于担当，工作中脚踏实地、真抓实干，说真话、做实事、求实效，矛盾面前不躲闪，挑战面前不畏惧，困难面前不退缩。

4.良好的心理素质和综合能力

办公室业务工作涉及范围广泛，具有较强的综合性，也经常需要承担急难险重任务，容易产生烦恼、急躁、焦虑等心理。因此，办公室人员必须具备良好的心理素质，需要以一颗平常心对待工作中的任何事情，保持心态宽松平和，保持饱满的工作热情，心胸开阔、甘为人梯。同时，要结合工作需求不断学习，积极参加各种培训，持续提高自身综合素质，适应岗位需求。

_{二、做好办公室管理工作的关键}

1.提升服务能力

党的十八大以来，根据新形势、新任务的要求，办公室“三服务”工作又被赋予新的内涵，提出了办公室工作要“服务发展、服务决策、服务落实”的工作要求。办公室工作本质上就是服务，服务意识强不强，直接决定了办公室整体工作质量和水平。一是要在服务大局、当好参谋助手上主动服务。要围绕服务科学发展，紧扣地方发展大局，紧贴领导工作思路，敏锐把握经济社会发展新动向、新特点、新趋势，积极主动搞调研、出主意、创精品，为上级决策和重大工作部署提供高质量参谋服务。二是要在服务机关基层、搞好统筹协调上积极服务。着力加强工作制度和规范的构建、加强工作的综合协调力度、加强业务精细化服务水平。有效发挥办公室牵头抓总、上下内外协调的作用。三是要充分发挥督查职能，大力开展督查活动服务。紧紧围绕重大决策和重要工作部署，推动各项工作部署的贯彻落实，坚持创新引领，狠抓制度建设，提高办事效率，树立良好形象。

2.强化团队意识

办公室管理工作虽然各有分工，各司其职，但很多工作需要依靠团队力量共同完成。团队之间相处融洽，彼此相互学习，共同进步，才能保证办公室队伍的整体合力，提升团队凝聚力和战斗力，最大限度发挥潜在能力，有效提升管理工作质量和效率，营造宽松和谐、温暖如春、催人奋进的办公室内外工作环境，促进和谐机关建设，进而为提高企业的经济效益、增加市场竞争力、实现可持续发展提供坚强保障。

3.提高统筹协调和执行能力

办公室工作的开展往往涉及多个部门，具备良好的统筹协调能力是处理各种关系的关键。办公室要充分发挥综合部门的作用，承上启下、联系左右、沟通内外，善于从全局思考、筹划、安排和处理问题，重大问题考虑全局，细节问题也要考虑全面。面对工作推进中面临的困难和障碍，办公室工作人员要坚持大局意识，努力协调各方关系，组织凝聚好各机关单位，推动工作高效开展。各项工作取得实效，关键取决于抓落实的能力强不强。抓落实不能停留在一般性号召上，要一项工作一项工作地抓，一个环节一个环节地抓，抓紧、抓细、抓实。

_{三、提升办公室管理工作规范化水平}

面对繁杂的工作事务，还要在加强管理上下功夫，健全规章制度，规范工作程序，建立起职责清晰、分工明确、操作性强的工作流程，做到办事有章可循、有据可查，将办公室管理制度化、自动化、科学化管理，不断提升办公室管理工作的规范化水平。

1.制度化

制度是规范管理的基础和保证，是各项业务工作开展的规程和行动准则。办公室归口管理的业务多，为确保各方面工作有章可循、规范有序，构建一套涵盖各业务范围、各工作流程的规章制度是前提。要使各项管理制度按照一定的程序有准备、有步骤、有条不紊地进行，规范工作流程，提高工作效率。

2.自动化

通过办公自动化，可广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息，为科学管理和决策提供服务，提高办公室工作效率。办公室工作要充分利用现代技术，适应形势发展需要，降低成本，提高办公效率。

3.科学化

办公室工作只有实现科学化，才能理顺各方关系，更好发挥枢纽作用，促进各项工作顺利进行。办公室工作要牢固树立“天下大事，必做于细”的理念，从小事做起，把小事做好，提高自身综合分析能力，提升办公室管理科学化水平。

四、创新办公室管理工作的方法

新时期高质量发展对办公室工作不断提出新的要求，办公室人员应在实际工作中积极寻找工作的新方向，创新工作方式，拓宽工作思路，_{学会用新视角看问题，用新思路搞调研，用新方法抓落实，用新思维作研判。}

1.提升创新能力

新形势下，面对新知识、新科技、新理论等，必须以积极的态度去了解和认识，增强分析新情况、解决新问题的能力，创造性地开展工作。由只满足于办好具体事务向善于抓大事、谋全局、当高参转变；由只注重做好当前工作向善于从实际出发搞好超前服务转变；由疲于被动地完成领导交办的任务向自觉开动脑筋、主动服务、创造性工作转变；由只注意较好对内服务向增强开放意识、强化联络公关职能转变，在综合服务工作上水平、上层次。

2.创新思维观念

办公室人员要努力转变思想观念，切实改进思维方式和思想方法，敢于突破、勇于攻坚，敢于创新、勇于创造，不断增强创新意识。做到人无我有、人有我新、人新我变，把工作着眼点放在想人所未想、言人所未言、行人所未行上，准确把握时代脉搏，准确把握新形势、新要求，积极应对复杂局面，创造性开展工作。

3.创新工作方法

工作方法的创新，体现在办公室各项业务工作中。在如何提升办文办会服务质量、突出信息和调研工作深度广度、强化督办工作主动性和实效性等方面，要逐步建立健全工作机制、抓好重点和薄弱环节，使办公室工作从完成具体事项向加强综合协调转变，从单纯的办公、办事向深入调查研究、强化督办、推动决策部署落实转变。

五、结束语

办公室管理工作在企事业单位中具有重要作用。新时代办公室管理人员要以习近平总书记提出的“五个坚持”为行为指南,以“五个坚持”作为新时代办公室工作的根本遵循、重要标准，坚持不懈践行，围绕办公室工作,具备较高的政治理论素养、专业理论知识、责任意识，以及良好的心理素质和综合能力；同时增强服务意识和团队意识，强化统筹协调和落实执行；强化管理，提升办公室管理工作的规范化水平，努力提高办公室管理工作效率；勇于改革创新，不断汲取先进经验，探索管理新思路、新方法、新路径，将办公室管理工作再上新台阶，努力开创办公室工作的新局面。

参考文献：

[1] 牛艳红. 办公室工作科学化 不断提升综合管理水平[J].机械管理开发,2010,25(2):172-173.

[2] 杨兆兰. 高等学校院系办公室人员素质浅议[J].西安邮电学院学报,2007,12(4):164-166.

[3] 彭超、左嗥罡. 关于办公室管理工作的几点思考[J].科技经济导刊,2017, (24):239.

作者简介：田振英，（1976-9），女，汉族，河南杞县人，中国船舶重工集团公司第七一三研究所，本科学历,研究方向：行政管理