浅谈海外分包施工合同编制对费用控制的影响

浅谈海外分包施工合同编制对费用控制的影响

韩凤丽

中材海外工程有限公司，北京 100037

摘要：本文主要论述海外项目执行过程中施工分包的编制对费用控制影响因素，着重讨论了施工分包合同在合同签署准备、清单编制、计算规则、材料机具供应方选择、材料供应实施、签证和设计变更程序等签约和履约过程中的若干关键点对于工程项目成本的影响。

关键词：费控措施，施工合同，商务条款，付款条件

近几年随着国际经济阶段性波动调整的不确定性，世界各国的实体经济一直延续疲软态势，同时，在国内还面临人民币资本外流、货币大幅贬值、通胀上升压力，从市场角度看，对于我们从事工程行业的企业来讲压力越来越大；另一方面，市场越来越小，也就意味着项目越来越难做，合同额越来越低，而近几年原材料和人力成本越来越高，使得我们的利润大幅缩水，所以工程管理的压力也就越来越大。

同时，随着一带一路国际化战略的提出和跨步发展，越来越多的中国企业走向海外，我们与各种不同文化背景，不同社会制度，不同经济形态和不同宗教信仰的国家和公司的合作更加多元化，联系越发紧密，随着全球化发展的时代背景，竞争也越发激烈。对于海外工程的业务模式来讲，通过控制成本要利润是对我们专业人员永远不变的要求，一个EPC项目最主要的费用支出分成三个方面，设备采购、土建施工以及安装施工。

本文主要讨论一下土建和安装施工分包合同在合同签署准备、清单编制、计算规则、材料机具供应方选择、材料供应实施、签证和设计变更程序等签约和履约过程中的若干关键点对于工程项目成本的影响，以及如何控制好目标成本和动态成本的吻合关系和变动率。

一.工作范围界定与工程费用计算规则

施工合同签署过程中工作范围界定的清晰与否，能够有效的减少后期合同执行过程中土建公司与安装公司的意见分歧，土建安装公司与钢结构供货公司的意见分歧，公司与总包单位的意见分歧等。工程费用的计量规则描述的越明白，进度款和结算款的计算就越简单。基于本人的实践经验，工程费用计量应遵循以下原则：

1.前期做好施工场地工程技术条件踏勘，熟悉施工场地施工动线和市政资源接入条件，项目前期负责人需要在执行过程中与安装公司、土建公司、钢结构公司以及各合作厂家的核心技术人员交代清楚场地情况、当地风土人情、主要地材价格营区价格和生活用品物价、工机具等租赁情况和地质情况等等若干信息;
2.采用图纸清单招标，并且与投标单位对于计算规则，主辅材供应范围界定明确，对乙供材部分来源有要求；前期图纸工程量和技术要求越清楚，工程量和材料用量计算更加精确，前期备料越完善，对于后期执行时质量工期和费用控制都极为有利;

3.招标前坚持召开沟通会，并且通过约谈澄清、记录备案、分享信息 以加强沟通深度，各个公司对于施工工艺，生产流程，材料质量要求等都有不同理解，过程中需要及时沟通以做到信息扁平化。在此过程中，需要进行三方甚至四方沟通，往往在前期投入的精力更多，则意味着后续工作的开展会更加顺利。

二．工程变更

工程变更是施工合同执行过程中项目面临的一大难题，许多分包公司为了拿到合同都采取低价中标高价索赔的策略，在项目执行过程中通过工作量虚增，材料用量虚增以及拉长工期，或虚报工时等方式申请设计变更和工程变更，项目一线同事在施工建设时期的主要关注点聚焦在按期完成方面，过程中容易忽略合作方的工程变更的洽商和备案，这也为后期合同结算增加了不少压力，为了守住公司辛苦得来的劳动果实，就需要我们在合同条款中对于工程变更的界定规定的更加清楚，安装施工过程中执行的更加严格。为了减少工程变更的发生，可以采取以下几个措施：

1.在招标文件中规定除发生设计变更或业主原因要求变更外，一律不考虑设计变更，对于公司项目负责人和项目工程师的绩效考核需要增加目标成本变动率和设计变更率，如果变更率高于一个比率会严重影响项目相关负责人的绩效考核成绩和年终奖金；

2.合同中规定对于变更量在正负百分之几的范围内不考虑设计变更，在合理范围内控制总价包干的合同总额，这需要在协议签署前期招标时就与各个分包公司约定清晰;

3.合同中规定对于变更金额在一定范围内不考虑设计变更，在现场需要赋予项目负责人相关授权，并与合作方约定清晰，工程量价核算在限定范围内，不属于设计变更。

三．关于辅材机具

在施工合同中往往辅材机具受到的关注不够多，主要是因为合同金额占比不如人工、材料等关键技术指标大，但是往往项目合作过程中辅材机具的水分最大，如果项目前期准备和执行过程中缺乏行之有效的手段进行控制，则非常容易被一些分包方钻了空子，导致出现比较大的成本浪费。

1.施工辅材：划分清楚辅材由谁来提供，对于节约项目成本有很大的好处。在项目设计的前期，对于辅材的数量很大程度都是预估，管道安装、电气安装的辅材更是门类众多，工程实施过程中，由于场地条件的制约以及设备到货后装备细节的微小变化，都会引起辅材的规格或者数量发生变更，直接导致材料的浪费和人力成本的增加。转嫁矛盾，在这种时候不失为一种理想的处理方式。把辅材都划分到分包商一边，即可节约我们采购的人力成本，还可避免因各种未知因素引起的浪费，我们需要做的是在合同中明确辅材的规格品牌外观等细节，以及对于质量控制的措施以及如遇质量不合格的罚则等；

2.施工机具：机具和辅材是否回运是另一个必须要在合同中明确的重要问题，受工程所在国关税制度的影响，有些国家规定，如项目的施工周转材料（钢管、扣件、多层板等）和施工机具可在当地市场购买或者租赁，则无法申办临时进口许可证，回运也要缴纳相应的关税，而且也需要考虑相关回运成本。所以在洽谈合同时，在考虑总包综合成本不增加的情况下，周转材料和机具等能不回运的都争取不回运；

3.配置节奏要求：在施工过程中，施工机具可以是一次到位也可以是分步到位，这需要根据项目自身进度要求和进出口申报政策等多重因素来统筹考虑，核心是我们需要制定总体施工计划来统一部署，并且通过进一步熟悉研究海关政策来挣得利润。

四．关于合同执行过程中不可预见因素控制要求

新建一座工厂从意向、调研、勘察、立项、乃至最后的承建，需耗时至少两年以上，而在这漫长的阶段中任何一件事情的发生，都可能对我们项目产生不可预见的影响；国际形势的变幻莫测、汇率的变更、当地政治局势的更迭、疾病的突发、当地资源因素等等。而为了降低或消除这些不可预见因素对我们工程的影响，我们可以在合同的签订过程中加入一些特定条款来确保我们的收益：

1.关于汇率控制要点：由于国际汇率的变动和波动具有不可预见性，特别是在经济欠发达活政局动荡地区，经济形势往往会出现断崖式的通货膨胀，若使用当地货币作为结算货币，有可能给公司带来巨大的建设风险和经济损失，应尽可能确定人民币为结算货币，其汇率相对固定，如需考虑项目所在国的相关税收政策，可考虑部分工程款采用美元或欧元等汇率相对稳定的货币作为结算货币，可有效避免因汇率不可预见性变动给我们项目造成的不利影响；

2.关于政治风险因素控制要点：我们项目大多集中在非洲或者亚洲的经济欠发达或政局动荡的国家，往往这些国家国内政治的斗争，据实动荡，社会治安混乱或是恐怖活动蔓延，或者刚刚进入经济恢复时期，容易给工程项目施工带来不利风险，我们可在充分调研的基础上，在合同中明确规定在项目执行过程中如发生此种不可抗力，双方的权利和义务，或者采取跟当地典型政治势力或者部落酋长等经济实体合作的方式，以及加入一些免责条款，力求将我们的风险降低到最低。

3.关于资源因素配置风险：一个海外工程施工所需的资源涵盖人力、设备与原材料供应、项目所在地水、电气情况等很多方面，这些方法面膜的资源因素对我们的工程顺利建成与否起着关键作用，而实际操作中经常会因为零零总总的不可预见因素延误施工工期，给我们项目造成巨大的经济与信誉损失。而在安装合同的签订过程中，为了应对这些不可预见的因素，我们可以与分包协商风险共担或先尽可能利用现有条件完成工作。

4.关于合作风险：在与国外公司资源合作过程中，往往会遇到宗教信仰、生活习俗等等对于项目施工过程中的干扰，需要我们与分包商提前约定清楚，相关过程中的影响如何分担和规避。

五.关于付款节奏

资金也是有时间成本的，对于项目前期投入和过程的工程款支付，需要统筹操作，以降低我方项目的资本化利息，关于付款节奏的控制，应该遵从如下原则：

1.优先选择可以垫资的施工方，包括但不限于劳务工资，前期设备工机具及材料投入，准确测算项目资金峰值，选择有实力的合作方，现金投入往往不受关注，这需要我们在与业主方的上午投标测算过程中增加对ROE（净资产收益率）和IRR（内部收益率）等投资收益指标和抗风险指标等的关注和测算；

2.尽量降低工程款支付的速度，优先确保务工人员的工资，控制阶段性总体付款比率，避免盲目向分包商支付没有理由的款项；

3.通过商票、保理等方式降低项目资金峰值，在国内外寻求基金公司，通过加杠杆合作以提升资金施工效率，利用自有资金来撬动更多的国家合作业务，项规模要利润，减少对于现金的投入和占用。

六.关于尾款和结算条款的设定

尾款和结算条款往往是合同中容易被忽略的部分，因为金额占比不大，条款约定也较为成熟和固定，而关于竣工结算的条件和各种事件点的约定往往对我们做好项目的费控收尾工作起着不容忽视的作用:

1.尾保款尽量不能低于合同总价款的5%，同时对于尾保款项和金额的核算我司应该有更多的主动权来处理隐形变更，尾保款至少为一年时间；

2.结算的时间节点必须按照工程进度严格匹配，合同中需要约定超过期限的结算可以不接受；要求现场项目部严格管理和控制月度资金计划，计划外的付款申请一律不予受理；

3.对于尾保款的洽谈和结算款的控制，应该在安装施工合同中给予约定，避免没有约定关门时间，合作方在长时间范围内不断变更结算书，加大了审核的难度，也不利于控制最终成本。

七．关于总价包干与材料工程明细算量据实结算

结算方式的选择，对于我们控制施工成本和项目风险的作用也不容小觑：

1.如果前期图纸完全清晰，则应该采取根据图纸算量后总价包干的方式，同时控制住设计变更和签证变更，此种方式适用于完全成熟的招标项目，也更加有利于有效控制设计变更和工程变更；

2.如果遇到不确定因素太多的项目，或者全部甲指乙供材料的项目，可以考虑根据施工进度明确工作量，此种模式对现场项目经理要求非常高，通常不采用；并且此种合作方式带来的动态成本浮动率非常高的风险；

3.结算的统筹安排：对于总价包干的项目需要在协议签署过程中对结果安排进行统筹控制，建议项目部与国内核算部门进行月度联系机制，并且明确对分包方进行形象进度考核评估的规定细则。

八．合同履约执行后的后评估

总结利于进步，反思益于提高：

1.竣工结算报告的编制，各个专业工程量的指标分析、每个工艺车间的工程量汇总，每一个总结工作都是使我们不断前进、管理能力不断提高的方法论，只有做好对比分析，才能总结出项目成功或失败的经验和教训，为我们后续项目的顺利开展和实施奠定坚实的基础;

2.施工合同从开始到结束，会经历比较长的时间周期，期间会有人员变化，过程张必须要注意档案留存以及记录留存，相关文档需要扫描上传，结束后统一汇总；

3.在合作完成后，由项目各个生命周期负责人给予合作方的合作进行全方位的评估，建议通过优、良、合格以及黑名单等几个级别逐渐对合作方进行分类，这样可以给我们后面项目的分包商选择提供数据支持。

九．结束语

综上所述，土建和安装施工合同是个规模大、周期长、专业多的系统工程，尤其是国外项目，其过程的不确定性带来的工作量和风险较之国内项目又会增加价格数量级，这样能否签署一项好的安装分包合同，对于招标采购和成本控制负责任的技术能力要求也更高，不但需要我们又非凡的专业技能，更需要有高度的责任心和耐心、细致的沟通技巧，通过实践和效率来研究和打造合同细节，通过我们的努力为项目增加更多的收益，这是一个费控人的职责，也是费控人的价值。相信随着时间的推移、经验的积累、项目收益的提升，费控工作会越来越得到各方的理解关注和重视。

参考文献

[1].苏琪.分包合同视角下海外EPC工程分包管理模式分析.建筑技术科学,2015-12.