基层事业单位档案管理信息化建设路径

基层事业单位档案管理信息化建设路径

王晓雪

通榆县救助管理站 吉林 白城 137200

摘要：随着时代的不断发展，事业单位档案管理信息化建设已经成为必然趋势，对此，事业单位需要充分认识到档案管理的重要性，采取有效的措施来提高档案管理信息化建设水平，最终发挥档案的实际价值，促进事业单位的可持续发展。

关键词：事业单位；档案管理；信息化建设

1档案管理信息化的重要性

1.1减轻档案管理的工作压力

以前的档案管理，面对的多是纸质材料，档案管理的负责人员要对数以千计万计的档案做好分类存放，管理调取等工作。海量的档案资料，复杂的档案种类，档案管理的工作人员每天的工作压力可想而知。他们每天必须花费大量的时间，投入大量的经历去进行档案的整理归类。但是，如果利用信息化技术，使得档案管理信息化，那么信息化技术直接就可以对海量的档案资料进行自动的归类，工作人员利用信息化技术建立档案数据库，可以同时存储海量的档案资料，同时档案内容安全保密性能也得到了保障。如果需要调取某些档案资料，利用信息化技术就可以快速直接精准地找到相关的档案，这样既节省了时间，有不需要花费太多的人力，工作人员的工作压力就大大降低，工作效率自然大幅度提升。

1.2提升档案管理的效率

以前的事业单位档案管理的过程中，面对的海量的纸质（实物）文件资料，存放时的工作量非常大，而且存放档案资料所学的占地也会越来越大，在城市发展的今天，土地资源珍贵而价高，这样一来，单位的经济压力就会变得很大。就算解决了存放的问题，面对海量的档案文件资料，如果是依靠人工进行检索，要找到相关的档案文件资料也是异常困难的，需要耗费大量的人力，所需的时间也会很长，工作的效率怎么会提高。另外，人工保存档案文件资料容易受到潮湿天气、火灾、地震等天灾人祸的影响，给事业单位带来巨大的损失。所以，现在如果能够实现档案资料管理的信息化，利用信息化技术把所有的纸质的档案材料电子化，数据化，建立档案的数据管理中心，利用计算机进行存储、分类、管理和调取等档案管理过程，这样就能够做到用极小的空间存储管理还聊的文件，而且利用计算机信息技术可以很快地搜索提取档案，这样一来，事业单位的档案管理人员就能够高效率工作，从而提升了事业单位整体的工作效率。而且事业单位作为国家服务于人民的部门，高效率的工作状态更能获得百姓好评，增加事业单位部门的公信力。

2事业单位档案管理信息化建设中的问题

2.1重视不足

随着科学技术的发展，信息技术被广泛应用，极大地提升了各行各业的工作效率，许多事业单位也跟随时代的步伐将信息技术运用于日常工作当中，但是在目前的档案工作中，有些单位档案工作重要性认识不够，对信息技术便捷度了解不足，导致工作发展滞后。事业单位要想跟上发展的步伐、获得良好的档案管理成效，需要建立相对完善的信息化基础设施。由于事业单位对其不够重视，信息化建设缺乏有力的资金支持，严重阻碍了事业单位档案管理的改革之路。

2.2软硬件设施设备落后

档案管理信息化建设关键部分是档案信息管理软硬件设施设备，既需要与档案信息数据量相匹配的储存设备、又需要满足用户需求的档案管理信息系统。它们是信息储存的基础，有合适的设施设备才能顺利推进信息化建设。但是目前，事业单位档案部门的设施设备相对来说比较落后，无法满足目前档案管理的需求，严重阻碍了信息化建设的发展。到目前为止，事业单位在档案信息化建设过程中面临的最大问题是没有足够的资金去更新设备，领导对于档案管理优化措施落实不到位，资金审批流程较长，导致信息化软硬件设施设备迟迟没有配备到位，严重制约了档案信息化发展。

3加强事业单位档案管理信息化建设的措施

3.1制定档案管理信息化建设总体规划

档案管理信息化建设作为一项系统工程，事业单位必须要做好总体规划，将涉及的各个方面进行综合考虑，立足于本单位整体发展战略，对其进行合理的规划。事业单位需要结合自身的特点和长期的发展目标，进行科学的论证与深入调查，从而对档案管理信息化建设制定切实可行的短期目标和长远目标。同时，需要做好单位内部各部门之间的协调，与信息中心建设、公文管理等保持同步，并且与本单位软硬件系统发展相符，相互协作、相互支持，实现本单位档案管理信息化的规划与建设。

3.2实现信息资源数字化

在档案管理信息化建设中，档案信息资源数字化是重要的基础内容，主要就是利用现代信息技术将以往的纸质档案等进行加工、转化，将其变为数字化的信息形式，并存储到建立的数据库中。首先，事业单位将日常工作中所产生的公文、资料等利用数字化手段转化为数字信息进行存档。其次，将单位原本存放的各种介质载体的档案进行信息化、数字化处理，尤其对重点档案做好监管，将其存储于数据库中。最后，对上级单位或者兄弟单位的各种文字档案，进行解密或者加密后转化为数字化形式进行存储。此外，需要对档案进行分类存储和管理，积极引进现代化档案管理系统，利用计算机档案目录的编排与检索，保证档案信息化建设的有效开展。

3.3实现档案信息传递网络化

事业单位应当建立自己的档案信息网站，以网页形式向人民群众提供有关档案信息和服务，开展档案信息网上咨询、查询，并实时归档和直接提供电子文件。档案网站应与本单位内部网络相连接，实现内部办公自动化系统与档案管理共享的互通。将档案管理系统整合到本单位管理信息系统中，构建一个完整的系统，以综合考虑本单位各个部门，实现资源共享，最大限度地发挥档案管理的综合效益和系统效益。通过互联网接入国家或地区档案网络，实现国家或地区档案信息档案管理信息的在线交流。信息档案网站建设要选择质量高、口碑好、技术过硬的产品，其要符合国家相关标准。同时还需要加强技术交流，在安全规定下与国内外单位进行相互学习，借鉴优秀的工作经验，从而结合自身单位建立个性化档案管理系统。

3.4档案信息化应做到规范化、标准化

事业单位档案管理信息化建设还必须规范化、标准化，这样才能确保档案信息化管理的正常运行。在建设过程中，事业单位需要严格按照国家提出的信息化管理要求，结合地区信息网络管理标准和自身单位的特点，制定内部完善的管理体系。在技术要求上，必须要统一规定数据库的结构与格式，统一档案数据库管理软硬件的文件格式和数据索引，从而在全国和地区范围内实现统一的传输解码，更好地实现数据信息的实时共享，以避免因基础设施、文件格式的不同产生不可读的网络障碍，导致数据无法转换和解码。

3.5建立档案网站服务平台

大多数事业单位都具有服务性和社会性，与社会大众息息相关。因此，在政策许可的前提下，要积极利用档案信息网站和网络，建立档案信息网站服务平台，利用档案信息服务社会，与民生网、咨询网对接，实现业务信息的相互交流和互补。

结束语

随着社会经济的不断发展，档案的重要性愈发显著，这就使人们对档案管理工作提出了全新的要求。档案管理作为事业单位中的重要组成部分，不仅种类繁多，而且数量也十分庞大，传统的管理模式已经无法满足事业单位发展的需求。在当前信息化时代背景下，事业单位需要加强档案管理信息化建设，将信息技术融入档案管理中，从而有效提高档案管理的质量，充分发挥档案的作用，促进事业单位的健康、稳定发展。

参考文献

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[2]陈皓.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].中外企业家,2020(03):138.

[3]喻艳君.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].办公室业务,2020(01):67+69.