新时期推进机关事业单位档案管理工作规范化标准化的研究

新时期推进机关事业单位档案管理工作规范化标准化的研究

高国平

围场满族蒙古族自治县民政局，河北 承德 068450

摘要：目前我国经济和社会经济发展十分快速，档案管理作为机关事业单位重要组成部分，对事业单位工作的开展有着重要作用。档案记录的是机关单位相关的人文信息，以及单位相关的发展历程。在信息技术快速发展的大背景下，档案管理部门需要在各个方面做的与时俱进，不断创新，才能有效提高档案管理成果。

关键词：档案管理；规范化；标准化；事业单位

引言

档案管理工作是一项记录历史、传承文明、服务社会、造福人民的事业，是国家和社会发展不可或缺的一项基础性、支撑性工作。机关档案作为党和国家各方面的真实记录，是维护党和国家根本利益的重要依据。习近平同志曾经指出档案工作是一项非常重要的工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案。他还强调做好新时代档案工作，让历史说话、用史实发言，档案工作要依法管理、走向开放、走向现代化。

1机关事业单位档案管理工作的意义

1.1为后期管理提供参考依据

档案管理中所记录的，不只是职工的各项信息，还有机关事业单位在发展过程中所取得的成就、对各项工作的总结分析，以及单位的发展历程，是集中管理的重要体现。单位在后期管理过程中不仅可以参考档案信息，通过对信息资料查询熟知单位过往，找到之前地相同案例有效地处理问题；还可以对信息资料加以利用，完成人事调动，实现单位人力资源的优化配置。档案管理对信息资料的汇总和梳理，对企业的发展有着至关重要的作用，所以机关事业单位必须做好档案管理工作。

1.2有助于机关事业单位发展

档案管理是机关事业单位重要的组成部分，并不只是简单记录职工信息的资料，还是单位发展的业务基础。高效的档案管理方式是单位管理能力的重要表现之一，科学开展档案管理工作能够让领导层充分了解单位的运行状况，有助于领导层做出的决策更加正确。所以必须对档案管理工作给予足够的重视，使档案管理更加规范化。此外，加强档案管理工作，从管理理念和工作方式上进行创新，顺应新时代探索新的管理途径，高效反映本单位情况，既有助于社会经济稳健发展，也能够提升单位的综合实力，有助于机关事业单位发展。

2机关事业单位档案管理工作的难点

2.1缺乏科学的档案管理和利用机制

机关事业单位能有序开展档案管理工作，离不开完善的规章制度和规范的工作流程。目前少数机关事业单位的档案管理工作，仍是让各部门自行管理，使得档案资料分散在各个科室，没有统一管理会大大降低档案的使用性。同时，部分单位还沿用“信袋式”档案管理，纸质管理手段增加了工作难度；不科学、不专业的管理方式，使信息提取难度加大，使用起来比较麻烦，难以充分发挥档案的作用。

2.2档案管理人员专业知识缺乏

机关档案管理人员多数不是档案管理专业毕业，缺乏档案专业知识。且机关档案工作专职人员少，大多身兼多职，工作强度大，面对繁琐、复杂的其他工作，分散了他们在档案工作上的精力，使得机关档案工作人员没有足够的时间进行业务培训学习，档案管理人员业务能力没能得到提高，缺乏相关的档案专业技术及档案管理知识。

3新时期机关事业单位档案工作规范化、标准化对策措施

3.1基础前提：公文制发

具体来说，既要注重机关、事业单位公文文种的规范应用，格式的规范选择，以及标题、正文等行文规范。也要选用规范、标准的公文纸张，幅面规格要标准、统一、规范，符合公文制作的相关规定和要求。公文排版、装订格式要符合规范要求。公文主送、抄送单位要准确，字迹，甚至是笔墨选用要符合要求，草拟、缮印等公文要规范，高质量的公文制发是确保机关、事业单位档案管理规范化、标准化的前提和基础^[1]。

3.2提高档案管理信息化建设程度

为提高档案管理工作的效率，单位不仅要在思想上的重视，还应做好物质投入工作。充分运用现代化设施管理档案，提高档案信息化程度。随着科学技术的快速发展，互联网信息技术也不断普及，加强档案信息化建设，能够有效提高工作的效率。有助于档案资料的分类，为机关事业单位发展提供更全面、更专业的信息资料。信息化档案能够更全面搜集资料信息；管理档案工作人员应当加强对图像与影音等资料的记录。同时，还可以建立档案信息资料共享平台，便于信息资料的登记与查询，提高信息资料的使用率。提高档案管理工作信息化程度，工作人员也应当学习相关知识，激发自身积极性，掌握相关安全知识，做好部分档案的保密工作，使档案管理工作更加科学安全。

3.3加强档案基础业务规范化建设，科学管档

机关单位档案一般有文书档案、基建档案、会计档案、档案、电子档案、音像档案、实物档案等，要做好各门类档案的收管存用，保证档案质量。档案质量直接决定着档案科学利用的效率，要做到科学有序管理好档案。一是做好档案收集整理。档案收集是保证档案质量的前提，它将直接影响档案的开发与利用。所收集的档案要有保存和利用价值，做到应收尽收，保证各门类档案系统、准确、完整。二是做好档案整理归档。按照单位制定归档范围和保管期限，做好科学的分类，规范整理归档，做到保管期限划分准确，排列编目系统。

3.4重要保障

严格执行标准化、规范化流程及要求从机关事业单位档案规范化、标准化管理的理论与实践来看，要从档案收集、整理、鉴定、著录、保管、利用等各个环节做起，严格按照相应的流程及相应的规范化管理方法要求，使机关事业档案管理更加科学规范。以件为单位进行档案管理，结合单位实际，规范著录工作。严格按照《档案著录规则》的标准和要求，做好规范著录^[2]。

3.5基层治理是国家治理体系

国家治理的根基在基层，难点也在基层，基层治理的有效与否直接关系到国家治理体系和治理能力现代化目标能否得以顺利实现。随着社会多元化趋势不断凸显，城乡公共事务日益复杂繁重，迫切需要建立一个统筹有力、协同高效的基层治理体系，以应对社会急速转型期出现的种种矛盾和问题。然而，在我国大部分地区所实行的传统乡镇（街道）管理体制下，村(居)民自治力量较为薄弱，行政系统内部推诿扯皮现象时有发生，导致“看得见的管不着，管得着的看不见”的窘境，城乡基层治理呈现出碎片化状态。此外，多层级行政组织架构也拉长了政府与社会之间的行政距离，使社会、公众处于治理体系的边缘地位。加强基层政权建设和健全基层群众自治制度为重点，是将党的制度优势和组织优势转化为治理效能的“基石工程”。

结语

在新时代加强机关管理工作，关键要提高档案意识和法制观念，加强档案法律法规的学习和宣传，加强档案工作的领导，完善各项档案管理制，规范业务建设，加强传统载体档案数字化、电子文件管理，提升档案专业人员技术水平，为机关服务社会提供坚实的保障[3]。

参考文献

［1］王玉国.新常态下事业单位档案管理规范化标准化建设探析［J］大众标准化，2020（18）：6-7.

［2］张园园.试论档案管理工作的规范化和标准化［J］改革与开放，2019（7）：119.

［3］韩玲.如何推行档案工作规范化、标准化［J］黑河学刊，2016（2）：88-89.