建筑施工合同变更与索赔管理策略

建筑施工合同变更与索赔管理策略

王林

四川鼎立建设项目管理有限公司 四川省 绵阳市 621000

摘要：建筑施工企业应当重视建筑工程合同变更与索赔管理，灵活运用合同变更与索赔管理的策略，提高项目管理水平，促进施工企业的健康发展，同时保障业主正当权益。

关键词：建筑工程；工程变更；工程索赔；管理策略

引言

合同条件的变化往往是引起工程变更和工程索赔的重要因素。合同实施过程中一旦出现合同条件变化，发承包双方应秉承实事求是、公平公正的原则，在合同条款约定的范围内对合同价格及合同工期作出合理的调整，维护合同双方的正当权益。

1工程变更与工程索赔概述

1.1工程变更

在工程项目的实施过程中，由于种种原因，常常会出现设计、工程量、计划进度、使用材料、施工条件、施工工艺、结构物尺寸标高等方面的更改变化，这些变化统称工程变更，包括设计变更、进度计划变更、施工条件变更以及原招标文件和工程量清单中未包括的“新增工程”。

发生工程变更的原因主要有如下几方面：（1）基于原设计方案的优化，伴有不同程度的工程量增减变化；（2）承包人提出的合理化建议；（3）在原设计方案的基础上做出实时调整(如地质原因引起的设计变更)；（4）施工顺序的优化等。

1.2工程索赔

由于施工现场条件、气候条件的变化，施工进度、物价的变化，及施工规范、标准文件和施工图纸及设计修改的变更、差异、延误等因素影响，使施工合同不可避免地会出现合同条件变化。

施工合同一经签定，发承包双方的合同预期利益已经确定，并且受法律保护，因此不得无端地增加或减少任何一方的合同预期利益。一方违约或其风险导致对方的合同预期利益损失时，受损方可以提出索赔，由此就引起了工程索赔。

工程索赔是指合同履行过程中，由于非自身原因，而是由于对方的责任和过失所造成的实际损失，向对方提出经济补偿和时间补偿的要求。所以，索赔的性质是属于经济补偿行为而不是惩罚。

引起施工方工程索赔的非自身原因可分为：（1）业主违约或业主的风险；（2）不可抗力或不利的物质条件；（3）合同缺陷；（4）合同变更；（5）监理人指令；（6）其他第三方原因等。

工程索赔的内容分为费用索赔和工期索赔，其中，费用索赔包括直接费（人工费、材料费、施工机具使用费、其他直接费）、间接费（企业管理费、现场管理费、社会保险费、财务费、临时设施费等）及利润、税金等。

2变更与索赔的管理策略

2.1加强投标管理，预判合同风险

在工程投标前应搜集有关资料，包括工程地点的交通、地质、水文、气候、供电、供水、地下障碍物条件等资料。组织各专业技术人员仔细研究施工图纸，互相交流，找出图纸中疏漏、错误、不明、不详、不符合实际、各专业之间相互冲突等问题。必要时，组织参与投标的工程技术、经济人员实地现场蹋勘，对于不明确事项深入现场实地了解。

在合同签订之前投标人应进行合同评审，主要是对招标文件和合同条件进行的审查、认定和评价,分析招标内容、合同条款、双方权责、潜在的合同风险，评估可能的有利条件，规避不利的合同风险。

2.2建立各部门分工协作机制

项目部应成立施工技术、工程管理、合同管理、设备物资、综合办公等职能部门。各部门人员应按职责分工，专人配合、责任明确、协同参与。根据变更、索赔实施进展情况，定期或不定期召开专题工作会议，梳理变更、索赔工作推进情况，对索赔意向发起、资料收集整理、专项技术方案及专项施工组织设计的编制、索赔报告编制、跟踪落实等制定详细目标并定期考核，总结经验教训持续改进。

2.3实施全过程的变更索赔管理

建筑施工企业的项目管理中，变更及索赔管理是一项重要内容，也是有效提升项目的经营效益的一个主要途径。

在图纸会审中应认真做好施工图会审纪要，因为施工图会审纪要是施工合同的重要组成部分，也是索赔的重要依据。施工中应及时进行预测性分析，发现可能发生的索赔事项。

在施工过程中，承包商应坚持监理及业主的书面指令为主，即使在特殊情况下必须执行其口头命令，亦应在事后立即要求其用书面文件确认，或者致函监理及业主请求书面确认。同时每天应有专人做好施工日志、技术资料等施工记录。并请现场监理人员签字；当造成现场损失时，承包人应做好现场签证、摄像、录像，达到资料的完整性；对停水、停电、甲供材料的进场时间、数量、质量等，都应做好详细记录；对设计变更、技术核定、工程量增减等签证手续要齐全，确保资料完整；业主或监理单位的临时变更、口头指令、会议研究、往来信函等应及时收集，整理成文字，必要时还可摄影或录像。又如甲方指定或认可的材料或新材料，实际价格高于预算价(或投标价)，按合同规定允许按实补差的，应及时办理价格签证手续。凡采用新材料、新工艺、新技术施工，没有相应预算定额可供参考时，应收集有关造价信息或征询有关造价部门意见，准备补充定额的依据。其次，在施工中需要更改设计或施工方案的也应及时做好修改、补充签证。另外，对人员、设备闲置、工期延误以及对工程损害程度等，都应及时办理签证手续。以上这些现场签证都是工程索赔的原始凭证，应专人保管、分类存放。

索赔报告应采用书面形式，并在合同规定时限内提出。国际上，索赔时效一般为28天，当事态还在继续发展时，每隔28天还要提交一次索赔报告，直到事态结束为止。索赔报告应包括索赔依据、证据、要求追加付款、顺延工期的全部资料，证据材料应该具有合法性、全面性、充分性和有效性。如果28天内承包商未递交索赔报告，则可认为该项索赔事件不涉及工期和费用变化。监理工程师接到索赔报告后，必须在28天内予以审核和确认，如超出期限，则可被视为默认。

索赔费用应是履行合同所必需发生的实际损失，索赔应使索赔方的实际损失得到合理和完全的补偿。承包商应及时采取有效措施防止事态的扩大和损失的进一步加剧，将损失控制在最低限度。

综上，工程索赔必须以合同为依据；必须注意资料的积累(即是索赔的依据和证据)；必须及时合理处理(以免影响工程进度，造成更大损失)；应加强索赔的前瞻性(预防更多索赔事件发生)。

2.4保持良好的公共关系，讲究谈判技巧

要正确处理好与业主、监理的公共关系，在实际工作中树立良好的信誉。要搞好相互关系，保持友好合作的气氛，互相信任。对业主或监理的过失，承包商应表示理解和同情，用真诚换取对方的信任和理解。创造索赔的平和气氛，避免感情上的障碍。

谈判技巧是索赔谈判成功的重要因素，要使谈判取得成功，必须做到：首先应事先做好谈判准备。在开展索赔谈判时，应认真做好谈判准备，事先研究和统一谈判口径和策略，根据实际情况采取灵活的应变策略，以争取主动。

实践证明，在谈判中采取强硬态度或软弱立场都是不可取的，难以获得满意的效果。因此，采取刚柔结合的立场更容易奏效，既掌握原则性，又有灵活性，才能应付谈判的复杂局面；在谈判中要随时研究和掌握对方的心理，了解对方的意图；要以理服人，求得对方的理解：善于利用机遇，因势利导，用长远合作的利益来启发和打动对方；准备有进有退的策略。在谈判中该争的要争，该让的要让，使双方有得有失，寻求折衷的解决办法；在谈判中要有坚持到底的精神，经受得住挫折的思想准备：对分歧意见，应求同存异寻求妥协的解决办法。
结语

总之，索赔工作关系着施工企业的经济利益。项目经营管理人员应重视变更索赔，熟悉合同，善于变更索赔。必须做到理由充分，证据确凿，及时签证，讲究谈判技巧，并把变更索赔工作贯穿于施工的全过程。同时，加强施工管理，提高管理水平，降低成本，为企业创造更大的利润空间。