信息共享视域下高校档案数据共享策略

(整期优先)网络出版时间:2021-10-09
/ 2

信息共享视域下高校档案数据共享策略

鲜娅静

西安医学院 710021

摘要:高校是培养人才的基地,科研项目的摇篮。对于大多数高校来说,人才的培养是十分重要的事情。而在高校的行政部门当中,档案的管理又是一件十分琐碎且十分重要的事情。在绝大多数的高校档案管理过程中,高校都是将学生或者是其他方面的档案进行密封处理,各类档案也没有得到有效地利用。在这样的背景下,各类有效的信息资源无法得到整合,就会影响或者是浪费档案的有效价值。因此,随着社会的不断发展和高校对于档案的不断认知,许多高校提出了进行档案信息资源整合的措施。而今天,本文也是就有信息共享视角下高校档案数据共享的策略来进行相应的研究和探讨工作。

关键词:信息共享;高校档案管理;数据共享;策略分析

在科学技术的不断发展下,大数据时代已经悄然来临,这对于高校的档案信息化建设有着巨大的促进作用。高校应该及时跟上时代发展的步伐,将高校的档案管理制度进行创新和完善。将档案进行信息化建设和管理,不仅可以提高档案管理的质量和效率,同时也可以推行高效的信息化建设过程。因此,高校应该要自己的采取相应的措施,来进行档案信息化建设的过程。那么下面,笔者就自身的相关工作经验,来谈一谈信息共享视角下高校档案数据的共享策略。


1.高校档案信息资源建设存在的问题

1.1人力资源不足,综合素养不够

经过调查和研究表明,现阶段许多高校档案部门的档案管理人员的数量都远远低于国家对于高校档案部门的要求,与此同时,许多档案管理人员的个人素质都较为低下,这可能是一直以来我国传统的用人理念所导致的。许多高校对于档案的管理工作并没有那么重视,因此在招聘档案管理人员的过程中也就没有那么严格,这就让许多档案管理人员在个人素质和个人品质达不到要求的前提下还胜任这份工作,进而影响了整体的档案管理质量和档案资源共享的过程。同时,在信息化时代发展的今天,许多高校的档案管理人员也没有掌握一定程度上的信息技术,在档案管理的过程中,也就无法进行信息化管理。

1.2档案重藏轻用

当前,我国高校的档案管理工作更为注重对档案的存储,过分关注纸质档案的收藏,忽略对数字档案的整理。在一定程度上,档案失去了原本的意义,仅单纯作为信息资源的收纳,却无法对信息资源进行合理整合,档案信息资源无法得到深入挖掘,其使用价值无法得到彰显,高校领导以及在校师生也很难充分利用档案,提高自己的工作与学习效率。除此之外,档案信息资源整理的缺失,也导致学校部分档案信息不完整,缺乏全面性。檔案信息资源管理未建立档案的查阅机制,无法将档案服务与信息资源应用相融合,导致档案信息资源重藏轻用,档案信息管理效率低下。


2.高校档案信息资源共享平台建设策略

2.1构建相应的档案信息整理平台

伴随着科学技术的快速发展,计算机信息技术也在各个领域当中得到了广泛的应用网络技术的发达不仅架起了人与人之间沟通的桥梁,同时也为各个信息资源之间的共享提供了一个重要的平台。那么对于高校来说,要想更好地进行档案,信息资源的整合过程,就需要充分的重视和利用网络技术。一方面,高校可以通过建立相应的网站的形式来将相应的档案信息资源进行发布,与其他高校来进行分享。另一方面,可以通过建立私密网站,或者是共享资源站的形式来分享自己高校的档案信息。这样做的好处就是可以充分的保证档案信息的私密性和安全性。同时,各高校可以在共享资源的私密网站上进行档案的管理和分类,进一步提高档案信息资源的利用和整合过程。

2.2提高档案管理人员的水平

在信息化的时代下,如果档案管理人员的个人道德品德出现了相应的问题,他们想要盗取或者是泄露档案的内容是十分容易的事情,因此,高校必须要重视对档案管理人员的职业道德的考核。在这样的背景下,高校首先应该要在招聘的过程中,首先查阅每一位应聘人员的个人档案,查阅他们在过去的学习或者是工作经历中是否有个人道德品德败坏的现象。其次,在真正的进入到单位之后,高校也应该对他们进行相应的思想道德教育,让他们能够明白档案管理工作的重要性,以及如果泄露档案可能会出现的后果。并且让他们能够懂得社会责任感和个人道德感的重要意义,提升高校档案管理人员的职业道德素养。

2.3提高档案信息共享效率

随着数据时代的到来,高校进行档案信息资源共享平台建设时,不仅要保证档案信息得到合理归纳,而且要提高档案的共享性,使高校档案的收藏价值得到最大化。在信息发展环境下,高校必须合理规划管理标准,提高传统档案与电子档案的归纳效率,增强高校内部与其他院校的联系,形成良好的共享机制,充分发挥高校档案信息资源的共享功能。高校需要根据自身情况进行信息数字化,确定统一管理标准。统一档案信息资源管理标准,确立相同的档案分类机制,确定档案数据的格式转换、数据传输等方面的标准,使各高校间的信息资源整合规范化、标准化,提高档案信息资源存储和整理效率。


总结

以上,就是笔者对信息共域视角下高校档案数据共享策略高校档案信息资源整合提出的相应研究和探讨工作。现在时期的高校档案信息资源整合过程中,高校还是要根据自身的实际情况以及其他高校的实际要求来选择合适的信息资源整合的方式。总的来说,在社会不断发展的今天,档案的信息资源整合已经成为了一种必然的趋势。作为高校的档案管理部门也要对自己与高度的关注路与其他高校进行沟通和交流,了解现阶段有关档案信息资源整合的主要过程和理论方法,并不断地创新,提高自身管理档案的综合素质。进行高校档案的信息资源整合,不仅是为了高校自身的发展,也是为了全社会的发展。


[参考文献]

[1]魏晓琳.网络环境下高校档案信息资源共享建设研究[J].城建档案,2019(08):38-39.

[2]刘婧.高校数字档案信息资源建设的平台及实现[J].档案天地,2018(07):30-32.