浅析基层单位档案管理工作数字化需求和实现

浅析基层单位档案管理工作数字化需求和实现

曲德松

（大庆油田钻探工程公司钻井一公司 163000 ）

摘要：随着科学技术水平的提升，进一步推动了信息化技术的发展进程，在快节奏信息化社会下，传统的实物档案无法满足高度信息化需求，档案管理逐渐向着信息化、无纸化的方向发展。特别是随着基层单位的变革，对档案资料的管理需求越来越高，档案管理技术含量也要跟着提升，也正是如此，要不断创新优化档案管理工作模式，才能最大程度上满足基层单位发展要求。基于此，本文就对基层单位档案管理工作数字化需求和实现的相关内容进行了一个较为详细的概述。

关键词：基层单位；档案管理；数字化需求

在这几年发展中，我国经济水平得到了一个明显的提升，我国进入了一个高度发展的信息化社会，信息化形式下，对档案的查阅速度越来越快，对档案管理有着更高的标准，也使得档案管理逐渐向着信息化、数字化的角度发展，这也是时代发展的必然趋势。但是从现实情况来看，基层单位档案管理还存在一定的问题，有不少需要优化完善的地方，考虑到现实情况，结合信息技术，加强档案数字化建设，进一步推动基层单位档案管理现代化进程。

一、档案管理数字化

档案管理数字化是一个综合性的理念，针对于档案管理，结合先进的管理设备和数字化技术，提高档案管理效率的一种方法。在这几年发展中，我国逐渐进入到了一个高度发展的信息化阶段，档案管理模式也发生了全面的改变，不再是纸质化管理，转向了数字化管理模式，数字化档案存储有着很好的性能优势，节约了纸质资源，减少了很多不必要的浪费，而且在数字化档案管控下，极大程度上缩短了检索花费的时间，档案管理效率也得到了一个明显的提升。对于基层单位档案管理来说，数字化的应用，也使得档案管理进一步朝着微缩化的方向发展，对于档案的管理，不再需要占用那么多的空间，纸质管理方式所占用的空间是比较多的，而且随着时间的推移，这些纸质档案中很多数据信息都会受到损坏。对于档案信息的压缩，需要借助于计算机压缩打包技术，这种技术可以将档案中的图像、文字等信息全面进行转化，转为电脑存储文档，然后通过电脑分化，将这些文档进行归类处理，能够更好的查找相关档案。

二、目前基层单位档案管理存在的不足

（一）档案管理制度还不完善

从现实情况来看，还有不少基层管理单位还使用传统的档案管理制度，极大程度上限制了档案管理效率，传统档案管理制度存在较多的缺点，对于档案的管理更多的是以人工的方式，费时费力，而且还不能很好的保证档案归类的准确性。有些实物档案管理过程中，会出现破损的情况，无法被恢复，很多档案都是以纸质化的方式保存，没有形成一个规范化的管理体系，各种纸质档案资料随意堆放，整理起来也麻烦，消耗时间不说，还容易损坏档案。如果管理不到位会使得档案资料不全面，存在缺失、残损等，而且纸质档案容易受外界因素影响，时间一长，很容易出现损坏的情况，使得档案失去保存的价值。

（二）所采用的检索方式效率低下

虽然不少基层单位目前都是采用电脑检索方式，但还是有不少地区使用的人工检索方式，人工检索需要查阅很多的资料，这些资料都是以纸质方式存在，检索的时候要一一核对，检索花费的时间比较多，费时费力，存在较大的局限性。还有就是基层单位缺乏专业性的档案管理人才，不管任何一份工作，都有它存在的意义，特别是档案管理，档案管理是一个持续性的过程，比较枯燥，没有什么很大的改变，使得基层工作人员对档案管理没有什么耐心和热情，不能长期坚持，认为只是一份过渡的工作，使得档案整理的时候比较随意，不怎么用心，加上人员流动性比较强，使得档案管理无法有效衔接，造成基层单位重要资料丢失的情况。

三、基层单位档案管理工作数字化需求和实现

（一）结合电子存储技术，推动档案管理数字化实现

档案资料是基层单位不可分割的一部分，对于档案资料的管理是非常重要的，随着现代化进程的加快，我国逐渐进入到了一个信息化社会，每天都会产生各种各样的信息，对于基层单位来说，传统的纸质存档模式已经无法满足现代化档案管理需求，需要结合现代化技术，进一步推动档案管理效率，在档案管理中，结合电子存储技术，构建完善的档案数据库，将档案信息转入到数据库中，便于存储和提取，极大程度上提高了档案管理效率。对于原始的纸质材料，可以进行信息备份，将信息数据转入到数据库中，可以采取扫描的方式进行快速化提取和存储，实现对档案的无纸化保存。

（二）完善档案检索体系

随着档案内容和数量的增多，对档案管理要求也越来越高，也正是如此，档案的目录检索模式发生了改变，采用数字化目录检索能够极大提高检索效率，基层单位在对档案资料进行提取的时候，只需要在安装标准指令进行查询就可以进行提取，非常方便，而且也可以自主研发针对性的检索软件，对档案资料进行系统性的归类，实现档案检索、查询自动化，具有极大的优势，减少了检索的工作量，而且还能最大程度上确保检索档案信息的准确度。随着信息化技术的广泛应用，基层单位对于档案管理模式应用进行全新的变革，做好档案规划工作，将传统纸质档案保存模式逐步转化为信息化、无纸化保存模式，构建一个局域网络，加强网络信息资源管理和共享力度，在单位系统范围内，可以实现多个档案资源的共享，加强单位之间的连接关系，提高档案的利用率。

结语

随着现代化进程的加快，加上信息化技术的广泛应用，对于基层单位来说，对档案管理模式进行变革是非常有必要的，通过信息技术的调控，将传统纸质存储模式逐渐转向无纸化存储模式，优化档案管理体系，提高档案检索效率，确保档案管理工作的有效开展。基层单位要从现实角度出发，加强档案模式革新工作，引入信息化技术，加强档案管理数字化建设，使档案管理能够满足现代化发展要求。

参考文献：

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