事业单位档案的规范化与标准化建设路径

事业单位档案的规范化与标准化建设路径

李晓娜

德城区人力资源和社会保障局 山东德州 253000

摘要：在大数据时代，事业单位应当建立科学的档案管理体系，高度重视档案管理规范化建设，完善档案管理工作的方式方法，明确档案管理的重要意义，积极创新档案管理运转思路，从而提高事业单位档案管理的整体水平，解决事业单位档案管理工作存在的主要问题。

关键词：事业单位档案；规范化；建设

1档案管理规范化的意义

对于事业单位来说，档案管理是基础工作之一。其主要内容是对以往的信息及文件进行记录和存档；并将档案资料进行归类和整理；在工作需要时及时调取相关的信息。档案管理虽然日常看不出重要性，但对于单位的长远发展却至关重要，是单位最基础的工作之一。单位档案中记录了诸多信息，包括单位从创建之初到现在所有的重要资料。因此，档案管理的科学性、准确性和有效性至关重要，关系到单位的长远发展，也是单位的文化传承和历史记载。档案工作较为繁复，工作量较大。其主要特点是：一是档案的种类较多。随着事业单位的发展及创新，档案的种类也随之增多；二是数量多。只要是单位正常的开展服务，档案就会产生，随着日积月累，档案的数量也较多；三是要求高。档案记录并不只是资料的收集，还需要进行归档和管理。因此，档案管理工作要加强规范性。

2事业单位档案管理工作的问题现状

2.1档案管理人员的观念薄弱

在目前的事业单位中存在大多数档案管理人员自身监管意识落后的现象，档案管理人员对档案标准化建设认知不清晰，存在一定的误解，甚至觉得只要档案管理的文档数据不丢失就可以。除此之外，多数的事业单位不能对档案管理的规范化与标准化建设加以改善，在实际的档案管理工作中，事业单位无法为档案规范化创建良好的发展平台，不管是在人力、物力等各方面都存在着严重的不足，这些都是由于档案管理人员的规范化与标准化建设观念薄弱所导致的问题现状。

另外，档案管理人员在事业单位的实际活动中，没有参与专业化的素质教育和培训活动，导致自身档案规范化建设水平受限，管理模式以及观念都不能随着社会的进步而更新，造成事业单位的档案管理人员对档案规范化与标准化建设的流程认识不足，导致档案规范化建设质量与效率普遍低下。这些问题都是事业单位内部档案管理人员的观念模糊造成的。

2.2档案管理监管力度不够

事业单位中档案管理工作存在着轻视档案规范化与标准化建设的现象，在当下的事业单位职位结构中，大多数在岗人员的流动程度大，缺乏完整稳定的档案管理项目，再加上档案监管力度低下导致管理人员的文化程度落后，在很大程度上造成档案管理在岗职员无法固定，而且还存在档案监管工作杂乱无章，甚至存在档案监管人员对事业单位内部设定的档案管理与建设规则的认识不足，不能将单位设定的原则运用到监管的过程中。其次，档案标准化建设离不开对档案的收集、编写以及储存等环节，有些档案监管人员监管力度不能满足当下新时期的档案标准化与规范化建设的发展需要，进而造成监管人员在实际的档案标准化建设中出现低级错误。

2.3档案管理资料编制存在弊端

一般来说，事业单位的档案管理工作中都是使用标准化的档案纸来开展下一步的档案规范化建设内容，更加便捷地促进事业单位档案数据的储存与监管。但是从目前的事业单位档案资料搜集所使用的纸张来说，往往存在使用A4纸进行档案搜集的现象，这并不利于档案数据的高效收集与存档。另外，事业单位并没有明确对档案存档过程中所需的档案资料提出规范性的要求，造成档案管理人员监管不到位。

2.4档案监管设施不足

在当下的信息技术时代，科技在社会发展的各个领域中的渗透与利用已经成为发展潮流，事业单位的档案标准化与规范化建设工作中需要注重使用电子网络对档案信息进行管理与归档，由此看来我国的事业单位在建设档案规范化与标准化的监管工作当中，也必须要求其使用电子文档来开展相对应的档案管理工作。目前阶段，事业单位内部的监管设备较为落后，监管力度薄弱，再加上电子存档的档案信息数据较为繁琐，导致事业单位的档案监管设施不能满足档案管理工作的需要。

3事业单位档案规范化与标准化建设的可行策略

3.1深化认识，提升对于事业单位档案管理规范化的重视

提升事业单位组织上下对于档案管理、档案管理规范化的重视，能够有效的推进事业单位档案管理工作的进步。首先，事业单位的领导层要加强对于事业单位档案管理的重视，并且要发挥模范带头作用，将档案管理放在单位工作中的重要位置，加大对档案管理工作的投入。其次，要做好档案管理的宣传工作，使事业单位内部人员积极配合档案管理人员的工作，使档案收集、整合工作更加高效、顺畅。另外，要为档案管理部门配置更为先进的档案管理办公设备，提升事业单位档案管理的信息化、数据化、电子化程度。要加强对于档案管理的相关培训，提升事业单位档案管理人员的专业能力和工作效率，更高的为事业单位档案管理工作的规范化助力，在单位上下，营造出良好的氛围。

3.2健全机制，设立科学有效的档案管理和绩效考核制度

建立健全档案管理机制，明确事业单位档案管理中的各个岗位的具体职责，从工作方法、工作流程、组织方式等各个环节出发，做好职责的细化。并且在制度制定完成后要做好普及与落实，将具体措施、规范讲清楚、说明白，要确保事业单位内部的工作人员能够充分理解、高效执行，并且出现敷衍应付的形式主义和面子工程。要做好后续的考评工作和反馈工作，对于其中发现的问题及时处理，并进行针对性的改进。在制度制定和实施的过程中，要结合各个部门的实际情况，注意各个部门资料收集、档案收归的实效性和准确性，要确保档案质量。由档案归口管理的部门进行公开量化考核，为了保证考核的实效性，要从制度角度确定档案管理的权威性，考核过程中要确保信息的公平、公正、公开。组织架构的完善也是提升事业单位档案管理规范化的重要手段。要以档案管理的专业化管理为依据进行组织架构的建设，由党委直接负责、领导事业单位的档案管理，同时细化事业单位档案管理的内部单元，避免工作过于集中的问题，提升单位整体档案管理的效率。

3.3强化基础，做好档案管理的基础工作与人员培训

第一，做好档案的收集，加强与其他部门的统筹与协调。第二，做好档案的归档，以档案的时间、内容等为分类、排列标准，提升档案查阅的便捷性，要明确整体的流程标准，避免出现档案丢失等问题。第三，要做好档案保密工作。规范化的档案管理包括档案的安全性，要做好档案的保管工作，防火、防盗。同时，要加强档案人员的培训，提升档案人员的职业道德和专业能力，强化档案人员的服务意识、保密意识，加强专业建设。要提升档案人员的现代化技术操作能力，推动事业单位档案管理的信息化、现代化、专业化水平，建立高水平、高能力的稳定的事业单位档案管理队伍。

结束语：综上所述，事业单位档案管理信息化与规范化建设对事业单位的创新发展具有极其重要的作用，事业单位应当将档案管理工作重视起来，不断地运用先进的信息技术实现档案管理工作的规范化发展。

参考文献：

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