提升企业办公室行政管理实效性的方法

提升企业办公室行政管理实效性的方法

焦 君

国网太原供电公司 山西省太原市 030000

摘要：办公室行政事务管理工作在企业整体管理工作中占据重要位置，该项工作属于一项综合性高、涉及面广和工作内容繁杂的业务，其连接着企业上下级部门，在重要部门间起到桥梁作用，关系到企业的正常发展和运转。因此，办公室行政管理工作人员应经常性地对自身工作进行反思，围绕工作重点和要求对管理工作进行优化，及时解决存在的问题，不断提升工作质量，持续推动企业有序运转。

关键词：企业；办公室行政管理；实效性；方法

1企业办公室行政管理的作用分析

1.1具备策划作用

与企业当中的领导层相比，办公室当中的行政管理人员所能够接触到企业基层的机会更多，所以行政管理人员对企业当中各项信息以及资料的了解和掌握也相对更为全面一些，从而能够更好地辅助企业领导层做出更多更为准确科学的决策，进而能够充分发挥出出谋划策的作用。不过这种策划作用并不是取代领导层而擅自做出某种决定，其主要凸显在辅助性作用方面，能够为领导层做出各项决策提供相应的信息以及建议作为参考，进而促使企业领导层做出的各项决策能够贴合企业实际情况，保证各项决策的适用性以及有效性。

1.2具备协调作用

对于企业办公室行政管理工作来讲，其还呈现出了非常强的协调作用。在企业实际运营发展的过程当中，通常都需要各个部门以及各人员之间的协调发展，需要尽量避免各个部门或者各个人员之间产生冲突以及矛盾，使其能够切实围绕企业自身发展战略目标不断提供自身应有的服务。企业办公室行政管理工作便能够对此发挥出强有力的协调作用，其能够通过对不同部门的任务以及职责的有效分析，利用行政管理手段对各个部门之间的关系进行调节以及及时作出有效沟通，进而为企业健康稳定的运行发展提供一份保障。

1.3具备整理管理作用

企业办公室行政管理工作还能够在企业实际运营发展过程中发挥出整理以及管理作用，且属于企业各项工作顺利开展的一个重要基础条件。例如：企业在实际运营发展的过程当中所涉及的各种档案资料等，便需要相关行政管理人员来进行详细的分类以及整理。除此之外，企业在开展各种会议的过程中，也需要相关行政管理人员的有效参与，同时结合会议开展的实际需求，来对会议流程作出科学合理的设置，并且对出席会议的相关人员作出相应的服务以及管理，从而促使企业的各种会议能够顺利有序地开展。

2办公室行政事务管理工作开展中存在的不足

第一，主动服务意识不足。办公室多数工作人员在思想上依旧具有“本位主义”特征，重视领导人员意见需求。但在为一线及项目部员工提供服务中，重视程度不足，服务方式和内容简单，服务意识有待加强。第二，尚未实现“融入中心、服务大局”。办公室行政事务管理工作开展中，受员工服务意识影响，导致缺乏与生产经营部门协调联动，如相关工作人员未能主动深入项目一线为项目部员工解决问题。甚至部分人员在开展工作中，长期处于相对封闭状况，缺乏对公司动态、业务信息和现存问题认知与了解，难以为各个部门解决问题提供有效帮助。第三，未有效掌握信息化手段。现阶段，办公室行政事务管理人员在开展工作中，依旧以常规性工作为主，如用印申请、招待物资申请、用车审批、档案管理以及固定资产管理等，工作开展中对现代化各种先进技术应用率较低，影响了工作水平与效率提升。

3新时期办公室行政管理工作优化策略

3.1注重积极推行精细化管理制度

对于企业来讲，为了实现办公室行政管理的精细化，便需要注重结合自身的实际发展情况，来构建一个完善的精细化管理制度，以此来为行政管理工作提供一份重要的支持以及保障。对此，企业当中的管理人员需要对一些较为先进的精细化管理理念进行学习和借鉴，以此来保证自身企业精细化制度的科学性，同时在以往较为传统的精细化管理理念以及制度的基础上，做出有效改进以及完善，促使其能够成为符合自身企业实际情况的标准精细化管理制度，从而实现对各项管理工作以及任务的有效细分。除此之外，企业还应该注重大力推行精细化管理制度，过程中应做好相应的细节处理工作，结合管理任务、管理目标来对相关行政工作人员的管理职责进行明确详细的划分，以此来保证相关工作人员在实际开展行政管理工作的过程中，能够有章可依、有规可循，进而科学有效地实施精细化以及规范化的行政管理工作。另外，在对精细化管理制度进行制定的过程当中，企业还应该注重鼓励和引导广大员工积极进行参与，为精细化管理制度的构建献计献策，以此来保证精细化管理制度制定的合理性以及适应性。

3.2注重提升行政工作者的综合能力

对于企业办公室行政管理工作来讲，其工作内容相对较为琐碎，虽然整体上看来相对较为简单，不过却对相关工作人员的耐心以及细心有着较高的要求，同时在实际开展行政管理工作的时候还需要各个部门以及员工的有效沟通与协作，才能够保证行政管理工作的顺利开展。所以，企业为了实现行政管理的精细化，需要注重做好相关工作人员的综合能力培养教育工作，利用请进来、走出去的方式来不断促使相关工作人员的专业知识以及专业素质得以不断提升，保证其能够在完成自身工作职责的同时，还能够结合行政管理工作的实际需求，不断优化和提升自身与其他部门以及工作人员的沟通能力以及配合能力，从而促使其综合素质可以不断提升。此外，企业还应该要求以及帮助相关工作人员树立一个良好的学习以及工作态度，使其能够不断充实和提升自身的管理知识以及管理技能，以此来保证办公室行政精细化管理得以顺利高效地开展。

3.3加强对信息技术的应用

在信息化快速发展背景下，信息技术不断深入各个领域中，提升了工作效率、管理水平，极大程度上降低了工作强度，减少了工作失误。因此，为降低繁琐复杂工作对工作效率影响，应重视对现代化先进信息技术利用。首先，应建立信息化行政事务管理系统，结合单位实际情况，适当加大信息化改革和资金投入力度，利用计算机设备和网络信息系统，最大程度上发挥自动化和智能化管理系统作用。其次，适当强化对信息技术应用力度，利用信息技术获取更加有价值的信息，为领导进行决策提供更多信息支持。最后，重视对创新型信息技术利用，如推动公司内控管理中对钉钉等办公软件应用，并加强对中交商旅、PC门户、企业邮箱等信息软件维护和运用，整合现有的资源，如建立数字档案，从多个角度进行管理，如实物类、声像类等，满足人们的实际需求。最后，根据实际需求，调整部门设置和人员关系，并做好交建通、企业邮箱变更以及维护等工作，快速有效解决员工账号申请、实际使用中等问题。

4结语

综上所述，企业办公室行政事务管理人员，应进一步提升对本职工作内容的认知度，深刻明确其对企业健康运转的重要性，经常性地对自身工作进行反思，明确出现问题原因，并通过问题分析，采用相应优化措施进行解决，在原有工作开展基础上，不断提升办公室行政事务管理服务水平，为企业稳定发展和有序运转提供助力和支持。

参考文献

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