建筑工程档案管理现状及存在问题浅析

建筑工程档案管理现状及存在问题浅析

李陆林

阜阳市城乡建设档案馆 安徽阜阳 236000

摘要：工程档案管理其自身所存在的显著特性，对于整体工程建设发展起到了重要的推动和促进作用，特别是在信息数据的传递以及重要技术数据的参考起到了保障作用，为此应当在现有技术资源和物资的基础上，从制度、人员、意识等方面进行创新，以整体工程项目为基础，逐步建立并持续完善工程档案管理体系，为工程建设发展发挥其应有的积极效益。鉴于此，文章详细论述了建筑工程档案管理现状和存在的问题，旨在可以为行业人士提供有价值的参考和借鉴，进而更好的为建筑业的稳定持续发展助力。

关键词：建筑工程；档案管理现状；问题

前言：工程档案是整个项目工程施工的载体，也是工程施工的重要依据和数据来源，在工程施工中发挥着重要作用。因此，在具体的施工实践中，项目管理人员一定要知道工程档案管理的重要性，切实搞好工程档案的收集、整理和管理工作，保证工程档案的科学性和完备性，使其在工程施工中真正发挥作用。我们完全有理由相信，在完备的工程档案的支撑下，建筑工程施工工作一定能有序、平稳、扎实的进行并取得突破性进展。

1建筑工程档案管理的现状

我国建设部下发了《建筑工程文件档案整理规划》等的行业标准，对施工企业的档案管理信息化建设提出了更高的要求，而且对于建筑工程档案管理提供了相应的参考规范，促进建筑工程档案管理的全面、协调发展，建立相应的档案管理工作体制，为档案管理提供一定的保障。当前随着项目工程建设的不断发展，建筑工程档案管理的数量越来越多，档案管理的信息化建设也在不断发展，档案管理工作也在探索新的管理方式，充分利用数据库技术，实现对工程建设档案的录入、浏览和检索，实现对档案的全过程管理，利用现代化的计算机技术实现对档案的管理，我国当前建筑工程信息化建设不断发展，建筑工程档案所需的数据库比较大，档案信息相对比较分散，很难实现规范化和统一化的管理，不能满足经济发展的需求，而且档案信息化管理过程中缺乏一定的目标，对档案管理的随意性比较大，导致档案发展缓慢。

2建筑工程档案管理工作存在的问题

2.1资料归档不规范，档案管理工作缺乏科学的机制

资料的归档和建筑工程的进度必须是同时进行的，在工程竣工之后，资料管理人员应该将资料整理到位，进行归档管理。但是在实际建设过程中，建筑施工单位对此规定漠视，在资料存档的过程中存在资料缺失、信息不规范的问题，例如将原件与复印件混合，没有按照时间顺序整理，资料的格式不规范等，出现这些问题的根本原因是工程档案管理方面缺乏科学的管理机制。健全的机制是工作开展的重要保障，而缺乏就会在很大程度上加大资料的收集、整理工作的难度，各部门缺乏对档案管理部门的配合，档案管理部门自身缺乏正科学管理，目录与内容不符，文件编号不统一，文件格式不规范等档案管理的混乱。

2.2管理人员素质低，档案管理责任心缺乏

档案管理的最终落脚点是档案管理人员，如果选择素质不高的档案管理人员，管理工作将很难开展。当前建筑工程档案管理人员多是其他部门人员兼任或者离退休人员管理，严重缺乏专业的档案管理知识，在很大程度上很难胜任档案管理工作。另外，档案管理人员还存在轻视心理，认为档案部门是不重要的清闲部门，缺乏相应的责任心，最终影响整个工程档案管理工作的开展。

2.3不重视建筑工程档案管理工作

目前，在建筑工程建设过程中，大家都一味地追求讲解利益，认为档案建筑工程管理不能带来任何经济收益，对此，对于建筑工程档案管理没有引起重视。在建筑工程建设过程中，大家都把目光集中在了建筑的施工过程中，只是一味地强调建设工程进度的快慢，这使得在整个建筑的大环境中，施工建设者们将工作的重心都放在了建筑工程建设方面，从而忽略了建筑工程的档案管理工作。由于建筑工程档案管理涉及整个施工建设过程，而现实就是往往建筑施工者们往往到建筑工程快到收尾的时候在想到进行档案建设工作，然后凭借着记忆草草进行档案管理工作，这样导致在面一旦工程建设过程中出现一些问题，最后进行责任划分时就会出现一些问题。对于此，需要重视这其中的问题所在，需要认识到工程建设档案工作的重要性。

3建筑工程档案有效管理的举措

3.1创建健全的档案管理机制

在建筑工程建设之初，施工单位就应该根据自身实际和施工的各项要求建立完善的资料管理机制，确保后续的档案管理工作能够有序地开展。首先就是在工程的各个环节落实好管理工作，协调各部门之间的关系，确保资料管理工作顺利开展。其次建立有效的档案管理数据平台，确保数据能够准确完整的，能够细致的进行分类管理。最后，为了让管理机制落到实处，建筑工程单位应该在各方面都开展宣传、教育工作，加强管理人员的配备，并对档案管理的各个环节进行监督，确保档案管理工作机制的高效运行。

3.2加大对档案管理人员专业知识的培训，强化档案管理人员的整体素质

档案管理人员的专业能力是影响档案管理工作开展的关键，因此，要建立一支具备专业档案知识的高素质管理人员，并且定期对他们进行培训，学习相应的专业知识和管理知识，在学习中提升自我对于档案管理工作的认识，积极主动地开展管理工作。此外，还要不断提高档案管理人员的现代化信息技术，不学习新的知识和计算机技术，尝试将计算机新技术应用于档案管理，紧跟时代的发展，提高自身的综合创新能力。

3.3重视档案管理工作

档案管理工作是建筑工程建设顺利进行的重要保障，要将这个观念深入到每一位建筑工程人员的心中。档案管理人员要端正自身对于档案资料收集和整理的态度，熟知档案管理的规范化要求，在收集、整理、归档的各个环节都要严格要求，明确具体的收集流程、存档方式等。要派专门的人员跟踪整个工程进度，确保每个环节的资料都能够完整的留存，保证收集到的资料是真实准确的，把好资料收集的质量关，才能确保档案管理工作从根源上是准确、真实，有效的，以便于为后续的查验工作提供坚实的资料基础。

3.4引进先进档案管理技术

技术包括两类，一类是科技技术，随着互联网及科学技术的进步，管理措施也呈现出技术化、信息化，现代科技在降低人力劳动的同时，极大的提升了工作质量以及速度。企业就现阶段存在的档案管理工作的需要，引进使用本单位的管理系统，如信息收集系统。管理人员将下面收集上缴的信息录入信息系统内，将查阅权限开放，信息上交人员对信息的准确性进行查看，如果信息不准确，信息收集人员与档案管理人员联系，重新录入信息。使用开放性的信息管理系统，不仅能够减少信息收集及收录误差，还能提高信息传播广度以及深度，方便领导阶层查看所需信息。如果遇到相关的问题，现场施工管理人员可立即调取信息，进行查阅，依照相关规章制度予以决断。

结束语：

在建筑工程施工这个复杂的过程中，会产生无数的文本资料，这些资料最终形成档案，并未下一次的建筑工程建设提供借鉴。但是，纵观当前的建筑施工档案管理工作，施工单位普遍存在档案管理水平缺失或者较低的情况，建筑工程单位的不重视、不作为对档案管理后续工作的开展非常不利。因此，建筑工程单位要认真正视本单位在档案管理方面的问题，重视档案资料管理工作，充分利用现代化的信息技术建立完备的档案管理平台，提高档案管理水平，确保施工出现问题时有能够找到相关的档案资料可以借鉴，最终有效的维护和管理建筑工程工作。

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