疾控档案管理质量提升对策的探究

疾控档案管理质量提升对策的探究

郑楚曦

楚雄州疾病预防控制中心

摘要档案管理工作是一项维护单位历史真实面貌的工作，既具有随时可参考的业务技术价值，又具有厚积薄发的精神文化价值。档案管理是单位基础管理的一个重要组成部分，它为单位的科学决策、开展工作和提高效益提供依据和凭证，为单位的各项管理的科学化、高效率提供数据和条件。本文对疾控档案管理质量的提升工作进行了深入的分析。

关键词疾控档案；管理质量；提升对策

引言

疾控中心档案管理的质量和疾控中心的良好运行有着重要的联系,疾控中心是维护民众生命健康的重要组织机构，其内部档案是疾控中心在开展传染病预防控制、突发卫生事件处理、健康教育宣传及实验室分析过程中累积的数据资产，需要对这些档案资料进行归纳管理才能对以后工作提供有效的参考数据。所以提升疾控中心档案管理的质量是一项非常紧迫的任务，注重疾控中心档案管理质量的提升，能够为其今后各项疾控工作高效进行奠定基础，对其今后工作的开展具有重要指导意义。确保疾病预防控制决策的科学性和准确性。

一、疾控机构档案管理的重要性

（1）有利于提升工作效率和质量

档案工作作为一项基础性、服务性工作，除了加强自身建设外，更应注重思想观念转变和档案信息的科学管理，唯有如此，才能更好的实现新时期档案工作的需要，与时俱进，更好地为疾病预防卫生事业服务。因此不断提高疾控档案管理工作的质量，采用科学高效的档案管理实践，提高疾控档案管理的整体运行效率和质量。

（2）有利于提升疾控档案的信息管理质量

信息技术的高速发展和推广应用使信息产业成为国民经济中最具有增长活力的部门和重要的支柱产业之一，与此同时信息技术的发展与广泛应用使档案信息现代化建设提上了日程，给档案工作带来了新的契机，信息技术的日新月异也给档案工作带来了新的研究课题，这就是以现代化信息手段加强档案管理的一个重要标志，档案信息现代化管理就是运用计算机、通信网络等高新技术，建立起一个融档案保护与档案信息处理于一体的信息网络系统，能够确保不同种类档案信息的安全性以及完整性，充分发挥此类档案信息的实用价值。因此，不断提高疾控档案信息管理的质量非常重要。

（3）有利于提高疾控档案的整体管理水平

加强疾控档案管理提高服务水平是单位基础管理的一个重要组成部分,它为单位的科学决策、开展工作和提高效益提供依据和凭证,为单位的各项管理的科学化、高效率提供数据和条件。疾控档案的管理是组织整体运营的重要组成部分，良好的档案管理可以促进疾控机构整体业务水平的不断提升，充分体现了疾控机构档案管理的质量水平和全面发展的重要性。

二、疾控机构档案管理现状

（1）缺乏完整的档案管理系统

从总体上看，现阶段，疾控机构中档案信息的收集还存在缺乏一致性和完整性的问题。一是信息来源复杂。疾控中心档案来源繁多，不仅涉及有人类疾病、各种传染病、流行病，还包括有社会环境、人文环境、环境污染、地质水质等。二是客体对象群集。疾控中心肩负维护社会民众生命健康的重任，涉及最多的便是各种传染病及自然灾害，疾控档案反映客体对象的群集性特点十分明显。三是信息主体民主性。疾控中心档案内容与社会亿万民众具有直接关系，以免费接种项目为例，民众具有选择或拒绝的权利，这体现了我国基本卫生保健的民主性，因而疾控中心档案信息主体具有民主性特点。四是档案内容全球性。疾控中心档案中涉及的传染病、流行病等内容并不受地理位置局限，全球范围内均可发生，因而档案内容还涉及许多国外相关信息资料。

（2）对档案管理的重视程度不足

当前大多数单位并没有建立一个相对健全和完善的管理制度。而在我国快速发展的这几年，对于档案管理的规范和标准也在不断地更新、变化，虽然计算机技术的普及和发展给档案管理工作带来许多先进的技术和手段，但是还不能够很好地普及。传统的档案管理仍然是使用手工操作，不仅工作量大而且效率低，容易出错，给档案管理工作带来许多麻烦。例如缺乏标准宗卷外观规定，有些宗卷页数缺乏页码，不利于归档；案卷归纳缺乏统一标准，导致许多宗卷缺乏标题或题目不完整。由于一些对档案管理重视程度不够，在进行资料的收集、分类、汇总时过分强调档案的保密性，致使一些档案被尘封在保密架，无法被充分使用，造成资源浪费。

（3）缺乏专业的档案管理人员

档案工作者要有较强的政治素质。档案工作是一项政治性、服务性很强的工作。档案管理人员直接保管着党和国家的重要机密，必须坚持正确的政治方向，具有较高的政治素质。档案工作者必须具备良好的职业道德。职业道德是指从事某行业的人员共同认可的并在职业活动中应自觉遵守的行为准则与规范。档案职业道德是档案工作者在档案行政、档案管理和利用服务等职能活动中，应当遵守的基本准则。

（4）缺乏先进的档案信息管理能力

现阶段大部分疾控机构对档案管理的重视程度不足，所以管理模式比较落后，尤其是在信息技术不断发展的过程中，疾控机构档案管理部门没有引进信息技术或工作人员缺乏先进的信息管理能力。大多数档案管理机构没有恒温恒湿要求，而且大多数档案管理内容仍然是以纸张为主，没有经过计算机应用的强化。同时，许多由档案管理维护的文本或图片在影响文件完整性的相关条件的影响下被损坏。

三、提高疾控机构档案管理质量的措施

（1）有效地落实档案管理制度

一是对档案管理的责任制进行有效地落实。运用分级管理的方式，加强与人身安全直接相关的档案管理，具有重要意义。实行领导责任制可以保证档案管理的正常进行，采用分级管理制度后，可以促进档案管理的规范化，鼓励档案管理人员各司其职，提高档案管理质量，形成完整的管理体系，分级管理和监督，防止档案管理过程中出现差错和松懈，做好档案管理工作，让档案管理工作更加的规范化。二是对档案管理流程进行有效地落实。需要对档案管理流程进行严格管理，要特别关注当前管理存在的不足，加以改进。只有这样，才能有效地提升档案管理的整体水平，鼓励档案管理人员规范工作，真正体现档案对疾控管理的价值。

（2）加大资金投入

加强档案管理基础设施建设，需要增加资金的投入，提升档案管理信息化水平。疾控档案管理工作的基础设施，是一个涉及大量软硬件的复杂系统工程。不仅对档案管理的信息化进程形成了一定的制约，而且档案管理不完整等问题也会导致存档设备信息不完整，当前信息化档案管理模式正在向着小型化、数字化的方向发展，需要对计算机、扫描仪等信息化终端进行有效地运用，尽快将传统纸质档案转化为电子档案。此外，需要扩大办公自动化设备的应用，通过与现有设备的合理有效联动，为档案管理人员高效执行档案管理任务奠定良好的基础。

（3）完善档案管理模式

疾控档案管理需要转变旧的档案管理模式，不断推出新模式，与信息时代的发展保持同步。在信息化背景下，疾控档案管理现代化是重要的发展方向，对疾控档案进行现代化的管理，需要转变管理思想。现在，疾控档案的种类越来越多，保存方式也发生了非常大的改变，为了有效地提升档案管理的信息化水平，需要对现有的档案管理模式践行新转变。对此，疾控档案在管理过程中需要充分运用不同的管理设备，以计算机技术为基础，实现智能化、自动化的管理方式，充分发挥出信息化管理的作用。

（4）提高档案管理人员的整体素质

一要着力培养档案管理人员的素质和能力，实现对工作的正确认识。档案工作者必须具备较强的业务素质。档案工作是一项专业性、技术性很强的工作，每个程序都有一整套的理论和方法，档案工作人员只有学习和掌握这些理论和方法，才能保证工作质量，提高工作效率。档案工作的主要业务是收集、整理、编目、装订、保管利用等具体的、操作性很强的工作，它需要经过档案工作者日复一日地埋头苦干、实干，才能做出成绩。其次，需要加强对档案管理人员的培训，提高综合素养，能够运用更多的档案管理技术，提高工作效率，为档案的系统化发展提供有利条件,好的心理素质是做好工作的前提。第三，档案工作是一项艰苦清贫的职业,应考虑本单位的特殊情况，配备思维能力强、责任心强、专业水平的人员负责档案管理，并提供定期培训教育机会。随着商品经济的飞速发展，金钱观念、名利思想等一些负面影响冲击着各个领域，有些人认为档案只有投入，没有产出，没有认识到档案的真正价值，对“无私奉献”的价值产生怀疑，对“默默无闻”也渐生不满，由此档案人员更换频繁，档案干部队伍出现不稳定现象，在某种程度上影响了档案事业的发展。第四，要注重引进优秀档案管理人才，特别是要吸纳更多懂档案管理、能熟练操作各种现代化设备的人才，有效地提升疾控机构档案管理工作质量。

结语

疾控机构需要对档案管理的重要性有充分认知，档案管理工作将随着医疗卫生事业的发展与改革的不断深化,档案的科学管理已成为疾控机构管理工作的重要内容,它关系到能否开展好疾病预防控制工作,做好公共卫生技术管理和服务。运用科学的管理方法，提高档案管理质量，在监测和预防各种疾病的过程中，通常会形成庞大的档案，其价值在于关注疾病的发展和质量。为未来公共卫生安全、流行病等的提供更多有价值的信息。此外，需要加大对档案管理资金的投入力度，培养高素质的人才，积极运用多种现代化设备。

参考文献

[1]施欣彤，加强疾控机构档案管理与利用之我见[J]．中国新通信，2018，20(21) 236.

[2]庄淑卿，疾控机构档案的现代化管理模式探析[J]办公室业务，2018(17)：143．

[3]张科翼、于健强，疾控机构人事档案管理的策略探讨[J]管理观察，2018(23) 179-180.

[4]阿娜，疾控机构传染病档案资料的管理和运用分析[J]现代经济信息，2018(13) 41-43.