大数据时代电力企业档案管理创新探究

大数据时代电力企业档案管理创新探究

袁萌，王子成，陆斌

国网山东省电力公司胶州市供电公司 山东青岛 266300

摘要：随着社会的快速发展，大数据的普遍运用使得电力企业档案、电力的改革、档案资源管理方式都进行了全面的改革创新。大数据的发展趋势是现在时代所赋予的必然性。本文着重分析了怎样运用大数据来提高电力企业档案管理的方式技术和服务能力，从而大力推进电力企业档案管理工作的顺利进行。

关键词：大数据；电力企业；档案管理；创新研究

现在时代发展的飞快，信息产生的数量也是大大增加。为了跟上时代发展的步伐，要积极运用现代科学的知识，来发展档案管理工作。与此同时，也要了解电力企业档案管理的现状，积极发现在电力企业档案管理过程中出现的问题，这样才可以及时改正错误，对电力企业的发展也具有深远意义。

1. 大数据时代下档案管理的优势

1.1可以保证档案管理数据信息的完整性

随着社会的发展，数据信息是越来越多，在没有大数据的情况下，是不可能全部保存的，因为档案数据库的内存是有限的。如果内存已满，但是想录入新的数据信息，就必须对以前的数据进行删除，而这样就会导致大量数据的丢失，造成数据不完整，这样可能会对以后的工作带来不便或影响。

1.2有助于档案管理工作的创新

大数据现在所具有的东西都是十分先进的，运用大数据去管理档案，从某种程度上来说档案管理工作会得到一定的创新。可以从大数据的身上选取好的东西用于档案管理，甚至可以运用它的优点来创新档案管理工作。

1.3使企业发展更迅速

电力企业进行档案管理不仅是为了了解企业的发展情况，更主要的是在以后遇到问题后可以根据多年的发展情况来制定相对应的解决方案，就算没有问题，也是可以用档案所记载的东西，总结经验与教训，来确定今后企业发展的道路。大数据的存在可以帮助工作人员更好的分析，大数据是做大量数据的专业化处理，工作人员可以凭借大数据做出更专业的判断，从而使企业发展的更迅速。

2. 电力企业档案管理存在的问题

2.1档案管理如何满足大数据时代用户的信息需求

目前，电力企业使用的数字档案管理系统普遍将核心功能放在档案整理上，而“档案利用”仅是其中的一个辅助功能，只能实现档案目录检索，查阅数字化的档案原件。在大数据时代，用户的利用需求由对单份文件的检索转为对多份主题关联文件的集成查阅，目录检索在一定程度上制约了信息检索的准确性、便捷性和全面性。

2.2档案意识不够强

在电力企业档案管理工作中，档案资料收集是一个非常重要的环节。通过收集让分散的资料集中化，让零碎的结构系统化，因而档案收集是否齐全决定档案利用的价值。但一些部门出于方便自己利用，将一些重复性批复文件留作自用，以备检查之需，但他们忽视了岗位变动、人员流动容易造成这些资料遗失的隐患，当需要时却找不到了。这些情况反映了电力企业中部分档案管理人员的档案意识较为薄弱。

2.3档案队伍素质有待提高

有些档案工作人员为兼职人员，未经专业培训，对档案工作的重要性认识不足，缺乏档案管理所需的业务素质和专业技能。电力企业档案管理人员不但要掌握档案管理知识，还需要熟悉企业生产经营、工程技术等多方面的知识，在信息化背景下更需要熟练应用计算机技术，人员素质成为限制档案高水平管理的一个因素。

2.4档案安全建设亟待加强

大数据时代的档案安全体系建设不仅包括对档案网络安全风险的防范，更重要的是对档案形成者的知识产权和档案信息内容安全的保护。虽然，企业档案管理系统是在局域网下工作，但仍有可能会遭到计算机病毒、网络黑客的攻击，造成系统破坏或信息泄露。同时，管理系统中的数字档案资源可以提供下载功能，在方便用户利用档案的同时，也为数字档案的信息安全带来重大隐患。

3. 大数据时代电力企业档案管理创新的对策

3.1加快企业档案信息化建设进程

目前，档案信息化建设工作已经在全国范围内开展，其中档案管理信息平台的开发对于解决电子档案存储问题具有重要的意义。一部分电力企业已经开发了数字档案馆系统。 它的优势在于：一方面可以与企业的协同办公系统互通共融，实现公文的在线归档。 另一方面，为存储档案数据提供了保障。值得一提的是大数据技术中的云存储模式在档案信息化建设中的运用，它在保障档案存储的完整性和安全性方面表现突出，是当前较为先进的一种存储模式。

3.2强化对数据的利用

大数据时代电力企业管理人员要逐步强化对数据的利用，认识到数据分析的内在价值。一方面，要在企业内部推行数据资产化，加强对相关大数据信息的采集工作。借助大数据分析功能来对企业内部管理规划、投资、统筹、客服、维护等各项工作产生数据做出快速的采集、分析、整理，以此来实现对相关资源信息数据的有效运用。通过数据走向的分析来直观地反映企业内部管理问题，为其今后发展规划的制定提供充足的依据。另一方面，要加强对方大数据技术的研究工作，培养大数据管理专业人才。技术、人才是企业发展重要资源，面对大数据环境对电力企业管理工作的挑战。电力企业要针对大数据处理、云计算技术、互动技术加强相关研究工作，结合电力企业管理工作特点，制定出极具针对性的技术运行方案。同时，要加大对大数据专业管理人才的培育工作，在内部培训、人才引进的共同作用下，实现专业化大数据管理人才队伍的组建，为企业大数据相关技术科研工作、管理工作的开展提供充足的人员保障。以此来充分确保电力企业的数据信息安全。

3.3加强档案信息的安全保护

要做好档案的安全防护需要做到以下几点：首先，加强思想教育，树立全体人员的档案安全意识。在档案日常管理工作中，档案人员要定期对库房、档案专用设备、档案实体进行检查，落实好档案管理制度的各项要求，一旦发现问题应按照档案管理应急预案立即上报相关负责人，做到及时处理，尽可能将损失控制在一定范围内。其次，建立网络安全屏障。利用各类安全软件、身份识别技术、信息加密技术、访问权限设置等防止计算机病毒入侵和非法用户的攻击。在网络使用方面，内、外网计算机分开使用，档案系统应尽量安装在内网计算机上，并严禁联入未经加密处理的移动存储设备；所有计算机的杀毒软件需要定期更新和升级，确保档案系统内数据信息的完整、真实、可用。再次，要对档案数据进行全方位、多层次的数据备份，以防因意外事故造成数据丢失。按照异地备份的要求，电力企业各单位之间、电力企业与各大档案馆之间应加强合作、联动，开展远程异地备份。此外，还可以建立数据容灾中心和应急恢复机制，最大程度确保档案数据的安全。

3.4科学合理的运用人才

大数据技术的运用需要高技术人员来操作，所以要及时调整人才结构，合理科学的优化人才结构，让年轻人作为主力军，冲在最前方，让老一代档案管理人员辅佐他们完成档案管理。有必要时还可以引进外国的人才，借鉴国外的档案管理方法。

3.5完善档案管理的分类

大数据是对数据信息做专业化的处理，为此工作人员不必担心。只需运用大数据的专业知识和多年的工作经验来完善档案管理的分类，尽量让档案的分类趋于完整，为以后的工作提供方便。

4.结语

总而言之，大数据时代的来临，不仅为电力企业的档案管理带来了更高的工作效率和更便捷的工作方法，同时它的技术应用也带来前所未有的机遇和挑战。要充分利用大数据，为电力企业的档案管理工作做出贡献。

参考文献

[1]吴毓玲.论大数据时代档案管理的模式变化［J］．现代经济信息 ，2018（21）：67．

[2]王思倩．大数据时代档案管理模式的新变革［J］.城建档案，2019（2）：64－65．

[3]王爽.浅析大数据时代企业档案信息资源收集管理工作[J].办公室业务,2017（02）:170.