设备物资采办在工程计划管理中的重要性

设备物资采办在工程计划管理中的重要性

周洋

天津市肿瘤医院空港医院，天津市 300308

摘要：审计、采办、施工过程中的各种风险，而设备及关键物资采办是工程实施至关重要的因素，制定设备物资采办策略，识别采办风险项，建立阳光、公正、可信赖的医疗物资采购制度与流程，可以规范采购行为和运行秩序，提高物资保障质量效益。合理拟定产品技术参数及配置，加强需求论证及市场调研，有效地转移采购风险。

关键词：设备物资采办；工程项目；计划管理

1设备物资采办策略在计划管理中的重要性

1.1设备物资采办策略制定需考虑的因素

（1）设备物资采办周期，包含设备采办所需的招标周期、生产周期、运输周期等总周期的考虑。（2）设备物资采办来源方式，主要是考虑设备是国产，还是进口。（3）设备物资采办方式，主要有公开招标、邀请招标、单一来源等方式，不同方式采办周期不同。（4）识别风险、实施风险分析、规划风险应对和控制风险等各个过程，以降低项目中消极事件的概率和影响，风险识别在制定策略时需重点考虑，充分识别采办过程的风险，并进行风险评估，是后续采办实施阶段重点控制因素。

1.2以上因素对工程计划编制的重要性

（1）综合考虑以上因素，以确定相关设备尤其是长线设备厂商资料的需求时间，以保证详细设计及施工设计的顺利完成，保证施工的顺利进行。（2）采办策略的制定，在计划编制阶段，就需识别设备物资采办风险对工程进度计划的影响，以便于工程项目在实施前期就能采取有效措施保证工程施工的利进行。（3）采办风险分析是工程计划编制的关键项之一。

1.3采办策略的不确定或随意变更对工程进度的影响

（1）在一些工程项目合同后或实施初期，因采办策略的不确定，或在执行过程中的随意变更，直接导致设备物资无法到货，从而影响整个工期的案例也时有发生。（2）采办策略的制定，需要有经验的采办工程师，与设计工程师、计划工程师、项目经理等进行论证后确定，以保证策略的稳定，进而保证项目实施。

1.4工程实例分析

设备物资采办在任何工程的项目中都是非常重要的一部分。设备物资采办在工程中，来源于设计，又要把大量的设备技术信息结合到设计中去，经设计审核后应用于工程项目，设备物资的采办启动到安装试运完成贯穿整个工程项目。多年的设计计划管理及工程项目计划管理中，碰到很多因物资采办滞后影响设计、因物资采办到货不及时影响施工的案例。整个采购过程有严格的规章制度进行监管，有较为完善的计划、论证、审批流程。在物资质量满足购置需求的情况下，争取在适当的时期以合理的价格从信誉良好的供应商处采购计划数量的物资，并同时能达到控制总购置成本（包括购置成本和维护成本等）的目的，这是采购活动中的5R要素，即合理的价格、适当的时间、优质的供应商、规定的数量以及质量好的物资。而医疗物资采购风险管理的目的是为了最大限度地降低购置总成本，提高采购工作效率，降低采购风险，实现组织竞争优势，进一步提高医院的经济效益。

技术参数作为采购文件的核心部分，是供应商做出响应的主要依据，而产品的配置则是仪器设备是否能达到使用科室预期功能要求的重要参考。使用科室在提报技术参数前，应结合科室建设发展需要和市场情况进行初步调查，杜绝提报限制性、倾向性、排他性技术参数。针对使用科室提交的技术参数，应组织业内相关专家进行论证，以确保技术参数符合市场规律且满足使用需要。每次评审前，采购人员对拟采购项目各参标品牌产品进行市场行情调查，重点审查同类产品的市场价格、供求状况、市场占有情况，以避免供应商虚报价格，进一步保障中心利益，有效控制采购成本。

国家出台了一系列有关采购的法律、法规，采购部门需要及时组织工作人员进行认真地学习研究。除了法律、法规的学习，还要掌握设备主要知识和技术，了解所需采购设备的档次、配置与其相对应的价格水平，掌握市场行情变化，同时对国内外医疗设备发展趋势进行调查了解。定期外出参加专业知识技能培训，增强谈判技巧和应变能力，实行考核制度，提高业务工作总结能力。建设一支思想作风好、业务素质高、沟通能力强的采购人员队伍，可以有效地提高医疗物资采购效率。以医疗设备采购为例，某单位对单价1万元(含)以上或一次批量价格5万元(含)以上仪器设备购置，拟定了一套较为完善的采购流程，总体分为四个阶段：项目准备、采购实施、合同执行、使用追踪。

①项目准备：由使用科室提出购置申请，并重点对拟购仪器设备功能用途、先进性、配置的必要性、使用例数、耗材使用、社会效益和经济效益等做充分论证，待计划逐级审批通过后，各项目进入采购实施阶段；②采购实施：由使用科室提出合理的技术要求，技术要求经初审及论证后进行挂网公示，采购部门接受供应商报名并审核相关报名材料，同时对拟采购项目各参标品牌产品进行市场行情调查，并根据项目实际情况拟制采购文件、选择合理的采购方式及评分细则，满足评审条件的项目则进入招标谈判环节；③合同执行：主要包括合同签订、到货验收、建立固定资产台账、设备安装、付款等五个方面的工作；④使用追踪：医学工程科工程师定期对设备的使用情况进行巡查追踪并记录相关数据信息，在分析收集的数据信息后，根据仪器设备使用的实际情况建立品质指标并定期进行预防性维护，以便能更好地对设备使用情况进行监管。

3设备物资采办在工程计划控制过程中需关注的事项

3.1设备物资采办过程中采办策略变化对工程进展的影响

设备物资一经启动采办，在采办过程中，需要重点关注如下事项：某项目，在实施过程中，一味的追求低价，把原本采办策略中定为“高配”的物资，改为“低配”，这一策略的变化，直接导致产品质量不稳定，从而影响项目使用，导致项目出现怠工增加项目成本，延长项目工期。因此，采办策略的稳定，直接影响项目实施。

3.2设备物资采办过程中生产质量监控的重要性

一些项目关键物资的采办，对质量要求相当严格，但在厂家生产过程中，却疏于过程监控，导致成品合格率低下，有的甚至重新生产导致工期过长，从而影响项目使用。设备物资采办质量控制，是进度监控的因素之一，因此监造非常必要，以保证设备物资按计划到场。

3.3设备物资设计资料重要性

设备物资采办时，需对相关资料进行要求，设备物资资料如不能及时提供，如设备尺寸、管口方位等，从而影响设计文件不能按时提交，影响现场施工图到位及施工进展。

3.4设备物资采办过程中运输过程监控的重要性

设备物资采办运输监控在对设备按时到场也有一定影响，如在运输过程中因搬运不符要求，可能导致物资的损坏，从而导致物资无法到位。在物资运输过程，需对运输周期内所经过地区的天气、环境、运输方式等进行了解，以保证设备物资安全到达现场。

4有效实施设备物资采办，保证工程计划的实现

工程项目为保证计划的顺利实现，其采办工作需要对以下各个环节都加以重视：（1）确立了工程项目的进度控制目标；（2）建立有效的采办组织；（3）确定并保证工程物资采办策略的稳定性；（4）充分考虑物资采办与设计工作及现场施工的有效衔接；（5）制定合理的监造计划；（6）建立有效奖罚机制；（7）要有风险意识，并识别加以控制；（8）改变观念，并具有前瞻性；（9）进行动态控制，实现工程项目的效益最大化。

5.结语

综上，在医疗项目管理过程中，需对设备物资采办加大重视，设备物资采办的各个环节，在工程计划管理过程中都非常重要。

参考文献：

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