数字化档案管理面临的制约因素及改进措施

数字化档案管理面临的制约因素及改进措施

刘静

国网沈阳供电公司档案室 辽宁省 沈阳市 110003

摘要：数字化技术的优势在于能够整体化地将档案信息做好记录，建设更加规范化和标准化的应用软件管理模式，确保档案的收集、整理、保管等各个环节都能维持科学的模式。在统筹规划要求下，数字化运作模式能够帮助档案管理部门更新现有的工作模式，强化业务监督和信息预测，确保各项流程的操作符合工作要求。本文对数字化档案管理面临的制约因素及改进措施进行分析，以供参考。

关键词：数字化；档案管理；改进措施

引言

为了进一步顺应时代发展要求改进档案工作方式，我国的档案行业已经将数字化档案应用与运作视为今后的主流工作方向，具有关键的历史价值和社会价值。数字化应用是社会发展的必然趋势，具有动态化和真实性特征，切实提升工作效率做好技术支持，实现档案工作的规范化、科学化，增强档案的生命力和活力也是今后工作的关键点。档案管理人员需要在工作实践当中不断摸索信息技术的应用方式，将发展成果进行有效应用，推动数字化工作的进步。

1基本原则

数字化加工扫描设备将成为长效机制建设过程当中的重点，目的在于集中、一次性地将库存的关键档案信息进行数字化处理，必要时选择一些专业的数字化设备并配备技术人员参与到各项工作当中，结合档案工作岗位的特定能力要求，逐步构建数字化管理平台实现信息化管理。在档案部门的直接管理之下，可以委托服务单位提供设备、人员，将需要保存的电子档案全部至定制开发的数字化系统当中，完成图文数据的全方位应用管理，有效地配合现阶段的业务管理办公系统，在功能层面上满足实际要求。

2数字化时代档案管理技术创新的重要价值

2.1档案数字化管理技术的专业化价值

数字化时代的档案管理技术，是解决目前档案信息累积扩展性以及档案管理有效性的关键路径，目前档案信息资料来源渠道不断增多，庞大的档案资料占据极大的空间范围，以往的档案管理模式已无法适应目前的实际发展，所以必须要研究出全新的管理技术来顺应时代发展需求。数字化档案管理模式能够运用转变储存形式而做到范围、空间的拓展，当前云计算、网络储存等相应技术的诞生让数字化档案管理具有崭新的平台空间。

2.2档案数字化管理技术的管理性价值

档案的数字化管理工作具有一定的复杂性，并且数字化技术与日俱增，若单纯探求档案管理的标准型与数字化技术的前沿性，必定会进入到单一发展的恶性循环中，从而被时代快速发展剔除。目前需要合理运用档案的数字化管理模式，从而让各类数字化设备以及信息化技术更加精准地运用在档案管理的具体工作当中，在提升档案管理水平的同时，加快实现档案数字化管理工作。

3档案管理数字化基本认识和理解

3.1档案管理数字化是传统档案管理的更高阶段

当今社会已经进入数字化、新信息技术革命新时代，原来传统载体档案管理已不适应数字化新时代要求，必须下大力气实现改革，全面规划，重点落实，实现档案管理数字化、网络化、信息化。档案数字化信息新形态是随着计算机高技术的发展产生的，数字化的档案信息把各种载体的档案资源转化过来，存储管理方法、内容、形式数字化，有利提高社会效益和经济效益，有利提高办公效率和时效，实现效能最大化。

3.2档案管理数字化是确保档案资料安全的需要

传统载体档案都被变成电子数字档案，也不需要再翻动档案文件资料原件进行调阅和归档，所以更加保密安全可靠。比如，在出现天灾人祸等自然灾害和突发事件情况下，可以避免出现毁灭性的破坏，使档案原件从根本上受到保护，特别是档案通过数字化处理后，做到安全防护和保密，不发生风险，防止部分档案被个别人篡改的不良行为出现。

4数字化档案管理面临的制约因素

4.1软硬件配置上存在薄弱环节

数字化档案管理对硬件设施、软件配置均要求较高。但是，目前，很多企事业单位对数字化档案管理的重要性认识不足、重视不够，在数字化档案系统的硬件配备和软件配置上投入不足，使硬件设备滞后、软件功能不全的问题还大量存在，无法满足数字化档案管理需要。

4.2具体管理推进中存在不规范、无标准问题

当前，数字化档案管理工作虽说得到了一定程度的开展，但是，也存在形式大于实质的问题，还没有完善的数字化档案管理工作流程。特别是在立档、入档、管理、使用、服务等各个环节缺乏明确的工作标准和严格的程序要求，影响了数字化档案管理工作的实际成效。

5数字化档案管理制约因素的应对措施

5.1重视软硬件投入，提高系统稳定性

数字化档案管理系统的稳定性和安全性源自硬件及软件投入水平。推进数字化档案管理，必须加大对硬件设施的配置力度和对软件系统的更新力度。因此，企事业单位应充分认识数字化档案对促进经济社会发展和本单位工作的重要促进作用，在软硬件建设上加大投入，保证数字化档案管理所需。硬件建设上，应根据数字化档案管理需要，配置足够空间的档案用房，并定期更新系统硬件。在硬件更新过程中，应提前保存档案数据，以“云”端存储、移动硬盘存储等形式，保证所存储数字化档案的完整性，避免重要的、有价值的档案资料丢失。硬件设备更新后应进行调试、测试，保证所有设备正常运行。软件建设上，应保障数字管理系统运行的流畅性、安全性，保证数字档案上传、存储、下载、授权、查阅自动备份等功能顺利实现。同时，应将系统安全作为重要工作，加装防黑客、杀“病毒”等正版软件，保障整个系统运行的安全性，防止数字档案受到非法查阅、篡改、丢失等不安全问题的影响。

5.2电子信息资料归档模式进行规范化

利用云计算技术以及移动互联网技术可以做到远程归档工作，档案管理人员无需装置任何系统软件，在可以运用无线网络或是移动数据的情况下，根据自身需求展开操控，就可以不受时间以及空间的限制实现档案归档管理。根据当前科学技术发展模式，预测未来档案归档管理可能会具有三类模式，即传统归档模式、互联网远程归档模式以及移动互联网归档模式。

5.3做好数字化档案的存放管理工作

物联网技术中的关键运用射频识别技术，简称RFID电子标签技术，自身具备无线通信识别能力，可以对相应的物体数据信息进行处理，此种先进技术有着许多优势，例如感知远程距离、无需真正触碰、易操控、适应性较强等特点。运用此项技术，就可以对具有价值的档案资源进行RFID标签添加，对于其放置的区域位置、编号、名称、以及归档时间等展开记忆。运用相关有效数据信息，在对档案展开管理过程中，无需对档案进行手动查询以及整理，可利用网络展开实物档案的管理。

结束语

数字化档案管理有利于提高档案工作效率，节约人力、物力，使档案资料发挥更大使用价值。当前，数字化档案管理工作正呈现出加快推进、高质量发展的良好势头。搞好今后的数字化档案管理工作，需要综合考虑软硬件配置、管理标准化、人力资源培育等因素，统筹推进，科学施策，使数字化档案管理工作在经济社会发展中起到更大的作用。

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