基于手机端数码照片共享平台建设的探索

基于手机端 数码照片共享平台 建设 的 探索

张萍

华能南京金陵发电有限公司 江苏南京 210015

摘要：针对建设项目数码照片收集、整理、归档、利用中存在的难点问题，本文从项目档案与工程建设同步管理的角度，探索建立基于手机端的数码照片共享平台，有效解决建设项目数码照片归档不及时、不齐全、数码照片整理、著录不规范等痛点、难点问题，实现数码照片实时产生、实时上传、及时归档，随时随地查看和利用，达到为数码照片建立“高质量交互平台”，实现“智能化管理”共建共享的目标。

关键词：数码照片 共享平台 建设 探索

数码照片是档案管理的重要内容，对企业各项管理和业务活动具有重要的查考、利用和凭证价值。数码照片管理是涉及企业经济利益、合法权益、历史面貌和企业文化宣传的重要基础工作。然而数码照片的收集整理一直是档案人员面临的一个难点，尤其是建设项目数码照片的收集归档及其文字说明的著录。由于工程建设周期长、涉及的专业多、各参建单位数码照片的管理也是各自为政，造成工程信息孤岛，数码照片管理与工程建设脱节。因此，利用现代信息技术创新数码照片收集、整理、利用方式，将促进档案信息化建设，提升档案管理水平。

一、数码照片形成、收集、整理、归档、利用存在的难点和问题

由于项目建设单位或总承包单位对参建单位数码照片形成、管理和归档工作的前期交底不到位，缺乏数码照片管理知识等因素，极易造成项目建设过程中重要活动、重要事件、原始地形地貌、工程形象进度、隐蔽工程、关键节点工序、重要部位、地质及施工缺陷处理、工程质量、安全事故、重要芯样等形成的照片不完整、不符合归档质量要求或整理著录不准确等问题的产生，影响这部分档案的价值体现和后期的利用。

1.错过最佳拍摄期，未形成相应的数码照片。工程建设过程日新月异，重大事件稍纵即逝，一旦错过时机，之前的面貌、状况一去不复返，无法留下任何印迹。

2.数码照片形成不规范。如果项目建设单位没有将数码照片管理纳入前端控制，各参建单位我行我素，极易造成这部分电子档案形成的不规范，比如：格式、电子文件大小、拍摄的部位、拍摄的时间节点等不能满足后期利用的需要。

3.数码照片的流失。数码照片的管理往往很难与工程管理同步，当工程建设完工，而照片未及时整理之时，参建单位工程技术人员接到新任务，奔赴新工程，往往把自己拍摄的照片随身带走，后期建设单位索要这部分电子文件归档，也会因没有充足的整理时间，加上无法准确追溯一些细节问题，而放弃部分照片的归档。

4.数码照片整理不规范，著录信息不准确。照片的管理与工程管理往往不能同步，造成工程结束后整理相关照片之时，靠“回忆”来著录相关信息，事必造成著录信息的粗糙，经不住推敲。

5.数码照片归档滞后。建设项目完工后，各参建单位再来着手整理照片，这时候要想很好地完成照片的整理、移交归档，是难上加难，再加上施工、监理、调试等参建单位拍摄照片的技术人员流动性大，仅留下参建单位档案员来整理这部分档案，档案员对照片形成过程未参与，整理这部分档案，不仅费时费力，而且难以保证照片的系统收集、有序整理、规范著录，造成应归档的数码照片迟迟达不到移交归档的要求。

6.数码照片收集不齐全。上述的各种因素极易造成照片的收集归档不齐全，不能很好地反映工程建设的全过程、突出工程建设的亮点、难点、重点。

7.对照片的后期利用产生不利的影响。由于工程建设期照片形成欠规范、收集归档不齐全、著录不准确，往往造成档案利用效果不佳，不能充分发挥作用，不能充分体现照片档案的价值，有的甚至给企业合法权益、经济利益造成无法挽回的损失。

如何避免数码照片管理相对工程建设进度的滞后与脱节，真正实现数码照片的管理与工程建设同步，确保数码照片形成规范、收集齐全、整理有序、著录准确、及时归档、方便利用，是亟待思考和解决的问题。

二、基于手机端数码照片共享平台建设的方法和途径

基于手机端数码照片共享平台的建设对建设项目数码照片的形成、整理、归档可以有效管控。从照片的形成者、审核归档者、利用者的角度进行换位思考，建立“实时产生、实时整理、及时归档、方便利用”的高效、高质量管理交互平台。

（一）明确目标

为了实现数码照片的实时拍摄、归档、查询利用，设立下列工作目标。

1.随时随地拍摄，随时随地上传，随时随地审核，随时随地归档入库。

2.简化界面，简捷流程，极简的整理编号（能够实现在上传、审核通过的同时就生成照片的组号和张号。

3.简便的查询利用界面，利用者无需过多的检索，便能根据模块的设置查到所需的照片。

4.理想效果是无需经过深入培训即能上手使用，就像使用微信等手机APP一样简单易操作。

（二）分类管理用户

1.建立共享平台用户群组，包括建设单位、设计单位、监理单位、施工单位、调试单位、总承包单位、第三方检测单位等平台用户。

2.各类用户首次注册登录应按上述分类勾选单位群组名，并填写基本信息，包括：所在单位的具体名称、部门、姓名、岗位、工程/管理专业、手机号等，并设置或修改密码。这些信息将成为数码照片元数据来源的一部分。

（三）明确用户身份

将共享平台的用户按角色，分为四类：1.照片上传者。2.照片审核归档者。3.利用者。利用者与上传者、审核归档者也可能是同一人。默认上传者就是照片拍摄者。

（四）配置数码照片元数据

1.根据《照片类电子档案元数据方案》（DA/T 54）及后期查询利用需要，明确数码照片的元数据。其中：全宗名称、全宗号、档案门类代码、年度、保管期限、摄影者、摄影者所在单位、拍摄日期、拍摄地点、摄影设备基本信息、照片容量大小、分辨率、文件格式、上传时间、摄影者所在单位、部门、姓名、岗位、专业、联系方式，审核日期、审核归档者的单位、部门、姓名、岗位、专业、联系方式等元数据可以通过四种方式由系统自动提取并赋予：1.预先嵌入共享平台系统、后期自动赋予。2.从人员注册信息中自动提取。3.从拍摄设备的基本信息中自动提取。4.从照片自身信息中提取。

2.可以利用系统自动赋予或提取的信息，不再让上传者重复填写。上传者仅需填写照片组题名、文字说明、照片中主要人物（若有）。照片组号、张号、档号根据上传的组题名结合时间，由系统自动排序编号。

（五）明确工作流程

1.上传：支持手机APP上传数码照片。

2.审核：共享平台档案管理员对上传材料进行审核。审核的主要内容包括：（1）照片质量：画面完整端正、图像清晰、主题鲜明、拍摄视角不重复，有代表性和典型性。（2）照片的组题名（用于同组照片编组号），每张照片的文字说明（含有人物的照片，要写明主要人物的位置）。

3.归档：审核通过的同时，根据组题名的不同，自动产生了照片的组号、张号，点击“归档”入库。

4.利用：照片的展示平台，用户可以通过上传界面的“查档入口”进入展示平台进行查询利用。利用的方式包括自主查询、自主下载；通过审批流程下载（有些照片通过元数据著录，限定下载范围，只有通过审批才能下载）。

（六）建立不同界面

不同用户、不同目的，登录后的界面不同。

1.上传界面

进入上传界面，勾选建设项目名称。建设项目名称由档案员预先在系统中设定。建设项目包含的多个单位工程名称可以在系统中预先设定（单位工程名称即是建设项目归档照片的组题名，后期便于自动生成照片归档的组号）。

预设“重大活动、重要会议、突发事件、荣誉、其他”等类别，通过勾选，进入该类别。在上传照片时，写明照片组题名（如开工典礼）。组题名为后续的组号奠定基础。按组题名的不同和上传时间的先后，照片自动分组，按序生成不同的组号，具有相同组题名的同一组照片拥有相同组号。同组照片按时间流水自动产生张号。图片大小满足要求，如设定2MB以上才能上传成功，否则无法实现上传。

系统可自动获取当前用户基本信息、图片的基本信息（图片拍摄设备的基本信息、图片拍摄时间、地点、文件格式、大小、分辨率等）、图片上传日期等；也可手动补录其它必要附加信息（如相关重要说明等），上传完成后，流转至审核人。

2.审核界面

审核人对上传的照片及相关说明进行审查，符合归档要求的予以通过并归档；不符合归档要求的,写明原因，退回补充完善；不予归档的，退回并备注无需归档。

3.归档界面

在照片归档入库前实际已赋予照片的组号和张号，基本完成了照片的整理。经审核同意归档后，检查组号和张号，点击归档。归档后进入档案管理界面。

4.利用界面

支持按年度、单位/部门、专题、项目等进行展示。点击展示模块，按时间排列组内照片。在共享平台查询利用数码照片将在平台中产生利用日志。

5.统计界面

自动生成照片归档目录（按年度、时间/项目）、照片移交目录（按不同单位、上传人员）等。

6.互动界面

设置照片归档排行版、利用排行版、公告、吐槽等栏目，便于收集意见和建议，促进共享平台的优化、迭代、升级。

（七）加强制度建设

1.建设单位或总承包单位应制定数码照片形成、归档规范，包括：数码照片拍摄的责任主体、阶段、节点、部位、内容、技术参数、文件格式、审核归档要求等。

2.建设单位或总承包单位应制定数码照片管理办法、分类方案、归档范围和保管期限表、整理编目细则等。

3.建设单位或总承包单位应制定数码照片利用的权限规定、保密规定等。

（八）配备存储、备份设备设施

手机端上传的照片最终应达到归档利用目标，因此要充分考虑实现传输、存储两阶段的技术手段和容量需求，配置相应的设备设施。

（九）确保安全保密

通过先进技术和手段，如区块链技术等，确保数据传输、存储、利用的安全。

三、建设数码照片共享平台产生的效果

1.档案管理的技术方法和手段与时俱进。通过手机端，类似微信公众号的方式上传照片，使照片的拍摄、上传、审核归档及自主查阅利用在滑动指尖中即可完成，真正体现了档案的智能化管理。

2.突出档案管理互联互通、共商共建共享。建设、施工、监理、调试等单位及档案管理部门能直观、全面、快速地掌握工程建设各个阶段的实际情况，将工程建设的点、面，以及建设的时间轴跨度全面掌握，避免信息孤岛。

3.简化照片的整理工作，提高了工作效率和质量。建立交互平台，实时上传，实时审核，同步编号，增强档案管理部门对照片的管控，为工程建设留下宝贵的影像资料，同时为后期工程建设发挥重要的参考价值。

4.提升档案管理服务能力和水平。充分利用大数据平台、区块链技术等，让档案服务从“单打独斗”向“共商共建”“互联互通”演进，服务功能从“一元”向“多元”提升，从“简单查询”向“精神文化”发展，提升服务能力和水平。

5.照片作为项目建设的真实记录，能够提供更为生动的信息，通过基于手机端数码照片共享平台建设，利用大数据技术、区块链技术对照片进行自动挖掘和标注，建立起图片的立体管理体系，包括项目建设的重要时间节点、重大事件、重要活动、重要会议、重要领导或其他具有重大意义的内容，利用者可以根据自己的需求和关注的重点，通过元数据提取，实现主题化的汇集和展示，使数码照片共享平台成为“资源库”“文化库”“智慧库”。

参考文献

［1］蔡盈芳，试论企业档案工作数字化转型，《中国档案》，2020年第8期:70-71

［2］王建华，基于手机端的红色档案文化建设的思考，《档案与建设》，2020（理论业务专版）:119-121

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